【带着问题学PMP】【4.1】制定项目章程

4.1 制定项目章程

1.什么是制定项目章程？

概念：制定项目章程是编写一份正式批准项目并授权项目经理在项目活动中使用组织资源的过程。

 

2.制定项目章程的主要作用是什么？

概念：明确定义项目开始和项目边界，确立项目的正式地位，以及高级管理层直述他们对项目的支持。

理解：建立内部、外部或上下级之间的关系

 

3.制定项目章程的过程需要完成哪些事情？

答：

1) 项目概述和产品概述（这是一个什么项目？项目边界在哪？要形成什么产品？）

2) 项目目的或批准项目的理由（为什么要做这个项目？）

3) 项目的总体要求（项目的总体范围和总体质量要求）

4) 总体里程碑进度计划（何时开工？何时完工？何时实现中间的各里程碑？）

5) 总体预算（对准确度要求不高的项目概算，甚至可以是一个区间，如100万到130万）

6) 项目主要风险（有哪些大风险会影响项目的总体范围、质量、进度和成本目标的实现？）

7) 可测量的项目成功标准（用什么具体标准来考核项目总体目标的实现情况？）

8) 主要假设条件和制约因素（有哪些前提条件？有哪些主要的制约因素？）

9) 主要干系人（有哪些主要干系人？）

10) 项目审批要求（在项目规划、执行、监控和收尾过程中，应该由谁来做出什么审批）

11) 项目经理及其权责（谁是项目经理？他有什么权力和责任？）

12) 项目章程签发者的性命和职权

至少要完成的4件事：

1) 正式确认项目的存在，给项目一个合法的地位

2) 通过叙述启动项目的理由，把项目与公司的日常运营工作与战略计划联系起来。

3) 规定项目的总体目标，包括范围、时间、成本和质量等

4) 确定项目经理，规定项目经理的权利

 

4.项目章程与合同的区别？

答：不要把项目章程看做合同，因为其中未承诺报酬或金钱或用于交换的对价。

 

5.制定项目章程的输入、工具与技术、输出是什么？

答：

输入：项目工作说明书，商业论证，协议，事业环境因素，组织过程资产

工具与技术：专家判断、引导技术

输出：项目章程

 

6.项目章程的批准，标志着什么？

答：标志着项目正式启动

 

4.1.1 制定项目章程：输入

1.输入有几项？

答：5项，项目工作说明书、商业论证、协议、事业环境因素、组织过程资产

 

4.1.1.1 项目工作说明书

1.什么是项目工作说明书？

答：项目工作说明书是对项目需交付的产品、服务或成果的叙述性说明。

 

2.对于内部项目，项目工作说明书由谁提供?对于外部项目，由谁提供？

答：对于内部项目：由项目启动者或发起人提供；

对于外部项目：由客户提供（客户招标文件）。

 

3.项目工作说明书的英文缩写是什么？全称英文是什么？

答：SOW（Statement of Work）

 

4.项目工作说明书涉及的内容有哪些？

答：

1）业务需要（市场需求、技术进步、法律要求、政府法规）

2）产品范围描述（产品特征及与业务需求之间的关系）

3）战略计划（所有项目都应支持组织的战略计划）

 

4.1.1.2 商业论证

1.什么是商业论证？

答：商业论证是对项目开展的原因以及在考虑到项目成本估算、风险及收益预测等因素的情况下，项目开展的正当理由的阐述；商业论证涵盖了项目所影响的业务变更的整体范围；它是项目重要的组成部分。

 

2.商业论证的目的是什么？

答：从商业角度提供必要的信息，决定项目是否值得投资；使用该文件作为决策的依据，论证项目的合理性，并确定项目边界。

 

3.商业论证由谁来编写？

答：商业分析师来编写、发起人来认可、项目发起组织来定期审核

 

4.商业论证的应基础于哪几个方面来进行？

答：市场需求、组织需要、技术进步、生态影响、客户要求、法律要求、社会需要

 

5.如何确保实现商业利益？

答：对商业论证的定期审核，确保项目与商业论证保持一致，能实现其商业利益。

 

4.1.1.3 协议

1.协议定义了什么？

答：协议定义了启动项目的初衷。

 

2.协议的表现形式有哪些？

答：合同（Contractor）、谅解备忘录（MOUs）、服务品质协议（SLA，Service Level Agreements）、协议书（Letter of Agreements）、意向书（Letter of Intent）、口头协议、电子邮件、其他书面协议

备注：用来给外部客户做项目时，就用合同。

 

3.什么是“谅解式备忘录”？

答：国际协议的一种通常叫法，意指“双方经过协商、谈判达到共识后，用文本的方式记录下来”。

 

4.1.1.4 事业环境因素

1.什么是事业环境因素?

答：事业环境因素是指项目团队不能控制的，将对项目产生影响、限制或指令作用的各种条件。事业环境因素是大多数规划过程的输入，可提高货限制项目管理的灵活性，可能对项目结果产生积极或消极的影响。

 

2.影响制定项目章程的事业环境因素有哪些？

答：

1) 政府标准、行业标准或法规

2) 组织文化和结构

3) 市场需求

 

4.1.1.5 组织过程资产

1.什么是组织过程资产？

答：组织过程资产是执行组织所特有并使用的计划、流程、政策、程序和知识库，包括来自任何（或所有）项目参与组织的，可用于执行或治理项目的任何产物、时间或知识。

 

2.影响制定项目章程的组织过程资产有哪些？

答：

1) 组织的标准过程、政策和过程定义

2) 模板（项目章程模板）

3) 历史信息与经验教训知识库

 

3.组织过程资产分为哪两类？

答：1) 流程与程序、2) 共享知识库

 

4.事业环境因素与组织过程资产的区别？

答：

• 事业环境因素比较宏观层面，是对项目的“约束”，项目通常不会对它产生反影响
• 组织过程资产比较具体，是项目“可用”的资产，项目也会对它产生更新。
• 事业环境因素作为输入，主要在启动/规划过程组，及整合管理过程中，且与组织过程资产一同
• 组织过程资产除上以外，更多单独出现在执行/监控/收尾过程组中，另外也出现在许多过程的输出里。

4.1.2 制定项目章程：工具与技术

1.工具技术有哪些？

答：专家谈判、引导技术

 

4.1.2.1 专家谈判

1.专家谈判有何用？

答：评估制定项目章程的输入

 

2.什么是专家？

答：专家是具有专业知识或受过专业培训的任何小组或个人，与学历无关。

 

3.专家谈判获取的渠道有哪些？

答：1) 组织内的其他部门、2) 顾问、3) 干系人，包括客户或发起人、4) 专业与技术协会、5) 行业团体、6) 主题专家 7) 项目管理办公室

 

4.1.2.1 引导技术

1.引导技术有哪些?

答：头脑风暴、冲突处理、问题解决和会议管理

 

2.为什么采用引导技术？

答：用户参与项目章程的制定。

 

3.什么是头脑风暴？

答：一种通用的数据收集和创意激发技术。通过召集一组团队成员或主题专家，来识别风险、提出创意或问题解决方案。P589

 

4.1.3 制定项目章程：输出

1.几项输出？

答：1项，项目章程

 

4.1.3.1 项目章程

1.什么是项目章程？

答：由项目发起者或发起人发布的，正式批准项目成立，并授权项目经理使用组织资源开展项目活动的文件。P594，P71

 

2.项目章程中应记录哪些内容？

答：

1) 项目目的或批准项目的原因

2) 可测量的项目目标和相关的成功标准

3) 高层级需求

4) 假设条件和制约因素

5) 高层级项目描述和边界定义

6) 高层级风险

7) 总体里程碑进度计划

8) 总体预算

9) 干系人清单

10) 项目审批要求

11) 委派的项目经理及其权责

12) 发起人或其他批准项目章程的人员的姓名和职权