我的PIM之旅(2) - 用Mac和iPhone来实现我的PIM

我的PIM之旅(1)  - Windows上遇到的问题

这也是一篇被和谐的文章，现在重新修改发布：

随着越来越熟悉MacOSX，以前困扰自己的PIM问题逐渐开始解决：

1、文件管理和个人信息管理

Mac的文件管理能力非常出色，对我来说最有用的是spotlight和Dock stack功能。

spotlight用起来非常方便，随时用Ctrl+Space呼叫出来，输入要查询的关键词，就找到要打开的文件，或者邮件，或者图片，或者其他的什么东西。尽管我现在还是习惯性的整理整理文件夹，分门别类的存放文件，但是基本上不用Finder去一层层目录打开的方式寻找文件了，都是直接 spotlight输入关键词，然后回车，全键盘操作，速度飞快。而且常用的文件会出现在搜索结果最前面，实在是太省心了，spotlight不是一般的酷！

Dock右边可以停靠Stack，这个功能也超棒，解决了我以前在Windows桌面放重要文件夹快捷方式的问题，Stack可以以目录，扇形或者网状显示，不必多次导航，直接寻找文件，听说OSX10.6的Stack功能又得到了新的增强，非常期待这个新功能。

2、通讯录和日历的管理

一开始用Mac的AddressBook和iCal的时候，实在不知道这两个貌似很弱智的软件有什么用处，直到用iPhone同步Mac的时候，突然发现这两个软件还是非常可爱的。现在需要记录联系人信息的时候都是第一时间用iPhone的通讯录记录下来的，需要提醒自己在特定的时间做什么事情的时候，也是第一时间用iPhone的日历记录下来。于是当iPhone和Mac同步之后，这些信息也同样保存在AddressBook和iCal里面了。当然反过来也一样，如果刚好在用电脑，也可以用AddressBook和iCal记录，再同步到iPhone上面去。

但是仅仅用来和iPhone同步还不是它们最重要的价值，它们还有两个更重要的价值：

1） AddressBook里面的联系人和iCal里面的提醒信息都可以用spotlight搜索到。所以任何时候我想寻找关于某个人的信息，或者某件事情的信息，用spotlight一搜索，都能立刻找到我以前曾经在iPhone里面记录下来的这些东西。所以AddressBook和iCal的价值就在于让它们可以被spotlight了，于是我要寻找他们就变得异常方便了。

2） iPhone的通讯录是不能添加分组的，但是AddressBook可以，用AddressBook添加分组整理联系人以后，在iphone里面就可以用分组方式查看联系人了，这要没有AddressBook可以就做不到了；同样道理，iPhone的日历不能添加新日历，但是iCal可以，有了iCal，就可以用来给iPhone的日历添加新的日历了。


3、GTD软件

自从用Mac以后，一大惊喜就是GTD软件的极大丰富，就不说多如牛毛的各式各样的GTD软件了，只说其中出类拔萃的三款：OmniFocus，Things和The Hit List。经过一番研究和使用，最终挑选了Things。Things用起来非常简单，概念很简单容易上手，也可以很有效的管理个人的TODO List，所以我终于告别了TODO.txt文件了，这要感谢Things这款优秀的Mac软件，这里我要极力推荐Things。当然Things也不是没有缺点，这一点后面再提。

Mac的GTD软件还有一大特点，就是基本上都有iPhone版本，可以和电脑软件通过wifi随时同步，Things也不例外。这个功能实在是太棒了，让我可以随时随地想到要做的事情就可以立刻记录下来，GTD的核心概念就是必须清空大脑，把TODO都倒进GTD软件的Inbox里面，否则 GTD就不能行之有效。所以iPhone版本的Things也是必备的。这两者配合起来，GTD可以说真正变成了很轻松的事情。

4、Gmail也可以GTD

自从学习了GTD以后，发现Gmail也可以GTD。尽管用Things已经可以很好的GTD了，但是我平时用的Gmail也会收取和处理大量邮件，其中很多邮件本身就是TODO List了。借鉴Things的做法，我在Gmail里面创建了三个标签：Today，Suspend和Next。每天收取过来的邮件，如果可以立刻处理的就处理掉，不能立刻处理的就判断一下：必须今天完成的就打上Today标签存档；可以以后完成的打上Next标签存档。

然后每天检查这3个标签下面的邮件：Today是今天必须完成的；Next里面看看有什么事情可以安排到今天完成，就打上Today标签挪到Today里面去；Suspend是挂起的事情，就是需要等待别人的回复或者别人处理以后我才能继续下去的事情。

最后事情处理完毕以后，再归入相应的标签存档，比方说公司事务，广告业务，网站开发，网站运营，产品设计等等标签列别里面去，方便今后的检索和查找。


5、备忘录的管理

尽管有了spotlight，其实并不特别需要专门的备忘录软件了。但是有时候随便记录一点东西，都要创建目录和文件也是挺麻烦的事情。而且记录在电脑上面以后，还必须手工同步到iPhone阅读软件里面才能在iPhone上面随时查阅到。最糟糕的是我用的GoodReader和 ReddleDocs都无法打开iWork09的文档。所以还是非常不方便，最好还是需要一个能够随时和手机同步的备忘录软件，可以随时随地通过电脑，手机和Web查询。

因此我找来找去找到了EverNote，用下来感觉非常满意。EverNote有Mac版（也有Windows版的），iPhone版和Web版的。其中iPhone版本可以直接利用iPhone的相机拍照，利用iPhone的语言备忘录录音作为备忘保存下来。

用了一段时间EverNote以后，我发现自己已经不仅仅用EverNote做备忘了，什么联系人信息，客户公司地址，发票信息，看到的有趣的网页内容，一些关于公司和网站的设想等等，凡是觉得需要记录下来信息就统统记录到EverNote里面。等什么时候想起来要看的时候，就打开 EverNote去search一把。所以EverNote开始有点像这个软件自己介绍的那样，成了我的external brain的感觉了。不仅仅如此，EverNote还支持spotlight（应该归功于spotlight的强大），记录在EverNote里面的信息，我可以用 spotlight随时随地搜索到。所以我不得不再啰嗦一遍：spotlight真乃神器也！

不过唯一遗憾的是iPhone的spotlight不能搜索EverNote，这是因为iPhone版本的EverNote并非本地存储，所以无法搜索。

6、QuickSilver

尽管QuickSilver不是PIM软件，不过QuickSilver对PIM帮助也不小。我其实只用到了QuickSilver很少的功能，就是用来快捷打开应用程序，打开常用文档，和做定时器提醒来用，不过已经有很大帮助了。很多QuickSilver控们把QuickSilver玩的神乎其技，不过我就不追求那么完美了。

7、值得一提的关于PIM的iPhone软件

其实iPhone的apps当中关于PIM的软件也是极大的丰富，其丰富程度恐怕还超过了Mac，只不过我没有怎么花时间研究过。而且对于我来说，结合Mac的spotlight，Mac和iPhone上的Gmail，AddressBook，iCal，Things和EverNote，我已经非常满意了，所以就没有花更多时间尝试别的软件了。但是还是有两个我常用的iPhone软件值得一提：

1） iXpenseit，一个很棒的个人记账软件，良好的管理家庭财务对我们每个人来说都很重要，有了这个软件，就可以随时随地在iPhone上面记录下每日支出，方便个人财务规划了。

2） GoodReader，一个很棒的电子书阅读软件，有时候一些我最近想看的电子书我就拷贝到iPhone里面，这样就可以在地铁里面看了。 GoodReader特别值得称道的一点是可以通过wifi直接拷贝文件进去，如果你用的是Mac，甚至可以通过Finder的连接服务器方式创建一个网络设备，在Finder里面直接把文件拖进去。

8、iPhone本身也可以PIM

比方说有时候需要速记的场合，干脆就打开iPhone的语言备忘录录音就好了，回家再慢慢整理；或者需要记录屏幕上的信息，用照相机拍下来就OK了。你再也不需要本子和笔了。


9、Time Machine

尽管Time Machine是用来备份的不是PIM软件，不过还是得说Time Machine对我们每个人的PIM来说都很重要。真到了你丢失了重要的文件的时候，你会发现Time Machine是你的救星。更何况Time Machine可以随时恢复你整个电脑的环境呢，而且不用你像Windows时代那样定期dump一个ghost那么麻烦了（尽管Mac重装的可能性非常低）。

尽管我们可以用Mac和iPhone来良好的管理我们的个人信息，不过还不够完美，我的PIM之旅(3) - PIM云应用才是完美的PIM。

评论

4 楼 coolspeed 2010-08-12  

浏览 (3400) 评论 (3)
不知道能不能说明robbin在external brain方面走在了前面。
但是目前这不是必需，比如spotlight，暂时可以归到style上。
比如win7的任务栏模仿了dock，win7的搜索（win键搜索和explorer的搜索）也模仿spotlight，但用的人好像不多。
更不用说更多的人停留在xp了。
以前看到evernote广告自己有多好多好，我都多少当吹牛了，可是看起来有不少死忠，说明是真的很有用的了。
ReaddleDocs4.99刀，GoodReader0.99刀。看PDF，GoodReader完胜。但在看txt和其他一些细节方面，ReaddleDocs要好一些。比如GoodReader看txt常要自己设定编码，而ReaddleDocs就不用。

3 楼 Chris_Lu 2010-03-04  

如果在windows下,GTD工具Doit.im也不错,支持与GPhone同步.

2 楼 vieri122 2010-02-24  

对于你说的第一点，windows7+RockDocket也完全可以做到

1 楼 caisd 2010-02-24  

还是喜欢OmniFocus，更强大。

我也是选择EverNote，能多处同步的确最方便，数据是存在网站，不怕丢失。

关于Email实现GTD，我用Outlook，有caterogy，类似tag，所以我有“Clear Today”，“Next Action”，“Wait For”及“For My Information”。