时间管理101招

    无论是在家里还是在工作中，每个人都要在某种程度上支配自己的时间。你做事的先后顺序，对你能从生活中获益多少，有着深远的影响。大部分人都能安排好自己的时间，从而使工作格外有效，休闲时光更加充实。现在下面的101条招数指导你如何有效地支配时间。它包含了丰富而实用的建议，101个简明的小诀窍进一步提供了极有价值的指导。从检测你通常是如何支配时间开始，再把目光转向你有待改进的地方，然后告诉你如何使用快捷而容易的方法来进行改进。改进的内容从怎样处理文件到如何使用高时效的手段进行通讯。同时会教你如何用学到的知识来帮助别人更有效地支配时间。

●了解时间

时间是我们最宝贵的资源，通过分析我们时间的使用情况，才有可能掌握适于工作场所内外，最为有效的时间使用方法。

1.每天要回顾，急事需优先。

2.对于很棘手的任务，先从一小部分入手，立即处理。

3.考虑一天的日程安排，采用相应的工作方法。

4.不值得去做的事，派下属代劳。

5.工作日化整为零，每段30分钟。

6.重温日程安排，评价工作效率。

7.安排日程时，留点时间用于思考。

8.预测工作用时，看看是否准确。

9.要随时做日程记录，单凭记忆不大可靠。

●制订计划

如果你不知道明天的行动方向，你就不能决定今天要干甚么。改进时间支配的任何方法都有赖于对目标的清楚了解。

10.化长远规划为一周、一日的行动计划。

11.绘出工作履历表，计划下一步干甚么。

12.几项任务难分先后顺序，另辟蹊径寻找第二方案。

13.协调你与上级在工作安排的先后顺序上存在的差异。

14.要及时发现与同事在工作安排先后上的矛盾。

15.把日志中的所有工作按重要性分类。

16.如果你的工作表上全是A类任务，委托别人代办或重新分类。

17.根据情况的变化和新信息的出现，不断变更工作的优先级。

18.讨论应该简短，避免没有结论的提问。

19.每天给自己有段安静的时间。

20.不要担心电话机没有搁好。

21.记录你的体力、脑力出现高峰的时间，了解它们能持续多久。

22.留些精力给家庭生活和工作之后的消遣。

23.建议公司以弹性工作时间运作，以提高工作效率。

24.挑选一种看起来美观，用起来称心的日志。

25.你的日志里永远放枝笔，随时记录信息和日期。

26.用彩色笔标示出任务的不同重要性。

27.确定的期限要合乎实际，定期限为的是促进你完成任务而不是要制造紧张。

28.委托该委托的工作，无论那是你喜欢的还是不喜欢的工作。

29.工作按时完成后，应该自我奖励。

30.在日志上制订计划，不要超前一年。

31.要保证你每天至少办了一件令你愉快的事。

32.晚上的最后一件事，读篇你最喜欢的作者的文章。

34.使用电子记事簿列出自己的弱点，然后计划逐一加以克服。

35.写字桌上没用的东西清理走，只把现在的工作留在手边。

●立即做出改变

这里有许多实际的工作可以去做——无论是清理写字桌并使其保持整洁，还是使计算机内的文文件分类清晰，都可以在短期或长期内提高你的工作效率。

36.留心告示贴”式的便条，小心丢失。

37.每天都要清理干净，不要把脏乱留到明天。

38.文件里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度。

39.办公室里放一架钟，你和客人都能看见。

40.每隔几个月，重新检查档案系统。

41.建立一种档案系统，它将与你和你的生意一起发展兴隆。

42.定期查阅你的存盘，把不再需要的文件丢掉。

43.将较难归类的文件统一放入一档案夹中，贴上“其它”卷标。

44.只把将来要参考的重要文件存盘。

45.打给你的电话首先由秘书或同事接听。

46.拿起电话听筒暗示会议结束。

47.如果有人跟着你走进办公室，你不要坐下来。

48.如果门开着，你的座位不要放在别人的视野之中。

49.把你认为不需要的信息都扔掉。

50.利用一切机会尽可能站着──以便能随时离开。

51.只为那些需要知道的人员复印信息资料。

52.停止订阅你不再阅读的杂志。

53.取走你希望保存的报刊，存盘留作参考。

54.写字桌上只留最重要的读物。

55.评价每条信息与正在进行的工作的相关性。

56.在打断别人之前要想到他们的时间与你的时间同样宝贵。

57.其它的选择行不通时，才考虑召开会议。

58.不要对同事随意猜测。

59.在你打电话之前，做一次放松的深呼吸。

60.打电话时要避免精力分散，集中精力听对方在说些甚么。

61.你在打电话时，把另一件工作放在手边，以防你要久等。

62.告诉别人甚么时候可以给你打电话。

63.为了避免被打断工作，你可以换一条电话线路。

64.千万不要把要写的材料向后拖--这样会越积越多。

65.在你必须阅读的报告上划出关键的句子。

66.快速阅读报纸的标题。

67.把重要的参考材料与其它文件分开。

68.每月一次清理你计算机里的不需要文件。

69.仔细考虑你的计算机配置。

70.确保你的电子邮件简短，地址准确。

71.要鼓励别人表达自己的意见，即使他们的观点与你的相反。

72.要多听少说，使会议开得简短。

73.如果日常例会超过了一小时，请同事去“紧急”打断它。

74.对议程中的每个专题都要分配一定的时间。

75.鼓励人们只参加会议中与他们有关的部分。

76.在会议的备忘录上记下会议通过的事项。

77.旅行之前评估这次旅行是否必要，钱花得是否值得。

78.如果可能，把你需带的每件东西全都塞进一个小手提箱里。

79.带点工作在候机楼里做，以防飞机延迟。

80.按目的地的当地时间拨好手表。

81.在打电话之前，核查酒店对电话的收费。

82.核查你的电子装备在国外使用时是否需要适配器。

83.每年要安排二到三个短的假期，而不是一干到底。

84.定期留出一点时间来追求业余爱好，和享受休闲放松的乐趣。

85.志在每天尝试新东西

●支配别人的时间

为了把你的时间安排得尽善尽美，同样你必须要支配好职员、同事和下属的时间。学会授权或委扥他们去替仔办事、分担任务，掌握好同上下级相处的艺术。

86.要保持很高的期望值，人们会将努力付诸实践。

87.劝说别人的时候要用事实，而不是用感情。

88.关心别人想得到什么。

89.听到和聆听是不同的，要学会聆听。

90.当你把任务授权别人去办的时候，确保你把目的说得相当清楚。

91.留点时间来做你一个人可以做的事。

92.要有一张核查表，帮助你监察已委托工作的进度。

93.奖励要慷慨，训斥要适度。

94.对授权别人的任务要设定明确的，切实可行的完成时间。

95.不要让同事用不重要的事来分散你的精力。

96.在同事的办公室z里召开会议，这样在你需要的时候则可以离场。

97.专门留出时间，让你的办公室向全体人员开放。

98.只有当你有不止一个疑难问题需要讨论的时候，才去请教你的同事。

99.揣摩老板的工作模式，并试图采纳。

100.询问老板的家庭生活——这将有助于你与他建立好关系。

101.记住时间是最民主的，没人比你的多，也没人比你的少。

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