系统应用基础概述之表单与查询 Form and Summary

ORACLE EBS 系统应用基础概述 A 之表单与查询 Form and Summary

企业在手工模式下的业务运作过程中，总有各种各样的用于记录业务数据或管理信息的纸面单据，例如“销售订单、采购订单、入库单、出库单”等等。随着业务量的增加，这些纸面单据的数量是如此之多，以致于企业不得不花费大量人力，将每张单据上的重要信息摘要出来（例如采购订单上的供应商、物料、数量、价格、金额、日期等），另外建立一个数据记录的“索引、清单或台账”等， 以方便能在需要时对它们进行查询或统计。

一个最简单的软件管理系统，就是把上述纸面单据“电子化”后放入系统，然后再提供一个在系统里查找这些单据的“查询”功能。如果你去研究一下目前国内的主流ERP产品，你就会发现这些主要用于中低端市场的国内ERP产品，其每个模块中的应用功能实际主要就是“单据新增与单据查询”这两项。其单据在系统中的格式和内容与纸面单据是如此近似相像，以致于大多数企业人员学习掌握它们不会感觉有多大困难。

在ORACLE EBS的每个模块中，同样也是要用到各种单据（Form）来录入或保存数据（对应于后台数据库中的“表”），并为之提供相应的查询功能，但ORACLE中的系统单据已经不是纸面单据的简单再现。系统的UI界面中可以见到各种“表单”（据统计约有3000多种），它们不仅不同于纸面单据，相互之间的性质及查询方式差别也可能很大。归纳起来，ORACLE各模块中的“表单”按性质与作用大体可分为三大类：

第一类是“业务流程”类表单，例如“销售订单SO、采购订单PO、制造工单WO、发票INVOICE”等等，它们有一个共同的特点是参与核心业务流程的运转，是核心业务流程的一个环节、不可或缺。这一点显然也是和实际的企业业务过程是高度相对应的。作为业务的原始凭据凭证，它们是如此重要，即使是IT系统化之后，大多数企业可能还是要将它们的纸面形态予以保存、归档。

    在ORACLE EBS中，“业务流程”类表单种类其实很少（每个模块一般仅一、两个左右），但每种单据随时间日积月累，业务数据量可能很大。业务流程类表单是系统中最重要的表单，与纸面单据相比，内容更为丰富和复杂，格式也有很大的变化，它充分利用了数据库技术所提供的可容纳性、可扩展性以及使用便利性。它来源于业务实践，但经高度抽象并融入最新科技成就后，其功能与作用又远远高于原始的纸面单据。如图1的PO表单:

 

PO表单是一个典型的“业务流程”类表单，它有“表头与表体行”两大部分组成，这一点与纸面单据仍然类似。但不同的是系统表单的每一个“表体行”，还可以拥有属于自己的“二级子表行”；而每一个“二级子表行”，也可以拥有属于自己的“三级子表行”，如此类推。这种表单展现方式，纸面单据是无法实现的，它极大地扩充了单据可以包含的信息容量，具有高度的灵活性与便利性。在图1中，PO的第一行采购总数量为36，对应到“发运”二级子表拆分为数量分别为20与16的两行（表示发到两个不同收货地点或同一地点但两个不同发货时间）；“发运”二级子表的第一行数量为20，对应到“分配”三级子表拆分为数量分别是10与10的两行（表示对应到两个不同的费用会计科目或费用由两个不同部门分别承担）。

第二类是“数据来源”类表单，例如“OM模块中的价目表、PO模块中的报价单、”以及“物料、供应商、客户”数据表单等等，它们的共同特点是不参与核心业务流程的构建，但它们为业务流程表单提供可以参考的数据来源，例如采购订单从物料表单取物料相关信息，从供应商表单取供应商信息、从报价单取价格相关信息等等；这类表单在手工业务模式下大多数都可能也存在，但手工状态下的实际使用与管理可能无法做到很严格规范；

在ORACLE EBS中，“数据来源”类表单在每个模块中种类可能很多，每种表单的内容与格式复杂程度，以及单据数量也差别很大。它们虽然并非不可或缺，但它们体现的专业化分工与协作的管理思想，对于企业的业务流程运作效率有重大影响。

    下图2所示订单管理/定价模块中的“价目表”，就是一个典型的“数据来源类”表单，它也可有复杂的结构:

 

第三类是“业务控制”类表单，例如“销售的物料可订购性、采购的批准供应商列表、系统参数设定”等等，这类表单在手工业务模式下很少或根本不存在。事实上，手工方式下实际也很难使用它们对业务进行有效控制。

在ORACLE EBS中，“业务控制”类表单在各模块中的种类也比较少，单据数量也很有限，但它们体现的是企业管理的系统控制机制，对于业务管理控制的效率有重要影响。

如下图3所示采购的批准供应商列表（控制可向哪些供应商采购），就是一个比较典型的“业务控制类”表单，它也同样可有复杂的结构。

 尽管在ORACLE EBS中，统计后台数据库中所用到的“表”（Table）数量有一万多个，前台UI中可见的表单也形形色色、数量繁多，乍看令人生畏，但在分析归纳划分为以上三大类之后， 事情就会变得简单很多，它使得我们可以把每个模块中种类很有限的“核心的业务流程表单”作为学习研究的“切入点”，通过对每种单据内部业务内涵与技术内涵的分析，以及各种单据之间业务逻辑与技术逻辑的研究，逐步扩展并掌握系统的其它功能与应用。

基于实际工作的需要以及系统设计的简洁方便，ORACLE针对上述三种不同类型的表单分别提供了可供选择使用的不同“查询”方法，归纳起来也可分为三类：功能查询方式、快捷查询方式、简便查询方式。

所谓“功能查询”方式，在系统中有“查询”功能菜单项（例如PO Summary，采购订单汇总），点击此菜单进入时，系统会首先弹出“查找条件”输入窗口（控件），如下图4所示采购订单功能查询菜单与查询条件控件：


 然后根据输入的查询条件，给出查询结果LIST。作为查询功能扩展，系统还在UI界面工具栏进一步提供关联查询（如采购订单的上下游单据“采购申请”和“采购发票”）和细节查询功能，如下图5所示采购订单功能查询方式的输出结果视图：


 功能查询方式通常只用于核心“业务流程”类单据的查询，查询功能强大。由于业务流程类表单（以及部分数据来源类表单）的重要性，系统在菜单项中提供了专门的“查询”功能。
 所谓“快捷查询”方式即在打开单据界面后，只需点击UI界面工具栏内的查询“图标”（手电筒），查询条件输入方式有两种：一种是无专用的“查询条件”选择窗口，仅限于在查找界面的“查找栏”输入常用的那些字段（即所谓“模糊查询”），系统在查找界面直接给出所有符合条件的条目LIST，而详细情况需选定条目后，再进入单据界面查看，如下图6所示“采购订单”在单据界面进行“快捷查询”的情况：


 另一种是在单据界面点击查询图标（手电筒）后，也会出现“查询条件”输入窗口，输入查询条件后，系统也可能会出现一个简单的结果清单LIST界面或视图（某些表单查询则可能没有），通过该LIST视图界面可以再选择打开相关条目的表单。同时，也可以直接在单据界面按“翻页”键（Page Down或Page Up），在已经查询出的不同条目间按顺序直接切换。如图7所示：物料快捷查询方式的查询条件控件与输出结果视图：


 上述（两种）快捷查询方式，适用于大多数业务数据量大的表单数据的查询。而后一种“快捷查询”方式与“功能查询”方式有些近似，只是其查询结果的输出视图的相关“功能”（如上查下查的追溯、汇总与明细的切换等）没有“功能查询”方式那么强大。但对于大多数“数据来源”类表单，由于它们不参与构建核心流程，信息也不如业务流程类表单那样复杂，故“快捷查询”方式已经基本能够满足实际工作需要。如按“功能查询”方式为所有表单设计“查询条件控件”与查询“输出结果视图”（象某些国内产品做的那样），则系统设计工作的复杂性将大大增加，后续系统维护也将十分麻烦，既不经济也无多大实际意义。
       所谓“简便查询”方式，即在打开单据界面后直接把“单据”界面的所有字段作为“查找条件输入窗口”。要做到这一点，只需在打开单据界面后，于UI的工具栏“查看”中选择“查询标准-输入”（或按F11键），此时单据界面有关字段即“灰显”，允许输入具体查询值，再在“查看”中选择“查询标准-运行”（或按Ctrl+F11），则单据界面显示查询结果，按“翻页”键（Page Down或Page Up），在已经查询出的不同条目间按顺序直接切换。如下图8所示：物料清单BOM的简便查询方式示意图：


 这种查询方式既不需要“查询条件”控件，也不需要查询结果输出视图，系统设计上十分简单节省，适用于几乎所有表单。要注意的是对于系统中某些数据量很少的表单，则有可能系统只提供“简便查询”作为唯一可使用的查询方式。    此外，EBS中的某些表单，在WEB下可能还有基于HTML的展现与查询方式。UI与HTML这两种展现与查询方式的优劣，一方面与使用场合有关，另一方面也与使用习惯有关。总之，了解系统中各类表单的使用并熟练掌握各种查询方式，是进一步学习研究系统的基础，尽管EBS各模块的表单展现与查询方式因不同业务、不同设计者的风格偏好而可能有所不同，但核心本质的东西还是共同一致的。