让工作变得高效而简单的10种方法

导读：你是不是从早忙到晚，感觉自己一直被工作追着跑？但你的忙乱也许不是因为工作太多，而是因为没有重点，目标不清楚，所以才让工作变得越来越复杂，时间越来越不够用。一天只有1440分钟，在信息庞杂、速度加快的职场环境里，我们必须在越来越少的时间内，完成越来越多的事情。


在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中，“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自清楚的目标与方向，你知道自己该做哪些事，不该做哪些事。这正是职业生涯顾问专家比尔·约翰逊给所有从业者的建议。


约翰逊根据多年的调查研究，发现现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情；遗漏了关键的信息，却在不重要的信息上浪费了太多的时间；抓不到重点，必须反复沟通同样的一件事情。


以下就是约翰逊新书中整理出的10种最实用的、简单的工作方法：


一、搞清楚工作的目标与要求，可避免重复作业，减少错误的机会


你必须理清的问题包括：我现在的工作必须做出哪些改变？可否建议我，要从哪个地方开始？我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？有哪些可用的工具与资源？


二、懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度


对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。


在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么对我才是最好的？”你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且会因为你的拖延而影响到其他人？而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？


三、主动提醒老板排定优先级，可大幅减轻工作负担


“手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆工作，实在是没道理。”但是有没有可能问题是出在你自己身上？你有没有适当地反映真实情况？ 如果你不说出来，老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且，他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。


你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动地帮助老板排定工作的优先级？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一点，讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考，体谅他所面临的压力。你该做的是协助主管解决问题，而不是把问题推给主管。当然，更不应该自己承受问题。


四、报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让老板感到满意


多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，“万一老板问起来，答不出来，该怎么办？”根据商业心理顾问公司的心理学家约翰· 维佛所进行的研究，有10％到15％的人在面对老板时会有恐惧的心理，而且如果向老板报告时手中的数据不够多，感到恐惧的人数比例又会更多。


其实，这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有。“内容精简，切中要点，最重要的是能够帮助我快速地做决策。”这是约翰逊询问多位资深主管对于简报内容的要求时，所得出的普遍性结论。


你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。向老板报告时，要能精准地掌控时间。


五、简报时增加互动的机会，可缩短简报的内容与报告的时间


真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此，重点不在于简报，而是沟通的质量。你不只是“报告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。


在做任何的简报之前，你必须思考以下三点原则：希望听众听完简报之后记得哪些重点？听众会有什么样的感受？你希望他们听完简报之后有什么样的决定？


接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅度地减轻你的工作负担。简报的过程不应只有你一个人在说话，提出问题，可以让你和观众有互动的机会。这样一来，50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容，其余的时间应该是与听众互动。


六、有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上


正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50％的邮件。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内容，除非信件内容是有关近期内（例如两星期内）你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除 25％的信件。


七、邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会


“最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引我的注意。”这是约翰逊在实施“追求简单”的研究计划时，一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。


你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。该怎么做呢？你必须：

1. 把每一封电子邮件的内容限制在大约在8到12句的范围内。

2. 超过20个字就应换行。

3. 如果超过3行必须空行。


八、当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变


不论你提出什么样的想法或意见，每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管，完全没有沟通的可能时，这时候你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择：你是否能够接受这样的工作环境，凡事只依照主管的意见做事，还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题，无关乎好与坏。


九、只要取得信任，不需要反复的沟通，同样可争取到你要的资源


老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考：什么是让你的老板感到最头痛的问题？是无法依照原定计划完成，还是无法掌控情况，对于未来感到不确定？是希望员工能够做得更多，以降低成本？当你在争取预算时，必须先想清楚老板可能担心的问题，作为你说服老板的理由，这是最有效的。


而且，不要只强调你的单位或是部门的需求，你争取预算的目的是为了帮助老板解决问题，达成目标。所以，你的重点在于老板所担心的问题，而不是预算数字。


当你第一次提出要求时，最重要的是让老板了解你的提案，会议时间越短越好，最好不要超过15分钟的时间。千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少预算，这样通常不会有太高的成功率。你的目标应该是有第二次讨论的机会。如果老板愿意再次讨论预算的问题，通常成功机会可高达八成以上。


十、专注工作本身，而不是业绩评量的名目，才能真正有好的表现


你要做的只有以下两件事情：


1. 至少每个月询问你的主管：“我做得如何？”尽量提出具体的问题，例如：“老板对于我所排定的进度是否有什么意见？”“我想会议流程非常顺畅，你认为还有地方要改进的吗？”


你应该随时和主管沟通自己的工作表现，而不是只有在每年一次的业绩评量，这样你可以事先知道自己的缺点在哪，及时做出改正，同时也可以了解主管的期望。


2. 至少每个月询问：“原先的工作安排有没有必要调整？”也许你的目标是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的环境有所改变，先前所设定的目标势必做出调整，所以应该随时确认最优先的目标是哪些。