OA系统审批邮件业务规则整理

OA系统自己也做了不少个，OA系统都会涉及审批流程，有审批流程一般都会涉及邮件通知，所以将邮件通知的业务规则整理一下。

 

整理前，先普及两个角色，申请代理人以及审批代理人。

 

申请代理人：顾名思义，如果员工A没空申请相关业务，可以系统设置员工B为A的代理人，代替A去申请相关业务。

 

审批代理人：顾名思义，如果员工C暂时不方便审批，可以设置员工C为A的审批代理人，这样，员工A、C都可以拥有审批的权限。

 

理解完了申请代理人、审批代理人的概念后，开始描述审批流程中邮件的通知规则。

 

业务场景1（提交申请）：

 

申请人直接申请（如果代理他人申请，系统界面上可以选择【责任人】），提交业务申请，提交成功后，触发两种类型的邮件

 

1.成功提交邮件（成功提交通知）

主送：申请人

抄送：如果为代理申请，抄送责任人

邮件标题：XX系统成功提交通知   【@责任人】的【@业务类型】申请

邮件内容：如果申请人和责任人一致，即直接申请，描述为：xx于某年某月提交了xx，当前审批人xx

                  否则，描述为：【@申请人】代理【@责任人】于某年某月提交了xx，当前审批人xx

                  

 

2.第一级审批人审批邮件（审批通知）

主送：一级审批人，如果存在代理审批人，分别主送一级审批人和代理审批人

抄送：无

邮件标题：XX系统审批通知  【@责任人】的【@业务类型】申请。

 

 业务场景2（业务审批）：

 

1.批准通知 （批准通知）

主送：申请人

抄送：当前审批通过人、如果为代理申请，也需抄送代理人

邮件标题：XX系统批准通知  【@责任人】的【@业务类型】申请

邮件内容：XX批准了您的审批，当前审批人是XX

 

2.审批拒绝（审批不批准通知）

主送：申请人

抄送：所有之前已经审批过的人、当前的审批人、下一级审批人（由于支持在下一级审批人审批前，可以更改当前审批人的审批结果，例如由通过变为不通过，所以需要通知下一级审批人）

邮件标题：XX系统不批准通知 【@责任人】的【@业务类型】申请

邮件内容：XX不批准您的审批，不批准原因：XXXXXXXXXXXXXXX

 

3.如果审批通过，下一级审批提醒（审批通知）

主送：下一级审批人，如果存在代理审批人，分别主送下一级审批及代理审批人

抄送：无

邮件标题：XX系统审批通知  【@责任人】的【@业务类型】申请

 

4.审批结束（审批结束通知）

主送：申请人

抄送：所有审批过的人，如果为代理申请，需要抄送责任人

邮件标题：XX系统审批结束通知  【@责任人】的【@业务类型】申请

 

业务场景3（取消申请）

 

在申请未审批结束前，申请人可以取消申请

1.取消（取消通知）

主送：申请人

抄送：已经审批过的人、当前审批人、当前审批人的审批代理人、如果为代理申请，抄送责任人

邮件标题：XX系统审批取消通知  【@责任人】的【@业务类型】申请

 

 

业务场景4（审批转交）

 

由于审批人离职或者不在对应岗位，可以由审批人后者管理人员转交给他人审批。

两封邮件，分别发送新的审批人和老的审批人，并附上转交原因

邮件标题：XX系统更改审批审批人通知  【@责任人】的【@业务类型】申请

 

业务场景5（每日自动催发审批或者申请人手工点击系统按钮催发）

同审批通知，邮件标题前增加 【审批再次提醒】，并且需要抄送申请人及责任人

 

 

 

附件为邮件的详细内容描述，供参考