gnucash入门指南

Gnucash入門使用教學（一）
五大類介紹
Gnucash是一套複式簿記系統的記帳軟體，基本上的概念和會計相同，將所有帳目分為五大類，再由五大類細分出各細項。這五大類分別是“資產 (Assets)”丶“負債 (Liabilities)”丶“收入(Income)”丶“支出(Expenses)”和“淨值(Equity)”，舉例可以比較容易這五大類的含義， 例如：現金丶房子丶車子和股票是屬於“資產”，而信用卡和貸款則是屬於“負債”，每個月薪水或是統一發&票中獎則是屬於“收入”，至於什麼是“淨值”，因為 我也不懂會計，所以不是很清楚，不過在這系統的使用中，可以當作是用來平衡初始值的作用。例如現在要在系統中設定一個銀行帳戶，而這帳戶一開始就有 5000元在帳上，那麼在設定時就是由“淨值”來支出這5000元。在這裡看不懂沒關係，後面會有比較詳細的設定說明。
在複式簿記系統裡，每筆消費都會有兩筆記錄，一定是由一個項目記錄了支出，而另一個項目記錄了收入。所以整個系統平衡起來仍然是“0”，其實這個不懂也沒關係，跟使用上沒什麼太大的關係。
帳號體系設定
第一次啟動Gnucash或是新增檔案時，會出現一個視窗是要求設定帳號體系的，帳號體系是指現在這個帳本是什麼類型和性質的。
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接下來要詢問要使用的貨幣，在這裡選擇“TWD(Taiwan Dollar)”，台幣。Gnucash02


接著就是選擇要用那一類型的帳號，下圖的方框1中列出了系統內建的帳號類型。方框3則列出了目前選擇的帳號類型的說明，如果不嫌看英文累的話，最 好可以看一看，比較容易明白自己選擇了什麼東西。在方框2中則是系統根據我們所選的帳號類型而做的五大類細部帳號自動設定，每種帳號類型都有不同的細部帳 號，帳號類型是可以複選的，在這裡我們將以“CommonAccounts”（通用帳號類型）來做說明。系統內建的帳號類型有16種之多，可以每個都點看 看系統為每個帳號類型都設定了些什麼細部帳號。
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接下來就會看到系統根據我們所選的帳號類型而設定的細部項目，這些在後面還是可以再做變更或新增的，只是軟體作者為了節省使用者做太多不必要的新增設定而浪費時間。
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接下來就是最後一步了，按下套用後就能看到可以開始使用的Gnucash視窗了。
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每個帳號名稱左邊都有一個小小的箭頭，游標對著小箭頭點一下就可以展開帳號的細部內容。
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新增帳號和細部帳號
在這個例子中，我們將要在Assets（資產）下的CurrentAssets（目前資產）分類中新增一個“銀行”的帳號分類，然後在“銀行”的 分類下新增 “中X銀行”和“台X銀行”（避免廣告嫌疑就不打全名了吧！）。因為要建立的“銀行”分類是要放在Current Assets分類下的，所以先在方框1點一下，讓焦點設在CurrentAssets上，然後點一下方框2的“新增”。
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在方框1中填入“銀行”，把方框2的“Placeholder”勾選起來，勾選Placeholder的目的是因為我們要把“銀行”這個帳號設定 成一個母帳號，或者說是目錄，並不是用來記帳的，所以勾選Placeholder後，“銀行”這個帳號就變成唯讀的了，單純用來做分類用，以免日後不小心 把帳記到這裡來。接著注意方框3的內容，確定是類型是選在“資產”，而母帳號是選在“CurrentAssets”，這樣才能確保“銀行”這個母帳號會新 增在 “Current Assets”母帳號下。最後按下確定。
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可以看到成功的將“銀行”這個帳號新增到“Current Assets”下了，接著用同樣的方法在“銀行”下再新增“中X銀行”和“台X銀行”。
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帳號名稱就填入“中X銀行”，帳號代碼可填入帳號，描述和筆記都是填入你想記錄的東西。這時“Placeholder”就不要勾選了哦！確認一下，母帳號是否是選在“銀行”下，接著可不是按確定哦！是選視窗上方的“起始結餘”。
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這個視窗是用來設定初始值的，除非剛好你要新增的帳戶是新帳戶，所以裡面沒有餘額，不然一般都會有錢在裡面的。而這個視窗就是用來設定初始餘額 的，例如我的中X銀行裡現在餘額是500元，所以請在結餘欄位裡填入500元。至於其他欄位可以不用理會，採用系統預設值就好了。接著才是按下“確定鍵” 哦！
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接著請用同樣的方法，再新增一個“台X銀行”在“銀行”母帳號下，餘額請設定在3000元。然後就會得到以下這個畫面。
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初始值的設定
剛剛我們提到了在新增帳號時的初始值設定，應該會有朋友想到那“Cash inWallet”（現金）的初始值該怎麼設定了，總不能把他刪除再手動新增一次吧！...這也是個方法，但不是個好方法，我們可以透過直接輸入的方法來 手動設定初始值。動作快的朋友或許已經在看“中X銀行”和“台X銀行”的紀錄內容了，可以看到透過系統所製做的起始結餘是如何記錄的。同樣的記錄方法我們 可以用到“Cash in Wallet”（現金）帳號上。現在請雙擊“Cash in Wallet”，可以看到以下視窗。
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日期設定在今天或是之前的日期都可以，因為是到今天為止的初始金額，所以日期別設定在未來的日期哦！在描述欄位填入“起始結餘”，轉帳欄位可以用 輸入的或是用點選的，設成“Equity:OpeningBalances”，在收到欄位填入“500”，然後按下“Enter”鍵。如此便成功的設定手 上的現金有 500元的初始化設定了。
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其他帳號的初始值設定也同樣可以用此方法來完成記錄。
經由系統設置的帳號大多是英文，如果看不習慣的朋友，可以使用“編輯帳號”的功能，把帳號名稱都改成中文的。

 

 

Gnucash入門使用教學（二）
一般支出消費
接下來介紹支出消費該如何記錄，直接舉例說明最容易懂。
假設今天的花費如下：
機車加油：125元
早餐：50
午餐：80
晚餐：80
買書：120

首先先到“帳號”分頁內，雙擊“Cash in Wallet”，接著會看到以下畫面。然後點一下工具列上的“空白”按鈕，或是直接點最下面那行空白列進行輸入。
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日期就設定在發生消費行為的那天，在描述欄填入“機車加油”，轉帳欄位輸入“Expenses:Auto:Gas”，預算欄位填入“125”，然後按“Enter”鍵。轉帳欄位有自動選字和點選的功能，以方便不善於打字的朋友。
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可以看到視窗內的資訊有所改變，結算欄位的最後一列顯示出目前剩下375元。接著請用同樣的方法將其他消費一一的完成輸入。早午晚餐的轉帳項目設 在 “Expenses:Dining”，而買書的項目則是設在“Expenses:Books”。設定這些項目的目的只是日後可以用來統計每個項目花了多少 錢在上面。


完成以上的記錄後，視窗內容將變成以下這樣。可以由結算的最後一列知道今天只剩5元了（手頭真是拮据呀）！
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這就是日常消費的記錄方式，應該不難理解吧！
從銀行提款的記錄
接著上面的例子，很明顯的錢已經都用完囉！只剩5元而已了！這個時候你會做什麼呢？......沒錯！就是去提款機提款！那提款在Gnucash 裡該怎麼記錄呢？其實提款只是從資產中的銀行帳戶把錢轉到資產中的現金帳戶裡而已，算不上是支出。這一類的資產轉換，使用工具列裡面的“轉帳”按鈕就可以 了。現在就以從“台X銀行”中提款1000元到“Cash in Wallet”來做例子。現在按下“轉帳”鈕吧！

方框1中填入提款金額1000元，確認方框2是選在“台X銀行”而方框3是選在“Cash in Wallet”。按下“確定”鈕，提款動作的記錄就完成了。
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完成以上動作後，可以在“Cash in Wallet”帳本內容裡發現多了一筆從“Assets:Current Assets:銀行:台X銀行”進來的1000元記錄，同時也在“台X銀行”帳本內容裡發現多了一筆轉出1000元到“Assets:Current Assets:Cash in Wallet”的記錄。
如果不幸的是用跨行提款的話，那麼會有一筆跨行提款的手續費，那這個要怎麼記錄呢？很簡單，只要在“台X銀行”的帳本內容裡新增一個消費，描述 欄填入“跨行提款手續費”，轉帳欄位填入“Expenses:Bank Service Charge”，在減少欄位裡輸入手續費用即可。這個動作完成的同時，在“Expenses:Bank Service Charge”這個項目下也會出現一筆從“台X銀行”收到手續費用的記錄。一段時間後，只要打開“Expenses:Bank Service Charge”，就能知道總共花在銀行手續費的總共費用有多少了。這種每筆記錄都會記錄在兩本帳本內的記錄方法，就是“複式簿記系統”。應該能慢慢體會到 他為什麼叫這個名字了，至於這麼做的好處，以後慢慢就能體會了。

如果你要問為什麼手續費不是由“Cash in Wallet”帳本中扣除，反而是從“台X銀行”這本帳本內扣除？其實原因很簡單，看看存摺登摺後明細就知道了，存摺上會記錄著你領了1000元，另外會 補一行手續費6元，所以是由銀行這個帳本內支出這個手續費，手續費根本就沒從ATM中領到。當然你要把手續費記成從現金支出的也可以，只要以後自己看得懂 就可以了，記帳不就是為了給自己看的嘛！

 

 

Gnucash入門使用教學（三）
信用卡消費的記錄
信用卡－一個令人又愛又恨的小東西，薄得幾乎讓你感覺不到他的存重，他的份量和利息卻又重得讓你不得不重視他。信用卡幾乎是現代人必備的理財工 具，估且不論他的是與非，在這裡只是教大家怎麼使用 Gnucash來記信用卡的帳，至於怎麼用和怎麼理財，就看每個人記帳的功力囉！前面提過信用卡是屬於五大類中的“負債”也就是 “Liabilities”，所以在系統預設的分類裡，他的位置是在“Liabilities”項目下的“Credit Card”。但是身為現代人，通常不會只擁有一張卡，有些人甚至有五丶六張卡。在這個教學範例裡，我們只以兩張卡來做簡單範例。請用前面所學到的新增帳號 方法，在“Liabilities”下的“Credit Card”分類下再新增一個“花X信用卡”和“中X信用卡”，如果有初始值的話在新增時設定為2500元和3000元吧！如果設定步驟正確的話，應該會跟 下圖一致。
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接下來我們用個小小的範例做簡單的教學，消費項目如下：
花X信用卡扣繳電話費1100元
中X信用卡刷卡買衣服950元

首先在“帳號”分頁裡雙擊“花X信用卡”，打開“花X信用卡”的帳本。然後在最後一列空白列填入資料，描述欄位填入“電話費”，轉帳欄位填入 “Expenses:Phone”，在索價欄位裡輸入1100。1100千萬別填到付款欄位裡哦！不然他的意義會變成從“Expenses:Phone” 拿了1100元存入了信用卡了。初學者最容易搞混的就是那兩欄填入數字的地方，究竟是要填在那一個，反正多試幾次，看結算餘額就會知道你填的位置是對還是 錯囉！我到現在有時候還是不小心會填錯，位置一錯，金流的方向就會反過來哦！要注意哦！另外，如果你不只一隻電話的話，可以在“Expenses: Phone”下面為你的每個電話新增一個帳號，就可以統計每個號碼的花費了。這個步驟做完後會得到以下的畫面。
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同樣的步驟，請試著在“中X信用卡”中新增一筆消費，轉帳欄位可以找到系統預設有一個“Expenses:Clothes”。完成後可以看到以下的畫面。
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這就是信用卡的消費記錄方法，那繳卡款的話呢？
答案就是請使用工具列中的“轉帳”按鈕，將費用從“Assets:Current Assets:Cash in Wallet”轉到“Liabilities:Credit Card:中X信用卡”就可以囉！
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Gnucash入門使用教學（四）
收入的記錄
提到那麼多的支出記錄，當然也要有收入的記錄。不然收支怎麼會平衡呢？在使用複式簿記系統其實最重要的概念就是金流的流向，因為他可以清楚的記錄 出金流是如何在流動的，所以在記下每筆帳之前，你要清楚現在要記的這筆帳，他的現金流是從哪個帳戶流到那個帳戶，如果要記錄的金流都不屬於你現有的分類， 那麼就為這筆記錄新增一個分類。在我們這個範例裡，以每個月領到的薪水為範例。如果薪水是公司直接匯到銀行戶頭的，那麼金流就是從 “Income:Salary”流到“Assets：Current Assets：銀行：中X銀行”。可以在“中X銀行”的帳本或是“Income:Salary”的帳本來記錄都可以。如果是在“中X銀行”的帳本裡記錄方 式如下圖：
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如果是在“Income:Salary”中記錄的話，就如下圖：
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但是切記，只要記一筆就好了，系統自己會在另一本帳簿中登上另一筆記錄，其實根本就是同一筆，只是數字填入的位置不同，造成的金流方向不同罷了。

報告
入門教學的最後，來談談報告。翻譯雖然是翻成報告，或許翻成報表比較貼切吧！一切的記錄，就是為了要產生一份報表，一份讓自己知道錢都花到那裡去的報表。系統設置的報表有非常之多，在此只談幾個。

“交易報告”：在“報告（R）”指令下的第一個。這個指令會產生一份每個帳號的流水帳，除了預設值外，還能透過工具列中的“選項”按鈕來設定其他的參數。包括日期和想得到詳細資料的帳號項目。
“支出圖餅圖：在“報告（R）”＝＞“收入＆支出”內，可以看出每項支出項目所佔的百分比，可以明顯看出花在那個項目最多。
“帳號摘要”：就在“報告（R）“指令下，可以看到每個帳號的結算餘額。

其他還有很多很多的報表，有興趣的朋友，可以每個都按出來看一看。入門的教學就到此結束，Gnucash的功能遠不只如此而已，甚至可以拿來做公 司的帳也是遊刃有餘，其他還有用來記股票的帳，預算規劃丶週期性消費的設定丶員工薪資管理丶客戶貨款管理等等...在Gnucash中都可以完成的。但這 些算是比較高階的用法了，如果日後有時間，再一一來介紹。