公司管理者学会沟通非易事

来自：IT时代周刊　 

　　随着知识经济时代的到来，沟通能力已经成为考核和评价人才素质的重要尺度。对公司管理者来说，你还必须学会在商务谈判、会议论坛等公开场合得体地讲演自己的观点，游刃有余地同时与很多人交流。
　　在与人沟通时，出现以下4种情况是不能原谅的：没有做准备、紧张不自信、不投入、乏味。现在，我要告诉你的是：听众对于演讲者有4个要求。如果你能做到这4点，至少面对听众时你不会恐惧，你会成为一个很有成就的演讲者。它们非常简单，但并不容易做到。但只要你在每个谈话场合都记在心里，勤于练习，你就会运用自如。
　　记住，这些要素不会随着环境而改变，它们适用于私人谈话，也适用于正式演讲。

第一要素：充分准备

　　做好准备并不意味着你要成为这个话题最有发言权的世界权威。无论是正式谈话还是非正式谈话中，你都必须要让你的听众感到，在这个问题上你了解得比他们多，而且演讲前你也做了充分的准备。
从哪里开始准备
　　就算你是日理万机的总裁，一些重要事情也要亲自做准备。无论是单独为会议或演讲做准备，还是有人协助，你都应当从知识性、趣味性、听众的要求这些方面来评价一下自己。问问你自己：为什么被邀请做演讲？这个场合需要你说什么？如何将自己的特殊经历与听众所关心的事情联系起来？最后，试着不做任何修改，口述或写下你最初的想法，然后补充材料和进行润色。
练习演讲
　　在准备过程中，另外一件重要的事情就是，在演讲前先大声朗读一下讲稿，这样可以改掉那些读着不顺口的词语。如果你这么做了，基本上就等于成功了。
用自己的话演讲
　　把演讲材料变成你自己的东西这一点非常重要。里根总统非常擅长于此，他通常是把撰稿人写的稿子读过一遍后，就能在里面加入自己的观点和语言。如果有一个很扎实的草稿，最多只要半个小时就能把它完善起来。

第二要素：让听众感觉舒服

　　要让听众觉得舒服，首先要让自己看起来很舒服。我见过的最让人舒服的演讲者是一位参加过《迈克·道格拉斯秀》的嘉宾。他不是什么名人，只是克利夫兰市一个百货公司客户投诉部的经理。他的体重大约有300磅，但是他很快乐，并且非常自信。
　　我们的演播室有一个小露台，上面摆着四五把椅子，供主持人和嘉宾坐下聊天——我们的节目从开始以来都是以这种形式直播的。
　　身材庞大的客户投诉部经理走了上来，坐在其中一把椅子上。在做节目的过程中，他总是前后摇晃着椅子，我注意到有一只椅子腿已经离露台边缘越来越近了。可是还有三四分钟才到广告时间，我只能祷告在广告时间之前椅子别翻下露台。最后，事情还是不可避免地发生了：椅子腿挪出了露台，椅子一下向后翻了过去，这个300磅的大胖子还正说着话，就一下侧身向后摔了个跟头，突然不见了。演播室的观众都惊得吸了一口凉气。
　　然而，这个家伙竟然如此镇静，他爬了起来，捡起椅子，走到台前，把椅子放好又坐了下来，继续讲着他的故事，一刻都没停。观众和所有的工作人员为他处变不惊的风度报以热烈掌声。观众喜欢他就是因为他在整个节目中表现得镇定自若。从那以后，由于他处变不惊的能力征服了观众，他成为了我们节目的常客。
我们只是普通人
　　大部分人可能会觉得在电视直播节目中摔下舞台，让人非常尴尬，可能他们再也不会参加电视节目了。20年前，我从那位客户投诉部经理身上学到了很多东西，至今还记忆犹新。我们是人，任何意外都可能发生，我们都不完美，我们也许会愚弄自己，但是如果我们能微笑地坚持下去，就能赢得观众。
如何放松
　　那些自己轻松，也让他人感到轻松的人，在有事情发生的时候，不会做出让他人紧张，引起他人过激反应的举动。如果有人跑进办公室，告诉你有一辆卡车从后面撞到了你的车，你自然会很着急，但是没必要在告诉你这个消息的人面前大发雷霆。我们经常会犯的一个错误就是：在不相关的人身上发火。
　　如果你想在沟通交流过程中尽量地让自己舒服，也让别人感到舒服——特别是在私人谈话中，你可以先从接受别人开始。这种情况下你有两种选择：或者表现得你能容忍别人，或者你懂得欣赏别人——那些懂得欣赏别人的人通常会让别人感到更舒服。
　　我遇到过一些人，他们认为在下属提出意见时，应该显示出上司的派头。这种想法是根本行不通的。如果是一个善于沟通的上司，他会先微笑着感谢这名下属提出建议；然后，用适当的谈话方式帮助这名下属认清问题的复杂性，对他的建议表示出积极的肯定，至少，要让这名下属感到舒服，鼓励他提出更好的建议。
轻松接触
　　让别人感到舒服的一个很好的方法就是，自己先要放松。幽默是人们最常用的调节气氛的手段。约翰·肯尼迪和罗纳德·里根是我印象中两个最善于把严肃的事情轻松化的人，下面是他们在各种场合的智慧问答。
　　记者：总统先生，你有没有锁定新的邮政局长人选？你在找有经济背景还是有政治背景的人？
　　肯尼迪总统：选择范围是在不断缩小，但是其他背景的人也会被考虑，比如有邮政背景的。
　　里根总统(对一群医生说)：在我有生之年，我们取得了很多进步。比如说，我比我出生时所预料的多活了10年，这给很多人添了不少麻烦。
其他积极措施
　　即便你不是很有幽默感的人，你也可以通过其他办法让别人感到舒服，你可以成为一个别人眼中值得信赖的人。当别人不在场的时候，不参与传播关于他的流言，不要对别人冷嘲热讽，不要说那些言不由衷的赞扬，但是，你要尽量积极地评价别人。
　　训练自己做到举止大方，但注意不要做出格的动作。站在讲台上时，不要喋喋不休地念稿子。不要下意识地向后拢头发或用手指捋头发，或者挖鼻孔，这些举止会让人看起来很不舒服。在做演讲时你应该缓步走上讲坛，把稿子放在讲台上，接着把手放在讲台的两侧，然后看着听众。把握好自己的时间，但如果你一味地赶时间，看起来就会很不自然。

第三要素：全力投入

　　全力投人非常关键。当你对事情很有把握的时候，很少会僵在那里说不出话，如果你连续5天发现你的孩子的自行车在路上放着，头两次，你可能嘟囔两句就把自行车移到一边，但是到第5次，你就会提高嗓门说：“老是这样，不要把自行车放在路上，否则，我就不让你用自行车了。”把面部表情、眼神交流、身体语言和声音综合在一起，就是你了解到的所有事情，只要你全力投入，所有的事情就会水到渠成。当普通人全心全意投入的时候，他们就会成为非常出色的谈话者。

第四要素：有趣

　　如果你不对要谈论的话题全心投入，那这场谈话就很难变得有趣，这两个规则紧密相连，无论听众是多是少，如果你非常无聊乏味，他们都不会接受你。
形式与内容
　　我的一个客户是一名化学行业的律师，他是我在那个圈子里见过的最聪明的一个人，致力于改善环境的工作。我问他工作中遇到什么问题了，他说，他需要公司给他的环保项目增加30％的预算，但是这个问题没有引起高层，包括首席执行官在内的足够重视。说实话，我能理解为什么他的问题没有被重视——因为他说话的方式没有足够的感染力：声音低沉无力，眼睛和脸变得毫无生气，头和肩也一动不动，一双胳膊无力地垂在身体两侧；更糟糕的是，他没有谈到与话题有关的任何趣事。
与上司的5分钟
　　让我们来做一个非常有必要的练习：假设你可以跟你们公司的首席执行官谈5分钟，使你们的预算能够提高30％。这就要你表现得很投入，很有说服力，在很短的时间内使他重视你的问题。重要的是你要去兜售你的观点，而不是简单地讲出来。
　　这就是我如何训练这个客户的。他走进会议室坐下来，身体前倾，用眼睛注视着对方，声音干脆、吐字清楚地说：“很多公司包括我们公司，对于环境保护问题只是口头支持，不付诸实际行动。如果我们犯了这样的错误，在今后的7年里，我们会损失10亿美元。”在场的每个高层管理者都被震住了，接下来的演讲同样有震撼力，结果他的预算增加了。
“跳出来思考”
　　如果你能做到所谓的“跳出来思考”，很多事情就会变得非常有趣。有一个小游戏众所周知：在一张纸上有9个点，用一条线把9个点连起来。我们发现，如果我们画的线没有超出小点的范围，我们就不可能把它们连起来，换句话说，在小点之外画线才能获得成功。
　　在与人沟通中，我们也要这么做。尽量不要被你的话题所限，要多做创造性的思考，想想你涉及的在其他领域具有相似性的事物，或者从历史的角度思考你的话题，或者与听众熟悉的事物作比较。换句话说，即便你谈论的是公司的环境安全措施，也不意味着你不能谈到电影、历史、人物或者其他跟你的主题相关的想法。