Office 2007界面与新增功能介绍

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除了在用户界面上发生的巨大改变以外，新的Microsoft Office 2007在文件格式上也有所创新，在Word 07、PowerPoint 07和Excel 07等程序中引进了的一种基于XML的全新默认文件格式，原先的Microsoft Office 97-2003版本默认的是.doc、.ppt 和 .xls 文件扩展名，而Microsoft Office 2007默认的是.docx、.pptx 和 .xlsx 等形式的文件扩展名，这样一来用户在装有Microsoft Office 2007的计算机上默认保存的文件将在安装Microsoft Office其他版本的计算机上无法打开，解决这个问题可以有三种办法。

 

 图7：另存为Word 97-2003文档

第一种办法是在编辑完文档时点击左上角的Office图标，在弹出的选项栏中选择“另存为”|“Word 97-2003”文档（如图7）。
第二种方法是修改Microsoft Office 2007的保存默认设置，这样在点击保存按钮后，文档将会自动保存为Microsoft Office 97-2003格式。具体设置的步骤是：点击保存按钮，在弹出的“另存为”窗口的左下角有“工具”选项，点击“工具”，将会弹出选项栏（如图8），点击其中的“保存选项”，在选项窗口中就可以设置保存格式，当然还有很多相关选项可以自行设置（如图9）。

 

图8：找到“另存为”窗口中的“工具”|“保存选项”

 

 图9：修改保存默认设置

第三种方法就是到微软官方网站上下载Microsoft Office兼容包，最新兼容包3.0版的网址是http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&DisplayLang=zh-cn，文件名是FileFormatConverters.exe，用户点击下载后，将此兼容包安装到装有Microsoft Office 97-2003的计算机上，就可以打开.docx、.pptx 和 .xlsx 等扩展名的Microsoft Office文档。
通过以上三种方法，就可以放心使用Microsoft Office 2007了，但在保存Microsoft Office 97-2003文档时，Microsoft Office经常会提示兼容性问题（如图10），询问是否继续保存，用户只要点击“继续”按钮就能正常保存。

 

 图10：兼容性问题提示

安装Microsoft Office 2007的系统需求是Windows XP SP2，Windows Server 2003 SP1，以及Windows Vista。不支持Windows XP SP2之前的Windows老版本，所以早期购买的计算机要想使用Microsoft Office 2007必须要适当调整硬件和系统。
用户在使用Microsoft Office 97-2003时，如果想把编辑完的文档转换为PDF格式，只有借助外部软件，主要是通过安装Adobe Acrobat软件，从而在Microsoft Office软件中置入PDF格式转换插件。在Microsoft Office 2007中只要安装一个附属插件就可以直接将文档保存为PDF格式，用户使用起来更加方便，而且还有一种新的XPS格式，保存完成后文件的图标是一个蓝色的纸飞机，用户在安装完Microsoft Office 2007后，必须先要到微软公司office2007的下载网站http://office.microsoft.com/zh-cn/downloads/CD101950462052.aspx，下载一个名为“2007 Microsoft Office 加载项：Microsoft 另存为 PDF 或 XPS ”的插件。
Microsoft Office 2007文档转换为PDF或XPS格式的方法如下，用户编辑完文档后，点击左上角的Office图标，在弹出的选项栏中选择“另存为”|“PDF或XPS”。
在弹出的“发布为PDF 或 XPS”对话框中选择“保存类型”为PDF或XPS，单击“发布”按钮，即可快速将文档转换为PDF或XPS格式文件（如图11）。

 

 图11：将文档转换为PDF或XPS格式文件

Microsoft Office 2007可以说是微软Office办公套装的又一个里程碑，通过默认保存格式.docx、.pptx 和 .xlsx保存的文件将会大幅度减小Office文档所占用的空间，在Windows XP或Windows 2003上安装后，拼音输入法将会自动更新为微软拼音输入法2007，Microsoft Office 2007不仅带给人们更加美观和人性化的界面，而且新增加的软件和功能将会使办公更加方便快捷。Microsoft Office 2007各软件的具体介绍将会在本栏目陆续进行介绍。