财务 AR - AutoInvoice

1. AutoInvoice

通过一组Interface table，用SQL load的方式，从第三方的系统，或者是EBS其他模块，导入数据，用来生成Invoice.  数据放入Interface Table以后，会进行validation, 相关的Report，以及错误列表会自动生成，用户可以非常方面地在UI上修改数据内容

Legal Entity会默认给出， 但用户也可以修改Legal Entity


balance forward billing payment term和普通的payment term的区别： 在profile class里面有选项，用来确定这个Customer的payment term是否是bfb. 算总体customer balance，不单张生成Invoice(也许没有Header)


1. 3个Interface表生成数据， Line, Accounting, Credit
2. 根据grouping rule和ordering rule整理transaction line
3. transaction被自动附上Legal Entity,或者提示手工输入Legal Entity
4. 对于BFB的payment验证相关Profile，以及External Billing Cycle的Billing Date
5. 对于每个line都生成相应的Tax
6. 对于每个Line都由AutoAccounting生成Account
7. Tax, Freight, Credit Memo都指向相关的Transaction Line
8. 对于所有的validate的line，根据一定的规则指定batch source，一个Batch Source，grouping一组line来生成Invoice，在同一个batch name里面，并且用同一个request id生成batch



2. Auto Invoice interface table


ra_interface_lines_all: 
这个表是最主要的，所有的line都会用到，其他2个是optional的。每行记录都是一个Transaction的Line,  也可以有子line, 比如Tax，它通过LINK_TO字段链接到Line上面



ra_interface_distribution_all
该表是可以用来存储line表里面相关的Accounting信息，line的Accounting信息在Receivable里面是可以被生成的， 但是如果在这个表里面设定了相关line的Accounting信息，那么AutoAccounting就不会被再次调用。



ra_interface_salescredits_all
对于每个line，有相应的sales credit信息相关，用于统计销售人员的业绩



3. Auto Invoice的System Option

1. purge 是否自动删除interface中已经成功导入的invoice的相关line

2. 定义每次validation的量， 1024*总数

3. 定义Log的Level, 1~3, 3最详细

4. 预先设定Accounting，System Item,  Territory FlexField的信息， 以免系统每次都再去查询



4. AutoInvoice中Batch Source的定义

AutoInvoice的配置中，Assign一个Transaction Batch Source，AutoInvoice从Batch Source获取相应的信息来生成Invoice

1. 是否重新生成Tax Rate，是否用Receivale中生成的Tax Rate覆盖，或者是Reject相应的Line
2. 对于相应的Line grouping， 如果其中有一个是invalid的，那么可以选择Reject整个Invoice，或者是只exclude这个invoice中相应的Line
3. Reject错误的GL Date，或者是覆盖相应的GL Date
4. 定义grouping rule, ordering rule.  不然就用默认的输入层级结构来代替grouping rule.

如果有late charge的话， 那么AutoInvoice自动生成interest invoice, 和debit memo



5.Defining Transaction Batch Sources for AutoInvoice

Batch Source中的Create Clearing Account Option:  用来定义是否标识  Revenue和Price*Quanity的值是否相等

Create Clearing option：  如果有不一致的， 那么就是把不一致的部分，记入到Clearing Account里面去。   

Clearing Account： 的具体业务意义是什么？


此外， 还可以配置Data Validation

Customer Information,  Invoice And Accounting Rules， payment term, flexfields,  Revenue Amount, sales相关信息



6. Auto Refunds

创建了AutoInvoice中创建的Credit Memo，会自动向payment模块提交付款， 或者是payable模块进行应付处理。


对于Credit Card， 自动转向payment, 向同一卡号付款

对于non credit card, 则由payable统一管理支付process.




7. Grouping Rules & Line Ordering Rule

从interface table中选取lines的规则，同类型的line, 被group到一起，然后生成1个invoice

ordering rule是在这个invoice里面，显示invoice先后顺序的方式



grouping rule是根据transaction attribute来定义的， 比如 customer, currency， sales person组成一个grouping rule.


Grouping rule可以被assign到很多地方，但是匹配的时候有个先后顺序： batch source, customer profile, system option


Line Ordering Rule是附属Grouping Rule存在的， 可以定义个Line Ordering Rule并把它assign到Grouping Rule上， 如果没有line ordering rule，那么Transaction中的line是随机的方式排列




8. Transaction FlexFields


Transaction FlexFields可以被用来唯一地标识line,  同时可以用来指向其他的Line，  比如Tax, Feight，等用FlexField来指向Line,   Credit Memo用FlexField来指向相关的Line.

1. Header Information的扩张， 定义一些系统里面没有的，而业务需要的特殊字段
2. 唯一标识Line
3. Tax, Feight采用Link_TO来指向Line
4. Credit Memo采用Reference




9. Defining Transaction Flexfields

定义Transaction Flexfields的结构， 让相关的Line可以链接到各种Source, 比如line --> tax,  line--> Credit Memo,  line --> Order等

比如当你要在AR里面显示Order的信息的时候，那就要设定相关的flexfield segment保存相应的order number.




10. AutoInvoice Validation

Accounting相关的checking,  由于line和相关的Accounting是一起submit的，那么需要validate accounting rule是否正确，accounting period是否正确。

另外对于Data的验证主要包括：

required field, batch source是否正确，invoice number是否唯一，amount是否相等，记录之间的关系是否正确



11. Implement considerations:

line 来自于其他系统， 并且通过validation后，可以被import.

Flexfield需要配置，用来指定Link, 或者Link To, Reference

Error有report来capture， 修改validate 失败的line

grouping rule需要定义， ordering rule需要被assign到grouping rule里面。