项目沟通管理：沟通计划和沟通方式

　　沟通管理，是项目管理中重要的一环。要想让项目团队之间协同工作，让项目按照计划顺利执行下去，需要做好沟通管理。项目成员之间工作协作，离不开彼此沟通。要想获得客户和领导对项目重视和支持，也需要依靠项目管理者积极主动沟通，让他们明白项目进展、遇到的问题以及项目需要哪些支援。项目管理者需要为项目成员、上级领导和客户保持良好有效的沟通，能够为其项目管理工作减少很多信息滞后、信息误导等沟通问题的麻烦。沟通管理好了，更容易实现到上令下达，令行则止，项目执行力也能够有所提升。而要做好项目管理，与沟通计划、沟通方式是离不开的。那么，沟通计划该如何制定呢?沟通方式有哪些可以选择呢?弄清楚这些内容，对于做好项目管理能够提供一定的帮助。

　　如何制定切实可行的沟通计划呢?

　　一个有效的沟通计划将会促进团队的发展,实现客户的同步,实现项目文件的减少。

　　有效的沟通计划应该考虑以下几点:

　　(1)确定项目相关文件保存方式。对于收集到的不同类型的信息,应制定统一规章制度,将与项目有关的重要文件进行建档、保存。有项目管理系统的话，结合项目管理系统的文件管理方式，制定一份科学合理的文档管理制度，能够减少信息检索的时间，提高彼此获取信息速递，减少信息滞后带来的问题。

　　(2)建立项目组织联系方式。项目涉及到多方人员,为提高工作效率,应该建立一个专用于项目管理的所有相关人员的联系方式名册,做到简洁、明了。举个例子吧，现在很多高校课题组都在使用拓源优课项目管理系统的通讯录来建立自己课题组内部联系方式，由于该项目管理软件是基于web端，只要联网就能够随时查看项目相关人员的联系方式，在移动端，还能够直接拨打电话，非常方便。

　　(3)确定工作汇报方式。明确表达项目组成员对项目管理者、项目管理者对上级和相关方的工作汇报方式,包括汇报时间、汇报形式。比如项目组成员每天通过项目管理系统向项目管理者汇报,项目管理者每周通过项目管理系统向直接客户和上级汇报(前提是项目成员、客户和上级都需要成为项目管理系统的用户，并且每天或者定期登陆该系统),紧急汇报可通过电话及时沟通,每两周项目组进行一次项目工作沟通会议等等。

　　(4)统一项目文件格式。对于项目统一文件模板,是规范管理的一项措施,所以必须统一各种文件模板,并提供编写指南,以保证项目沟通的效率。

　　(5)沟通计划应简单实用。沟通计划是用来执行的,要保证项目相关人员已经正确理解,避免为计划而计划,使其束之高阁。

　　2.项目沟通的方式

　　(1)正式沟通和非正式沟通

　　正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式,如组织规定的汇报制度、例会制度、报告制度及组织与其他组织的公函来往。其优点是沟通效果好缺点是沟通速度慢。非正式沟通是在正式沟通外进行的信息传递和交流,如员工之间的私下交谈、小道消息等。其优点是沟通方便、速度快缺点是容易失真。

　　(2)上行沟通、下行沟通和平行沟通

　　上行沟通是指下级的意见向上级反映,有层层传递和越级反映两种形式。下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。

　　(3)单向沟通与双向沟通

　　单向沟通是指一方只是发送信息,另一方只是接收信息,信息是单向传递的,其特点是传递速度快、准确性差。双向沟通是指发送者和接收者两者之间的位置不断交换,且发送者是以协商和讨论的姿态面对接收者,信息发出以后还需及时听取反馈意见,必要时双方可进行多次重复商谈,直到双方共同明确和满意为止,其特点是沟通信息准确性高、利于意见反馈、沟通双方有平等感。利用项目管理系统的在线即时通讯的功能，能够便于双方进行及时的双向沟通，相比较邮件沟通会沟通效率和质量更高。

　　(4)书面沟通和口头沟通

　　书面沟通是指以书面的形式进行信息传递和交流。口头沟通是指用口头表达进行信息传递和交流,其特点是灵活、速度快、较准确,双方可以自由地交换意见。

　　(5)语言沟通和体语沟通

　　语言沟通是借助于语言、文字、图画、表格等形式进行的沟通。体语沟通是借助于动作、表情姿态等非语言方式进行的沟通。

　　了解上述的内容，能够拓宽你的视野，完善你的项目管理理论知识，让你在做项目沟通管理计划时候能够做到更全面。了解更多沟通方式，在便于项目管理者平常项目管理过程，根据不同场合和目的，采用合适的沟通方式来进行沟通，便于提高彼此沟通效率和质量。

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