OA 新一轮革命：协同管理

熙熙攘攘的企业信息化道路上，无论是传统的ERP、CRM，还是新近的热点KM，都荟集着众多业界人士述说纷纭，新概念、新产品、新技术层出不穷。然而对于中国最早的信息化领域之一的OA，自九十年代红火了一阵以后，就一直被人们遗忘在角落。且不说OA在用户的眼中越来越失去了它的光华，信息化采购计划里不是硬件系统就是ERP、CRM，或是电子商务平台；连一些老牌的厂商也对OA市场产生了怀疑。另一方面，发展了二十多年的OA，却并没有象其他领域那样出现一些赫赫有名的领头羊，这似乎不能不引起人们的思考：OA真的已经“日薄西山”，应该被淘汰了吗？

   OA难以避免的尴尬
   OA在中国信息化的早期一直扮演着重要的角色。那时问到是否上了信息化，大多都指办公自动化系统，而企业也把OA作为除财务系统之外的软件采购首要的考虑对象。起源于政府公文和档案管理的OA，经过一段时间的发展，在企业中也得到越来越广泛的应用。除了政府的收发文管理、档案管理、公告牌这些传统功能外，又逐步加入了BBS、日程安排、人事管理等功能。OA似乎如它最初的定义那样，达成了所谓的“Office Automation”－即通过电子化日常事务流程和各种信息，实现无纸化办公。
然而在这种情况下，传统OA的所有作用不过是用计算机的操作代替了部分手工处理的信息和办公流程，除了利用计算机技术的一些先进性，并没有基于任何的先进管理理念和方法。而传统办公自动化产品所涵盖的企业管理的方面以及功能的深度和广度，也是非常让人失望的。更尴尬的是，在管理软件市场越来越细分，而用户要求日益深入的今天，发展了几十年的OA领域并没有出现令人瞩目的革命――不象ERP，从MRP/MRP II/ERP/ERP II 一路走来，并分化出更多的新领域如CPC（协同产品商务）等。当信息化轨道上已经跑上了“磁悬浮”，OA依然是辆吱呀作响的老牛车。
仔细分析一下也许就会发现传统OA为何受到用户和厂商双方面的冷落。一方面，传统OA简单的功能在企业的业务流程日益复杂，海量信息呈线性增长的今天，愈发显得力不从心，更多时候，它只是提供一种信息发布、查看和类似BBS的功能，而其所包含的一些功能也在被更为专业的软件所“瓜分”；同时，当我们把目光从传统OA所涵盖的功能上移开就会发现，企业除了日常办公之外还有人事、客户、财务、销售等管理需求，于是企业不得不建立各种信息化系统，而这些系统很少能够被协调起来，企业常常面临着要在不同应用平台、数据库之间切换的烦恼，传统OA却无法担当“集成”的角色，为企业提供整合这些信息和应用的前台。另一方面，在市场化和全球一体的经济环境下，企业间日益强调协作，跨部门、跨组织、跨企业、跨地域的工作每天都在进行，而传统OA落后的架构及功能设计显然无法满足企业高度灵活性和协作性的要求。

    OA缘何道协同
    虽然传统OA已然无法跟上时代的脚步，但细心的人们发现，OA的市场在悄悄酝酿着一场变革，OA领域里正越来越频繁的出现一个词“协同”，无论是业界评述的文章，还是供应商的产品宣告，都前所未有的一致，不约而同的倡导着“协同”的理念。一时间，上百OA厂商舞动着“协同”的旗帜纷纷抢滩“协同OA”的市场。
    协同，这其实并不是个新名词，或者说在信息化的进程中被一直有意无意的实践着。早期的EMAIL、BBS其实就已经在一定程度上实现了人与人之间信息沟通的协同，而九十年代后期随着互联网大潮产生的电子商务，也是一种B2B或B2C之间交易的协同。但现在，协同已经被提升为一种信息化的思想，一种企业管理的理念而被业界齐声呐喊――这似乎预示着信息化之路的一个新方向。
就象任何事物的产生都必然有培育它的土壤一样。协同的产生也有它的根源，从管理理念上来说，协同就是为共同的目标而协调各种相关资源，使其优化并进而发挥最大的价值。长久以来，这些资源，包括各种信息、数据、流程、人员、物资等缺乏有效的组织和管理，或是被分散在各种应用系统中。尤其是进入二十一世纪，随着经济环境的变化，企业更多的面临着信息高速膨胀、竞争异常激烈的挑战，因而也就越来越注重信息的高度共享，业务流程的平滑链接，以及在此基础上进行的跨组织、跨地域的灵活协作。而可以对各种信息、流程、资源进行高效的整合的“协同应用”因其适合企业“整合资源、协同工作”的需求，自然成了被关注的“焦点”。
    创新的协同理念在近几年加快了其发展的脚步，正在贯穿信息化的各个领域。它提供了整合各种信息孤岛和应用孤岛的解决方案，从而可以让企业把精力集中到自身的核心业务上，有效提升企业的竞争力。贴合发展需求的总会受到青睐，被业界和用户一致看好的协同软件市场由此日渐“百花齐放”，传统OA也因为注入了这样一个全新的理念重新焕发出了勃勃生机。
而软件供应商也看好了这个时机，中国的上百家厂商和包括IBM、微软、ORACLE在内的国际巨头都纷纷推出自己的协同OA产品。

   到底是什么协同
   放眼新崛起的“协同OA”市场，我们发现，从管理理念上的“协同”转化为软件应用的“协同”，这中间由于厂商各自的理解，实现方法，技术手段等的不同，而使得协同OA愈发凸现其在共同的基本理念下的个性化。
对于2002年7月正式宣布进入协同办公软件市场的Oracle来说，牢牢把握现在的协同软件的市场机遇是Oracle的重要战略之一。Oracle协同套件包括基础架构组件（Oracle 9i Datebase ，Oracle 9i Application Server）和应用程序组件（通用通信、实时协作、企业内容管理、活动访问等），而其的协作理念也贯穿上层的应用系统和底层的架构中。例如利用 Oracle 9i Database可将所有的协作内容集中并整合到一个公用数据仓库中，降低了对各种不同的电子邮件服务器、日历服务器、语音服务器和文件服务器进行获取、维护和支持的成本；Oracle的协作套件还把电子邮件、语音邮件、传真、目录、文件、日历和网络会议等链接起来，员工可以通过一个公用的WEB界面，基于标准的桌面客户端（包括outlook，无线、传真及语音选件）来进行访问，同时，Oracle还表示其协作套件的功能还能与其他Oracle应用程序进行集成，其中的“水平”协作应用程序（电子邮件、日历、文件、实时协作和搜索）能够共享数据，并被“垂直”业务系统访问。
今年二月获富达国际 1300万美元投资从而创下软件融资金额最高纪录的点击科技，也是崛金“协同市场”中引人注目的一员。其对主打产品――竞开协同之星（GK-Star）的定位是：实现敏捷组织的协同管理。而协同之星也在功能设计上着力体现其协同的理念――创建以“综合通讯”、“协同工作”与“联系人管理”（统称为“3C” 功能）为核心的协同通讯与协同管理环境。协同之星除了支持固定的办公流程，还可以就临时的任务组建灵活的虚拟团队，快速建立协作区并提供实时的信息共享、讨论区、即时通讯等多种协作工具，从而实现跨地区、跨部门的快速团队合作。如其全国巡展活动的主题所言，协同之星要实现的是“动态团队、协同管理”。
   
   协同OA前景可喜
   协同OA尚是一个新生市场，但前景十分看好。据Gartner、Aberdeen、IDC等权威机构的统计，早在2001年美国协同软件市场份额已经达到 3%～5%，与ERP、CRM等管理软件的缓慢增长相反，协同软件的年增长率高达15%。协同软件将成为继Office之后软件产业最大的一次发展机会。另据分析，2005年中国协同软件的市场份额为全球的五至八个百分点，即25-40亿美金的收入。
而对协同应用最典型的是OA系统，目前有超过一半的OA系统是建立在协同软件平台之上。协同OA不仅为用户提供了新的选择，从根本上来说，纳入先进管理理念的协同OA必将是办公自动化领域的一场深刻的革命。




现在正在做一个 协同办公系统 COA，是OA  KM TC 档案的集合



协同oa办公自动化系统


协同OA办公自动化系统吸收了EAI（单位应用集成）和EIP（单位信息门户）的主要思想，着力为用户实现一个集内部通讯、信息发布、协同工作、知识管理、辅助办公为一体的协同办公体系。
    协同OA办公自动化系统吸整合企业内部和外部的各种人、财、物、信息资源，建立群体竞争优势，提升管理水平和办公效率，创造企业发展的最优环境。
    在协同OA办公自动化系统中，每个员工都是一个办公节点，所有与自己工作相关的信息和资源都可以直接得到。各个节点连接在一起形成一张动态的协同工作网，以人为中心，以信息为血液，以工作流为桥梁，信息共通，反应敏捷，严谨高效，完全实现电子化协同工作与知识管理。
    协同OA办公自动化系统最终会为用户提供一个协同办公平台，整合工作流，真正实现跨系统、跨应用、跨地域的协同办公。

整合企业资源
    1、通过网络技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。
    2、资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造企业发展的最优环境，促进企业发展。
    3、对人力资源、客户资源实现更加有效地控制和管理，保持稳定的工作团队和客户关系。
    4、有效积累公司优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。
    5、将企业的产品、各种办公用品等硬件资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效。
    6、建立正规、科学、开放的企业的制度和文化，保持企业旺盛的生命力，保证企业健康持续发展。

加快信息流通
    1、下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。
    2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。
    3、即使是外地的员工或分支机构也可以时时保持和公司的沟通，保持紧密的联系。
    4、所有员工都可以在第一时间知道公司的最新动态和政策，更加关注公司发展。
    5、所有员工都能及时了解公司产品的库存、价格、销量等信息，及时调整工作。
    6、下属可以在第一时间将工作进度和市场信息反映给上级领导，使企业以快制胜。
    7、工们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和企业文化。

规范办公流程
    1、建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让企业充满活力，促进企业持续发展。
    2、使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。
    3、公司的办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。
    4、彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。
    5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。
    6、离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。
    7、通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。
    8、领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的订单或客户。
    9、员工们每天都记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、指导。
    10、企业可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用于核心业务。
    11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。

提高办事效率
    1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。
    2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。
    3、可以快捷的同时给大量客户发送手机短信，保持密切、融洽、稳定的客户关系。
    4、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。
    5、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。
    6、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。
    7、消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。
    8、随时随地都能够在网上快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。