如何高效处理邮件

 

    作为开发工程师每天需要处理的紧要的邮件可能不是太多，但无关紧要的邮件可能会有一大堆，针对这种情况，根据个人的一些体会，建议这样处理每天的邮件：

 

• 过滤低优先级的电子邮件。创建一个“ 我不是专属收件人 ”的过滤器，比如过滤公司内部群发的一些邮件到一个特定文件夹，每次检查该文件夹时只需要查看相应标题，感兴趣的可以仔细看看。如果太忙，就直接忽略这个文件夹中的邮件。

 

• 分离出高优先级邮件。对 专门发送给你本人的 邮件和你发出的邮件， 它们更可能与你本人的职责领域相关 ， 它们更可能需要付诸行动 ， 如果你本人不回应此事，这件事或许就没有人去做。 设定一个特定规则，以不同的颜色突出显示这些邮件，这是每天处理邮件时首先要重点关注的。

 

• 清空收件箱，并且保持清空状态。 一个放满了已读邮件的收件箱不会给你带来任何好处：你不知道哪些是最重要的东西，应该优先处理，你也没办法通过上下文获取消息的内容。比如，通过电子邮件 发送来的会议邀请如果放在日历上，如果有一个网址希望回头去访问，那应该用书签收藏，项目文档应该被 收纳在合适的文件夹里。所有东西都该各就各位，而不该都放在收件箱中。

 

• 建立 3 个值得信任的文件夹，它们是存档，下一步处理和关注。 所有已经完成的邮件往来，但是又可能在未来某些时候重新翻阅和查找的信息，都可以放在存档文件夹中 ，现在的邮件客户端都有很强大的搜索功能，所以存档文件夹不需要子文件夹。下一步 处理文件夹里的文件都是必须完成的任务，不管它是一个需要花费一分钟回复的邮件，还是其他类型的事情。每一条这样的消息都要添加成待办事项任务列表中的一项任务。关注文件夹是临时存放重要消息的地方，如果这些消息需要在最近几日内快速地找到，或者你等待某人关于一些重要信息的回复，或者跟踪一项时效性很强的事件，那么都应该将消息放入关注文件夹。 比如说在淘宝买的已经付款单还没有收到货的订单，或者本周前必须完成的一个模块开发，或者是等待其他部门同事发来的进度信息， 每周回顾一下关注文件夹，清除那些已经变得无关紧要的消息 ，比如包裹已经收到，同事已经回复。

 

• 计划一个固定的邮件清空时间间隔。例如，可以清早一次，午饭后一次，傍晚一次。我们花了不少的时间查收电子邮件，而这其中大部分时间其实是浪费掉了。世界不会因为一封新邮件在你的收件箱里多呆几个小时就停止转动了。每天计划和邮箱"碰面"两三次，在这几个预先设定好的时间内处理邮件。如果你的工作需要邮件程序总是保持打开状态，那么就把它设置为每一小时（或两小时）查收一次新邮件，而不是五分钟一次。

 

• 处理自己的信息，可以尝试下面的方法：不需要的邮件立即删除，马上回复简洁的问题和请求，然后存档或是删除， 如果需要一分钟以上的时间来解决的问题，放入 下一步 处理文件夹，在待办任务列表中添加该项任务。如果是你正在等待的消息，或者近几日都需要留意的问题，放入关注文件夹。如果有时效性（比如，同事答应你周五发给你文件），就在日历上加上个便笺，随时查看你关注的项目。如果是参考信息性质的邮件，以后可能会用到，那么放入存档文件夹。如此反复过滤几遍邮件，直到清空你的收件箱。 接下去的工作就 是要不断重新翻阅你的 下一步 处理文件夹（应该出现在待办事项列表上）和关注文件夹，并且完成这些事项。为了不让自己产生一种虚假的成就感，你可以把所有后续处理文件夹和关注文件夹中的邮件标为未读，以示明显的区别。

 

• 减少回复的时间，首选当面沟通或是电话沟通。 如果你回复比较慢，他们会觉得你能力低下或者已经忙不过来了；如果你回应迅速，他们会觉得你很出色，并且能够完全胜任你的工作。如果一封邮件一分钟之内可以处理或者回复完毕，那么立刻就做。如果有人要求你完成一个项目或者任务 ，迅速做出回应，明确问题，问清截止日期，确定自己可以开始的时间，根据情况告知对方可能收到回复的时间。 如果你觉得一封邮件不能依靠简短而直白的答复来解决，那么这样的问题最好线下解决，或者干脆打个电话沟通。收件箱里的消息阅读过一遍后就要做进一步处理，不管是做简短的回复还是移动到下一步处理的队列中都可以。但是不管你怎么做，都不要在看了一遍消息之后还把它们留在那里，然后回头再看一遍。重复同一操作就是在浪费时间 。

 

• 打造高效邮件，邮件尽量保简洁，使用有信息含量的标题，别完了附件，如果是通过邮件问问题，最好每个问题占一行，便于对方回复，当然回复别人的问题也要按行回复。邮件一般不需要实时回复， 电子邮件并非即时通信工具，因此也不该以实时的方式使用它们。如果有人需要在此时此刻马上与你联系，那他应该打电话才 对 。否则，就不应该让对方指望着马上就可以收到回复。要掌握好尺度，明白什么时候应该立刻拿起电话打给对方或者直接面谈，面对面地解决问题。

 

• 善于使用邮箱的搜索功能，有人 习惯于为每一位发件人、每一个项目、一周中的每一天都设置一个文件夹 ， 其实 并不需要很多文件夹才能找出你想要的电子文件。只要你知道你要找的文件的几个关键词，搜索功能立即就能帮你把它找出来，你就不用为了一个文件，辛苦地找遍 上下六层文件夹了。数字化时代要使用数字化方法， 你不再需要动手去分类整理这些文件，而是根据搜索规则创建一个虚拟的邮件文件夹来保存它们。