工作流与工作流管理系统的概念

什么是工作流 
 
　● 工作流的是从英文单词 Workflo w 翻译得来的，它本身的含义比较抽象

Work表示工作或任务， Flow 的含义是流动、流程或流量等，。以此类推，

用活动及活动之间变化的过程表示的业务流程就是工作流。工作流的概念

起源于生产组织和办公自动化领域，企业对于降低生产成本提高办事效率

提高企业经营过程的组织管理与流程优化的需求促使工作流成为企业管理

的主要研究内容之一。在没有引入计算机信息系统之前这些工作都是由人

工来完成的，近些年来伴随着世界经济及高新技术的发展尤其是计算机网

络技术和分布式数据库技术迅速发展，使工作流技术也迅速发展起来。用

信息技术改造传统产业，用信息化带动工业化，实现跨越式发展，已成为

我们的国策。制造业信息化，特别是管理信息化，受到国家和企业的高度

重视。
　● WfMC( 工作流管理联盟： Workflow Management Coalition) 给予工作流的定

义是： 工作流是一类能够完全或者部分自动化执行的经营过程，它根据一

系列过程规则，文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执

行。 国内给予工作流的定义是： 工作流是一种反映业务流程的计算机化的

模型，它是为了在现今计算机环境支持下实现经营过程集成与经营过程自

动化而建立的可有工作流管理系统执行的业务模型。 国内定义与 WfMC 的

定义不同主要在于强调了工作流模型是可被工作流管理系统执行的，主要

是为了区分工作流模型与一般过程模型。简单的说，工作流就是一系列相

互链接、自动进行的业务活动或任务。我们可以将整个业务过程看作是一

条河，其中流过的就是工作流。相对于“工作流”，业务过程是一个更一般化

的统称，而工作流这个词，则已经不能仅从字面含义上去理解，他已经被

赋予了更深一层的特定含义——专门指基于信息技术规划、运作管理的业务过

程。在实际应用中把凡是由计算机软件系统控制执行的过程都称为工作流

。工作流的含义就是 1. 计算机化模型 2. 反映业务流程 3. 能用工作流管理系

统来实现，这三方面缺一不可。
　● 首先，工作流是一个计算机化的模型，必须是能过被计算机执行的。

它建立的目的就是为了实现业务过程的自动化。在实际应用中可以把凡是

由计算机系统控制执行的过程都称作为工作流，用于过程的自动化，由早

起的有形文件传输变成现在无形的文档传输，信息的传达，任务的执行完

全计算机化。实现对经营过程完全或部分的自动化，有效地把人、信息、

工具有效的结合起来，提高软件利用率及工作效率。工作流技术所提供的

日志功能，可以使办公系统完全自动化，精简公司体制，提高工作效率。

只有能被计算机自动化处理的业务流程才是工作流。
　● 其次，工作流是描述业务过程的模型。它是一个企业业务流程的抽象

化表示，就是将一组任务组织起来完成某个经营过程，实现预定的经营目

标。工作流的模型建立就是为了说明一个公司业务过程的目的，实现业务

过程的自动化及业务过程管理的自动化。
　● 第三，工作流必须能用工作流管理系统来实现 。通常描述一个活动及

活动及其之间相互联系都可以叫做过程模型，但不一定一定要用计算机来

实现。既然工作流模型的建立是为了实现业务过程的自动化，那么就肯定

是由计算机来执行的，这也是工作流不同于一般过程模型的地方。工作流

管理系统则定义了完成业务过程所需要的所有参数，及这些参数所包含的

所有中间步骤所需要的应用程序，执行时计算机只需按部就班的去执行就

行了。
　● 工作流中两个基本元素是活动和活动之间联系。关于这两个基本元素

和工作流的关系就好比人和人的两条腿一样，人是靠两条腿走路的，而工

作流的实现也是需要这两个元素的紧密配合的，工作流的执行具体来说就

是这两个元素的执行。活动就相当于经营过程中的任务，也就是经营过程

中的执行动作或操作；活动之间的联系就相当于经营过程中的规则，工作

流管理软件实现工作流模型所遵循的固定程序。
　　 在这里呢，我们要区分 Process 、 Business Process 与 Workflow 的概念：

Process 表达的活动点的关系是离散的、具有完整性关联、而且具有逻辑性

的序列关系； Business Process 是过程的一种特殊分类，包含了一些活动，透

过这些活动反映了与市场伙伴（开发商、客户、供应商等）之间的交互。

Workflow 就是经营过程的自动化执行。
 

工作流：

    根据 WfMC 的定义，工作流（Workflow）就是自动运作的业务过程部分或

整体，表现为参与者对文件、信息或任务按照规程采取行动，并令其在参

与者之间传递。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务

活动或任务。

    工作流是针对工作中具有固定程序的常规活动而提出的一个概念。通过将

工作活动分解成定义良好的任务、角色、规则和过程来进行执行和监控，

达到提高生产组织水平和工作效率的目的。工作流技术为企业更好地实现

经营目标提供了先进的手段。

    1993年，国际工作流管理联盟（Workflow Management Coalition，WfMC）的成

立标志着工作流技术开始进入相对成熟的阶段。为了实现不同工作流产品

之间的互操作，WfMC在工作流管理系统的相关术语、体系结构及应用编程

接口等方面制定了一系列标准。工作流管理联盟给出的工作流定义是：工

作流是指整个或部分经营过程在计算机支持下的全自动或半自动化。在实

际情况中可以更广泛地把凡是由计算机软件系统（工作流管理系统）控制

其执行的过程都称为工作流。

    一个工作流包括一组活动及它们的相互顺序关系，还包括过程及活动的启

动和终止条件，以及对每个活动的描述。工作流管理系统指运行在一个或

多个工作流引擎上用于定义、实现和管理工作流运行的一套软件系统，它

与工作流执行者（人、应用）交互，推进工作流实例的执行，并监控工作

流的运行状态。

一、工作流管理：
    通常，工作流管理系统指运行在一个或多个称为工作流机的软件上的用于

定义、实现和管理工作流运行的一套软件系统，它和工作流执行者（人、

应用）交互，推进工作流实例的执行，并监控工作流的运行状态。在这里

需要强调指出的是工作流管理系统不是企业的业务系统。在很大程度上，

工作流管理系统为企业的业务系统运行提供一个软件支撑环境，非常类似

于在单个计算机上的操作系统。只不过工作流管理系统支撑的范围比较大

、环境比较复杂而已，所以也有人称工作流管理系统是业务操作系统（BOS

－ Business Operating System）。在工作流管理系统的支撑下，通过集成具体的

业务应用软件和操作人员的界面操作，才能够良好地完成对企业经营过程

运行的支持。所以，工作流管理系统在一个企业或部门的经营过程中的应

用过程是一个业务应用软件系统的集成与实施过程。

二、工作流管理系统：
    工作流管理系统可以用来定义与执行不同覆盖范围（单个工作者、部门、

全企业、企业间）、不同时间跨度（分钟、小时、天、月）的经营过程。

这完全取决于实际应用背景的需求。按照经营过程以及组成活动的复杂程

度的不同，工作流管理系统可以采取许多种实施方式，在不同的实施方式

中，所应用的信息技术、通信技术和支撑系统结构会有很大的差别。工作

流管理系统的实际运行环境可以是在一个工作组内部或者在全企业的所有

业务部门。

三、业务过程：
    业务过程（business process）就是活动的集合，这些活动均关联于特定的托

付事项（commitment），为过程的产出增值。相对于“工作流”，业务过程是

一个更一般化的统称，而工作流这个词，则已经不能仅从字面含义或原理

上去理解，它已经被赋予了更深一层的特定含义——专指基于信息技术规划、

运作、管理的业务过程。

四、自动与协调:
    “自动”（automate）是工作流的一个特征，但这主要是指它自动进行的特征

，而不是说没有人的参与。工作流实际上是一个人-电脑协调的混合过程，

在一个实际的工作流中，通常总有些步骤是人完成的。协调是工作流管理

的一个目标或者特征，这包括了人与人、人与电脑，电脑（软件）之间等

多种层面的含义。

五、监察与控制:
    监察（Monitoring）与控制（Contorl）是工作流系统的重要功能与特征。这

不仅包括对正在发生的业务过程（工作流），还包括它的定义或改变（比

如BPR的过程）。这是工作流系统带给我们的明显好处之一。

六、标准化:
    作流的概念被明确提出并得到重视的同时，人们就认识到了“标准化”在其

中的重要性，有关工作流的标准开发和推广，基本是与“工作流”的开发和推

广同步进行的。在这方面目前的权威性机构，是“工作流管理联盟”（

Workflow Management Coalition, WfMC）。它成立于1993年8月，目前已拥有 130

余个成员，成员包括工作流产品的供应者、应用者，有关大学和研究机构

和个人，是一个国际性的非赢利组织。在最近的投资成员（Funding members

）清单中，可以看到诸如 Baan, HP, IBM, Microsoft, Oracle, Peplesoft, SAP AG, Xerox

等机构。

七、工作流与重规划:
    从逻辑上，对工作流的关注和研究可以看作是对业务过程重规划（BPR）

的一种深化。BPR的观点，要求我们将眼光投向实际业务进行的过程，但这

个过程应当是什么样的，怎样分析、构造？工作流就是一个具体的、操作

性的答案，它可以令我们从神秘的、难以预测和控制的“头脑风暴式”的“艺

术的”业务过程创造，变成解析的、技术的、可控制和预测的工程化过程，

如此，才真正体现出 re-engineering 中 engineering 的意义。
工作流与 BPR 的概念，已经被几乎所有的研究者联系在一起研究和应用。

在这个领域有一个非常活跃的组织，即国际工作流与重规划协会（ Workflow

And Reengineering International Association, WARIA）。

八、工作流与企业工程:
    无论从理论、方法上，还是对象、内容上，我们都有理由将“工作流”看作

是企业工程的一部分。实际上，已有的关于工作流体系的描述，本身就是

一个通用的业务模型框架。仅仅囿于工作流是不够的，必须对整个体系的

目标及所有相关要素综合考虑——这正是企业工程。

九、工作流与IT应用体系:
    与以往已经被采用的企业 IT 应用体系，例如 MRPII 或 ERP 相比，WFMS是

一个相当重要的里程碑。（ERP的概念并不确定，我这里仅指其基本或较早

期的含义而言）。从用户的角度，WFMS带来（或将要带来）的变化是极其

强烈的，甚至可以形容为一种用户“梦想”的实现。

　　 在一些老的“模块化”的产品中，系统的设计是通常是基于任务分割的

，作业项目之间是分裂的。面向对象的技术，并不能直接解决这个的问题

，相反，往往使系统变得更加混乱和琐碎。从操作上，典型地，我们必须

不断地在层次结构的功能表（比如下拉菜单）或对象之间“进进退退”，或者

在“神出鬼没”的对象以及相关菜单中捉迷藏。
　　 工作流管理系统是一个真正的“人-机”系统，用户是系统中的基本角色

，是直接的任务分派对象，他或她可以直接看到电脑针对自己列出的“任务

清单”，跟踪每一项任务的状态，或继续一项任务，而不必从一个模块退出

，进入另一个模块，搜索相应任务的线索。前者是面向功能或对象的，而

后者是直接面向用户的。这样，用户的任务分派和任务的完成状态，可以

被最大程度地电脑化和受到控制。
　　 现在的典型工作流产品是客户-服务软件。而日益增长的重要途径是通

过万维网界面，它可以令客户或远程的职员更好地参与。工作流的定义经

常是借助于图形化工具，依照业务过程实例的情况定义相应工作的安排