数据是数据库系统处理的对象和核心，所以数据的展示是界面设计的重要环节，数据除了大小、形状、色彩等进行作为平面元素的外在表现外，还代表着特定的含义。比如在会计系统中红色的数字代表“赤字”：意思是负数。这一点是数据界面特有的功能，不同于一般的平面元素。
在数据语言中“数据项”是数据管理中表达一定意义又能自由运用的最小单位，在电子表格中是指一个单元格。
数据项和普通的文本一样，在界面上有视觉属性，比如：大小、形状、色彩、位置、方向等。每个数据项对应着电子表格系统中的一个单元格，选中单元格，按鼠标右键，在弹出式菜单中选中“设置单元格属性”，就可以设置数据的字体、字形、字号、字间距、色彩、方向和特效等。
1.2.1字号
计算字体面积的大小有号数制、级数制和点数制（也称为磅）。一般常用的是号数制，简称为“字号”。点数制是世界上流行的计算字体的标准制度。计算机的字也是使用点数制的计算方式（每一点等于０．３５毫米）标题用字一般大约１４点以上；正文用字一般为９－１２点，文字多的版面，字号可减到７－８点。字越小，精密度越高，整体性越强。但过小会影响阅读。
字号是指数字字符的大小（如:5号字，6号字, 7号字,……），在实际工作中字体的设置使用最广泛。字符的大小直接影响用户的关注度和视力所及范围，也影响着界面的整体布局。
1.2.2 字体
数字字体有些类似于汉字中的宋体、楷体、隶书等形式，来自于不同的字体库，在版面上无论是大面积信息块还是在个别数字的细节上，不同的字体都可以用于区分不同的版块或突出重点，不仅体现艺术性，还对阅读者起着导向作用。字体的应用要满足界面一致的要求，同样也要尊重用户的文化思想和使用习惯。比如：宋体更适用于正式的文本。
1.2.3 字形（方型，长型、宽型、斜体、加粗）
字形在设计中也很重要，虽然windows所提供的字形有限。因为字形的不同，会影响到整个屏幕或报表的长宽比例，直接影响整体布局，特别是当输入/输出介质的尺寸受限时，适当地调整字形就可以既能使阅读者看得清楚又能呈现更多的信息；斜体和粗体可以起到突出重点数字的作用。
比如表格中的某列由于受宽度的限制可以将字体变为 竖长。
同时注意视觉层次：在一个版面中，选用三到四种以内的字体为版面最佳视觉效果。超过四种以上则显杂乱，缺乏整体感。要达到版面视觉上的丰富与变化，只需将有限的字体变粗、变细、拉长、压扁，或调整行距的宽窄，或变化字号大小。实质上字体使用越多，整体性越差。
1.2.4 色彩
通过色彩的表现，可以使设计表达更丰富的内涵：
1、用于突出重点，使用特殊的色彩说明此数字是一个的特殊数据，比如：它是最大值、最小值或标准值等等，用于区别于其它的一般值。比如：
2、表述它的定性属性，是指“数值”（value）这个“定量属性”的另一面。比如会计报表中红色的数字表示“赤字”（即负数）；而股票市场上绿色的数字表示下跌，红色的数字代表上涨，这些都会给予用户“数值”以外的感性意义，而且这在某种程度上还会加快用户的阅览速度，这就是为什么股市开盘时如果出现大片红色数字，股民就会立刻欢呼雀跃的原因。
3、隔行不同背景色的数据，就会使用户不易看串行。
4、使用前景色、背景色、底纹填充等方法，可以用不同的背景色块表示不同区域的数字，使用户容易找到想要的数据。
1.2.5 划线
包括删除线，下划线等同样也能够突出重点或表现出数据的特殊意义。表1中的9.9就格引人注目
1.2.6 可视化方式
数字的表现可以不是单纯以数值呈现给用户，而是转换为另一种形式表现出来，使得数字形式更富于感性色彩和宏观特色。
比如将数字根据值的大小画出不同长度的数据条，“0.9”和“9.0”明显的视觉效果就能使用户更宜发现输入的错误，起到了数据校验的作用。所以在交互设计时，应尽可能地应用此方式。而图形的表现形式又高度依赖于行业特点，所以在进行设计时与用户的沟通极为重要，交给用户的图形一定要代表其行业领域的典型需求。
1.2.7 闪烁
利用数字的闪烁也可以吸引用户的注意力。如：123，在特殊情况下可以使用。
就像自然语言中的词有词性和词义一样，每个数据项都包含数据内容和数据形式两个方面：数据的内容是数据的值；数据的形式是数据的结构属性。数据项的结构属性决定了数据的存储方式和可进行的操作，一般分为字符型、数值型、日期型、逻辑型几类。以上都是对于数据的“值”的设置，同样也可以用字体、字形、字号、字间距、色彩、方向来标记结构属性，比如数值型的数据标为绿色，其余为黑色。
同时，“数据项”与“数据项”之间也可以用方向、位置、焦点重心表现它们之间的关系。
值得注意的是：只有在视觉元素（如：颜色的应用）有助于体现设计时才加入，不能滥用设计或过度设计。设计元素的使用还要传达用户的文化思想和使用习惯。
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