项目启动的产物

项目启动的产物：

   项目目标

    项目范围

    风险承担者

    需求限制条件

项目启动会

     一个案子签下来了，接下来的工作就是组建项目小组，召开公司内部的项目启动大会。那么如何开好这个会呢？
首先要明确开会的目的。第一个目的是清晰界定本项目所要解决的问题；第二个目的是明确各个阶段的工作计划和工作目标；第三个目的是明确各个阶段的工作方法；第四个目的是项目成员的职责分工。
一、清晰界定本项目所要解决的问题
经过初次的诊断，项目组成员对企业的情况都有一个比较清晰的了解，但是对于我们所要解决的问题还没有一个十分清晰的界定，在项目推进的过程中就会出现不必须要的偏差，同时影响项目推进速度。在启动会上，项目组长要传达项目所要解决的问题是什么，必须能够一、二、三地表述出来，同时确保每个项目成员都理解。只有这样，项目小组工作的方向感才会强。好比划船比赛，只有每个船员都知道终点在哪里，他们才会劲往一处使。
二、明确各个阶段的工作目标和工作计划
当我们知道了要做什么的时候，接下来的工作就是制定各个阶段的工作目标和工作计划，以便于更好地完成这个项目。对于一个两年的项目来讲，总的目标只有一个，分目标必须包含年度目标，月目标，周目标。相应的计划就有年度计划，月计划和周计划。长期的目标和计划不用太具体，但是短期的目标和计划一定要具体，即要符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、现实的、时间限制）。
三、明确各个阶段的工作方法
目标和计划都制定完了，如何保证目标的实现和按照计划进行，就需要明确各个阶段的工作方法。尤其是短期的计划里面，一定要有非常具体的工作方法。有人提出，这些工作方法可以在企业里讨论。由于我们的工作方法不是连续驻在企业，而是每周只有两三天的时间在企业，因此这些准备工作必须在下次去企业之前解决。否则，我们在企业里就不能非常顺手地直接开展工作，影响工作效率。
四、项目成员的职责分工
最后是项目成员的职责分工。做为项目组长，必须明确每个人的职责，让项目组的成员知道自己的工作是什么，以及自己的工作如何为整个项目做贡献。
以上四个问题准备好了之后，就可以收拾东西出发了！
项目启动会议的召开标志着ERP项目从选型及商务阶段进入实施阶段，双方合作从此拉开序幕。项目启动会是整个项目过程中重要的里程碑，开好项目启动会意义重大，直接关系到日后项目的顺利开展。
首先，项目启动会是通报会，就是把前一阶段的项目情况向公司管理人员、项目组成员及相关人员进行通报，使他们了解项目的背景、经过和规划，为日后更好的配合做准备。
其次，项目启动会是誓师会，通过宣讲实施ERP项目的动因及意义，增强员工的紧迫感和使命感，提高公司上下信息化的意识。通过高层领导的演讲，向公司内部及实施顾问表达一种决心和信心，从而统一思想、扫清顾虑和障碍。
再次，项目启动会是培训会，ERP厂商实施顾问的演讲，可以使公司员工大体上了解ERP的相关知识，如果再设置问答环节，则更可以有针对性地解疑释惑。
“功夫在诗外”
开一个会不难，难的是会前大量和细致的准备工作。前期工作主要是项目资源的配备和沟通，包括组建项目组、制定任务计划及相关制度，另外就是开展培训和沟通，即让公司领导和相关业务骨干等与项目有关的人员对ERP有一定了解，因为只有了解了才谈得上参与、支持和配合。启动会前的准备工作除了确定会议时间、场地、横幅、参会人员之外，还包括调好投影、扩音设备等，重点是会议资料的准备。这些资料一般有项目任务书、实施计划表、项目公约、演讲PPT、讲话稿等等。
项目启动会前，必要时可以先行召开一个准备会议，集思广益、拾遗补缺，并重点对各个环节、各项任务进行安排和协调，落实到人头，确保会议届时能务实、高效地进行。组织者可以提前邀请企业内刊记者亲临现场予以采访、拍照及报道，以扩大项目声势及影响。所有准备工作就绪后，项目经理应将启动会的安排情况向公司领导汇报，征求意见，并及时完善，同时应将准备好的资料让公司领导过目。
启动会议程5W
等前期准备工作都已确定之后，需要下发项目启动会通知。通知的主要内容是会议议程，议程要清晰表述5W，即会议时间、地点、参会人员、会议主题，以及简要说明会议的目的和要求。公司领导批复时可以强调此会的重要性。
启动会主持人一般由企业ERP项目经理主持，他是建设方和业主方的沟通桥梁，也是项目实施的核心。会议时间不宜安排在周末或下午，也不宜安排在企业生产忙季或旺季。会议地点以公司内部室内会场、礼堂为宜，要能够放置投影仪及悬挂横幅。参会人员除了公司领导、管理人员、项目组成员外，还应有实施方代表，如ERP厂家高层、实施顾问、客户经理等。会议议程一般是企业领导及厂家高层讲话。企业领导讲话时除了宣布项目指导委员会及项目组成员，并向项目经理和项目小组成员进行授权外，还要宣布相关奖惩制度，给各部门压力及要求，更重要的是显示领导对项目的重视和决心。
ERP厂家领导的讲话要表明厂家对该项目的重视，会提供一流的资源和服务，与企业共同努力确保项目成功。然后由企业项目经理发言，着重讲述项目选型过程、介绍项目组成员及分工、宣布实施计划表; 可以安排双方项目组成员全体亮相、进行宣誓等环节。ERP厂家项目经理则应向企业介绍实施方项目组成员及职责，并做ERP项目实施方法的主题演讲。如果需要，还可以进行ERP理念和项目管理的简单培训，用案例重点说明ERP项目实施成功的条件和导致项目失败的原因，让企业吸取教训、引以为戒。最后是签署项目公约，以此获得领导及各部门一把手对项目资源的承诺和保障。
三个细节
1. 启动会需要做好会议记录，并打印出来让双方代表签字，会后由项目办公室存档。目的就是让双方觉得这是个严肃认真的事，要给予充分重视，同时让双方感觉项目真正开始实施了，大家的利益是共同的、目标是一致的。
2. 由于项目启动会议主要是信息展示而不是讨论，一般时间应控制在半天以内，因此一些需要与会各方确认或承诺的事宜，需要在启动会议前沟通清楚，否则会严重影响启动会议的效果。
3. 项目经理在讲解实施计划时，最好强调这只是个初稿，项目实施过程中，人员、时间、任务会根据具体需要进行调整。另外，需要强调项目成败关系到公司每个员工的切身利益，每个员工特别是项目组成员，要明确自己的职责和任务，并有责任和义务对发现的问题进行及时沟通