提高工作效率的秘诀(转)

译者按：Aaron Swartz是个传奇般的人物，他是一个网络奇才，也是一个资讯自由斗士。此前我对他一无所知，但早就受益于他的智慧。大学阶段，我很大一部分知识都来自于Google Reader，而RSS是他14岁跟别人共同创作的作品。自 2010年6月13日以来，我一共在Google Reader里阅读了 63,862 个条目。天妒英才，美国扭曲的知识产权保护制度和司法体系更是将他逼上了绝路。在此，我把Aaron Swartz的这篇著名的《HOWTO: Be more productive》翻译成中文，向他致敬！

总是有人这样说：“把看电视的时间用于写小说，你早就完成一部大作了！”这确实让人很难反驳，因为把时间用在写书上无疑比看电视更好。然而，这个论调隐含这样一个假设：不同种类的时间是“可互换的”。你可以轻易用看电视的时间来写一部小说。但实际上，并非如此。 

时间也是分三六九等的。如果在去地铁站的路上，我发现自己忘带笔记本了，那么就很难利用这段时间写几段小说。工作时，如果总是被打断的时候，你也很难集中精力有效利用时间。有时候，还有心理作用影响时间的质量：当我兴致不错时，就能积极、高效地工作；而身心俱疲时就只能去看电视了。 

如果想提高效率，你就一定要遵循以下准则：首先，你必须充分利用每一类型的时间；其次，你得尽量让时间变成优质时间。 

一、有效利用时间 

1.  选择值得的工作 

寄蜉蝣于天地，渺沧海之一粟。（至少我是这样被教育的）因此为什么要把这短暂的生命浪费在愚蠢的事情上？人们很容易做一些简单的事情，然而你更应该扪心自问：我能否做些更有意义的事情？为什么不去做些更重要的事情呢？你也许很难直面这种诘问，（如果你遵循这个法则的话，就会经常问自己：为什么你不在做这世上最重要的事呢？）然而，每前进的一小步都会提升你的效率。 

这并不是说你终生都忙于垂名青史，至少我肯定没有（毕竟，我还在写这篇文章呢）。但它绝对是我衡量生活的标准。 

2.  一心三用 

另一个常见的误解是：专注于一件事情有利于我们高效完成任务。我认为这是无稽之谈。此时此刻，我正调整姿势、锻炼肌肉、喝着饮料、清理书桌、跟我的兄弟聊QQ，当然我还在写这篇文章。在过去的一天里，我曾为这篇小文做些准备工作、读了一本书、吃了点东西、回复了几封邮件、与朋友们聊天、备份硬盘，还整理了我的阅读清单。而在过去的一周里，我参与了好几个软件项目的开发，读了几本书，研究了几种编程语言，并提出了一些我的看法，等等。 

一心三用能够让你在不同品质的时间里都能工作。此外，当你在一件事情上卡住，或者感到无聊时，你可以做些别的事情。（这也给你的头脑一些活动活动的时间） 

在一段时间内做多件事情也能够让你更富有创造力。创造力就是能够把在别的领域学到的东西应用于当下的工作中。如果你同时做不同领域的多个项目，你就能借用很多奇思妙想了。 

3.  列张清单 

同时做多件事情其实没有那么难——更多的人想同时做无穷多件。但如果你试图把它们一股脑记在心里，你脆弱的心灵会马上崩溃。这种同时记住所有要做事情的心理压力简直能把人逼疯。其实解决方法很简单：把他们都写下来。 

一旦你有这样的事项清单，你就能按部就班地组织工作了。比如说，我的事项清单是编程、写作、思考、跑腿、阅读、聆听和观察。 

其实很多大项目包含一系列工作事项。举个例子，写这篇文章就包括阅读有关拖延症的文章、思考各个章节、遣词造句、发邮件问人问题等。这些事项都是除了写作之外必须执行的实际工作。我们应该合理安排每个事项，这样当你有合适的时间时，就能够不假思索地完成工作。 

4.  整合清单与生活 

一旦你有了这个事项清单，接下来的问题就变成记得看它，最好无论你要做什么之前都能注意到事项清单。例如，我把最近正在读的书放在桌子上一摞书的最上面。这样每当要读书时，我只需打开最上面的那本。 

我也这样处理电影和电视节目。每听到值得一看的电影，我就把它拷贝到我电脑中一个特殊的文件夹里。，每当要看电影时，我就直接打开那个文件夹。 

我也想过一些更深入的方法。例如，当我检查博客更新时，就有一个网页带着我“待读”文件夹里的文章弹出来。或者当我休息时，就弹出一个工作小贴士的网页。 

二、提升时间质量 

上面的建议已经能够让你充分利用各种时间，然而更重要的是你得让时间变得更优质。很多人把自己的时间浪费在上学或上班这种无聊的事情上。如果你在工作或者上学，显然你应该停止浪费生命。为了进一步提升时间质量，你需要做些别的什么呢？ 

1.  减少生理限制 

(1) 随身携带纸和笔 

我认识很多有趣的人，他们都随时携带某种口袋笔记本。纸和笔在任何情况下都是可以立即使用的。你可以随时给别人写东西、做笔记、或者涂鸦想法等。我甚至在乘坐地铁时写过一篇完整的文章。 

（我过去经常这么做，但现在我随身带着智能机。我不用它发送信息，但智能机能让我随时随地都有阅读材料（电子邮件），它也能把我随时记下的笔记推送到电子邮箱的收件箱，而收件箱里都是必须马上处理的事情。）

(2) 避免被打断 

对于需要集中注意力的工作，你应该避免被打断。最简单的方法是去个没人打扰的地方。或者你可以跟身边的人约法三章：“当我房间的门是关上的时候不要来找我”或者“我带上耳机时，你就在Q上给我留言”（然后你就可以一直工作到闲下来才去看QQ留言） 

你不会希望做得太过份。有时如果遭遇了劣质时间，你就应该去做些别的事情。比如说：去帮别人解决他们遇到的问题就比坐在电脑前刷微博强得多。这就是为什么要约法三章：当你真的无法集中注意力时，你是可以搭把手帮他们做些别的事情。 

2.  缓解心理束缚 

(1) 吃饭，睡觉，锻炼 

饿肚子或者疲惫或者焦躁时，你正遭遇劣质时间。解决方法很简单：饿了就吃饭，困了就睡觉，不高兴了就锻炼。我自己有时候也做得不好。我不喜欢找吃的，所以就经常饿着肚子工作，一直干到累得自己也没力气拿食物了。 

工作中，人们容易这样对自己说：“我也觉得累了，但现在还不能休息。我还没干完呢！”实际上如果你先小憩一会儿，剩下的劣质时间就会变成优质时间，你的工作效率会更高。而且早晚你都得睡上一觉。 

其实我不经常锻炼，似乎我也不是告诫大家要积极锻炼的最佳人选，但我正努力尝试增强锻炼。躺着看书时，我会做仰卧起坐；步行出门时，我往往跑着过去。 

(2) 与开朗的人为伍 

缓解心理束缚非常困难，然而跟开朗的人交朋友对此有益。我发现自己跟Paul Graham或Dan Connolly聊过之后，就更享受工作。他们简直就是在辐射正能量！人们通常认为把自己关在房间里不见外人，就能够开始工作了。但令人泄气的是，这种方式实际上极其低效。 

(3) 分担工作 

即便你的朋友不开朗，跟他一起解决难题也比一个人独自承担强。另一方面，帮你分担工作的朋友也能监督你干活，你不会分心做别的。 

(4) 拖延症和精神力场 

然而，所有的这一切都试图回避一个的问题。那些效率低下的人们的关键原因在于拖延症。每个人都在拖延，并不只有你，这是一个肮脏的小秘密。但这并不意味着你不应该对付拖延症。 

拖延是什么？对于外界观察者而言，拖延就像你在做些有趣的事情（比如玩游戏或者刷微博），而非做你应该完成的工作。（这通常会让旁观者觉得你又懒又赖）但真正的问题在于：拖延症的本质究竟是什么？ 

我曾经花了好长时间来研究这个问题。对此，我最好的描述是你的大脑给任务事项施加了一种精神力场。玩过磁铁的人都知道：同极相斥。移动磁铁时，你能够感受到磁场线的边缘；而如果你把同极磁铁放在一起，磁场会把磁铁相互推离。 

精神力场就跟磁场的工作原理一样。我们看不见，但能够感受到它。你越是努力像完成某件事，精神力场就把你往反向推得越远。 

正如你不能通过蛮力把两块互斥的磁铁固定到一起一样：你一松手，他们就会分开，我从来没能纯粹的利用意志力来克服精神力场。恰恰相反，你应该足够机灵：只需转动磁极。 

那么究竟是什么造成了精神力场？我认为主要有两个原因：一是工作本身难度较大，二是自己被人指派需要工作。 

3.  面对困难 

(1) 分拆工作 

工作困难的第一个原因是过于庞大。假设你希望编写一个食谱整理程序。没有人能坐下来马上开始编写代码。创造一个程序只是是目标，而非具体可执行的工作事项。工作应该是具体、特定的一步，能够带你走向目标。像“画一个虚拟窗口能够显示食谱”这种工作就是一个良好的开端。从这一步开始，你知道能做什么了。 

当你迈出了第一步，第二步就变得更加清晰。你要构思食谱的构成，做什么样的搜索功能，如何构建食谱数据库等。马到成功，势如破竹。当你全心全力投入可执行的每一步时，难题就变得容易多了。 

对于我的每一个大项目而言，我都会思考下一步应该做什么，然后把它们列入分类事项清单中（见上文）。而每当我暂停某个项目时，我都会在清单里写下一步的计划。 

(2) 简化工作 

工作困难的第二个原因是过于复杂。比如：写一本书就看起来很艰巨，所以我们要从一篇文章起步。如果一篇文章也嫌太多，那就先写一段文字。最重要的是你要开始着手做些事情。 

一旦起步，你就能够更加准确地评判和理解工作中的困难。改进已有的工作可比从一张白纸做起简单多了。如果你顺利地写出了段落，或许它可以变成一篇文章，然后是一本书。一步接一步，一部宏伟的著作就这样诞生了。

(3) 思考难题 

通常情况下，一点灵感是解决难题的关键。如果你不了解某个领域，显然你需要做些调研：看其他人是怎么做的，先找到一些感觉；然后试着进一步全面了解该领域。而后，处理一些小问题练练手，检验一下是否掌握要领。 

4.  被分配的任务 

这是指那些你被要求完成的工作。无数心理学实验证明：当你试图激励别人做事情时，他们就倾向于不合作或者故意做得很差。胡萝卜加大棒这种外在激励似乎杀死了心理学家口中的“内在动机”——你对困难的天然兴趣。（这是社会心理学领域被重复研究、也是被研究得最透彻的领域：有超过70项研究证明奖励会破坏完成任务的兴趣）人们内心深处似乎抵制这种被要求完成的任务。 

奇怪的是，这种现象并不仅局限于别人，甚至当你告诉自己要做什么的时候也会出现。如果你告诉自己：“我应该做XX，这是目前最重要的事情”，突然之间，XX就成为世上最艰难的事情。然而，一旦YY成为你当下最该做的事情时，原来的XX就变得可爱起来。 

(1) 创建虚假任务 

由此，我们可以提出一种解决方法：如果你想做XX，就告诉自己要做YY.不幸的是，这样有意骗自己有些困难，因为你知道自己的一举一动。所以，你要更加鸡贼才能骗到自己。 

比如让外界分配任务给你。最著名的例子莫过于研究生必须完成的毕业论文，只有完成这个艰难的任务他们才能毕业。因此为了避免写毕业论文，研究生们乐于完成其他困难的任务。 

这种虚假的任务必须看起来十分重要（你只有写毕业论文才能毕业！）又庞大（你要完成数百页文章），但实际上不完成也不会死。 

(2) 不要给自己布置任务 

我们很容易说：“好吧，我需要把眼下的一切都放一边，集中精力完成这篇文章。”更糟糕的是，你甚至想用一些奖励收买自己，比如“如果我完成了这篇文章，就吃颗糖果”。但是最糟糕的还是让别人强迫你做。 

这三种情况都非常容易发生，我也都用过以上手段激励自己，但完全适得其反。因为你已经是在给自己分配任务了。然后，你的大脑会尽可能逃避这些工作。 

(3) 把事情变得有趣 

我们往往被告知：吃得苦中苦，方为人上人。但实际上解决难题差不多是我最享受的工作了。一个棘手的问题不仅能让你全神贯注地投入其中，更能让你收获解决难题之后美妙的成就感。 

所以，驱动自己做事情的秘诀不是说服自己必须要做，而是告诉自己这很有趣。如果它真的很无聊，那你就把它变得有趣。 

我第一次认真对待这个问题时，正在读大学。那时候我被要求写论文，其实写论文也不是一件特别难的事情，但它是被强加于我的。谁自愿写那么长地论文以讨论两本书的联系呢？为了让它变得有趣，我就从把论文变成我自己的小笑话开始。我决定用不同的风格写一段段文字，尽我所能地模仿各种各样的言论。（这样做还有上文讨论过的好处：总算迈出了第一步） 

使事情变得更有趣的另外一个方法是解决模型问题。例如，与其构建一个Web应用，不如建立一个Web应用的框架模式，然后把该Web应用当作一个模型APP。这样不仅会让任务变得更有趣，工作的成果也往往会更有用。

三、结论 

关于效率确实有很多误区：比如时间是可以替换的，专注做一件事情更高效，自我奖励能提高效率，艰难的工作都是苦逼的，拖延症是不正常的。这些误区的共同本质在于：扭曲你的天性。 

对于绝大多数人的绝大多数工作，都是如此。你难道是真的喜欢写无聊的文章或记录毫无意义的备忘录吗？如果社会强迫你这样做，你倾听内心，咆哮出内心的呼喊。 

如果你在努力做一些值得为之付出的事情，就更不应该关闭心灵的窗户了。恰恰相反，高效的真正秘密在于倾听身体的声音。饿了就吃，困了就睡，累了就休息，做有趣的事情。这看起来如此简单，没有任何花哨的言语，也不需要坚强的意志力，更不像那些人生导师的忠告。听从内心看起来就像常识，但社会的羁绊使得我们都误入歧途。如果你真的希望变得高效，很简单，是时候转身了。