信息化软件选型误区

推行电子办公是企业信息化建设的重要组成部分，是转变企业职能、提高行政效率、推进政务公开、改善公共服务的有效手段.电子政务系统的目标，就是在企业部门内部、企业部门之间、业务处理信息化三者之间形成一个无缝办公的网络应用环境，有效利用企业资源，使企业部门更好地宣传自我形象、提高工作效率.

　　OA: OFFICE AUTOMATION即办公自动化，企业通过应用OA系统的目的是实现

　　1、 高效的信息流管理;消除信息孤岛，实现信息共享。

　　2、 规范工作流程;实现管理规范化、系统化，提升管理水平。

　　3、 高效地协同办公;实现及时有效地沟通，提高工作效率。

　　4、 量化管理参数;数据实现实时共享，为企业的管理和决策提供科学的依据。

　　OA系统选型对于企业信息化建设至关重要，选型误区也是客户在选型中经常出现的问题，我们希望通过对以下几个误区的分析帮助您应对这些难题。

　　误区一：自己开发

　　有的客户认为自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗的可能，但这种做法往往得不偿失。

　　首先，OA系统已经发展成为一种涵盖众多学科的综合管理技术，包括计算机科学、通信科学、网络科学、管理与行为科学、多媒体技术、数据库技术、图形图象处理技术等多个学科，缺乏综合知识和经验的普通程序员很难设计出优秀的OA系统。

　　其次，OA系统越来越重视将最新的管理理念与产品相融合，身在企业内部的程序员受行业和职位的限制，很难掌握业界流行的管理理念及其发展趋势，系统开发往往成了对市面上OA软件的简单模仿和对企业业务办公流程的克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的。

　　再次，频繁的调整OA系统会严重影响系统的正常使用和员工的快速掌握和熟练使用，延长了系统应用的磨合期。

　　最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失.因此除了敏感性单位以外，建议客户不必自己开发。

　　误区二：功能越全越好

　　从OA系统功能的角度来看，软件扩充的可能性几乎是无限大的，但是对客户来说，这样并没有必要，因为很多功能并不是他所必需的。首先功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦;其次功能的增多也带来了价格和服务成本的直线上升，过分追求功能超全是一种很大的浪费;而且功能的增多也带来了服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。因此客户选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求，放弃那些闲置不用、可用可不用、利用率低的功能，避免大而不当，选择满足自己核心需求的产品。

　　误区三：价格越贵越好

　　判断一个产品好不好的根本原则不是看它的价格是不是最贵，而是看它是否适合自己，OA系统更是如此。其实所有的OA系统80%的核心内容都是相同的，但是有的软件在上面增加上一些附加功能或者在某一项上有所强化，而功能每增加10%，价格便会增加100%-200%，给客户造成很重的经济负担，往往是花了大价钱买了自己并不需要的附加功能产品。因此客户考察OA产品除满足日常办公需求外，更多应考虑产品的功能性、稳定性、价格等因素，选择更适合自己要求，性价比更高的产品.

　　误区四：价格越低越好

　　价格低固然是好事，但是如果低到3000元以下就值得你怀疑这个软件有没有问题了。首先是质量问题，价格太低的OA软件往往是一些只有几个人的小公司，甚至是一个人开发的，可以想象这样的产品质量会是什么样子，这样的开发队伍能否稳定持久，将来的服务怎么保障。低过千元以下的OA您是否敢于购买?因为可能的结果是根本就用不了或用不长。

　　其次，隐性成本。很多软件虽然看起来比较便宜，但是有用户数限制，比如有一款OA软件报价5800元，但是只有20个用户数，每增加10个人就要增加2000元，这样50个人的单位就得11800元。

　　最后，服务问题，有一些软件报价不含服务费用，如果要提供培训、升级、维护甚至安装等服务就要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然服务费就成了一个无底洞。

　　提示，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户不负责任的表现。

　　误区五：软件应该完全符合客户的办公习惯

　　软件的确要适合客户的办公习惯，但是也要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现。

　　OA软件不是旧模式的新版本，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，优秀的OA软件更是代表了未来办公的趋势，如知识管理、协同办公等思想，另外它公开、公正、透明的特点也可能会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理，因此在开始应用时会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，这就要求用户能够除旧纳新，转变思维，勇于变革，因为这是必须要坚持的东西。

　　改革是要付出一定努力的，所以用户应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生实际效益的OA产品，而不是一味的追求符合自己的习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为这归根到底是接受新的管理思想。

误区六：一步到位，一劳永逸

　　首先，管理的发展不是一步到位的，人员、部门、制度、思维等都在不断发展中，需要我们随时调整、改进管理思想与方法以满足需要;其次，技术的发展不是一步到位的，开发技术和理念日渐先进，必须时刻更新才能保持领先;最后，社会的发展不是一步到位的，社会进步日新月异，只有紧跟时代才不会被潮流抛下。任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸，软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级，易于二次乃至多次开发的。

　　误区七：好的OA系统并不需要什么服务

　　首先，买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的;其次，不是购买一个功能非常完善的OA就能一步到位的.OA随着社会，技术，管理的进步而发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进的机会;而从长远看，软件商的服务更专业，并且风险和成本更低，更适合客户的需要。

　　通过对OA选型误区的分析我们建议您在OA选型过程中从以下几个方面进行考虑：

　　1、系统设计的标准

　　平台架构

　　软件的开发平台就像人的骨架，用来支撑整个软件产品，架构的选取是决定软件开发及后续整个软件使用周期内成败的关键因素。办公自动化系统作为电子政务平台内部办公平台，需要考虑以后集成各种应用系统与政务外网.在这一点上，基于Domino平台的系统是无法方便的提供开放的接口和其他平台开发的应用系统进行集成的，而非关系型的数据存储方式也给现有数据的整理带来了相当大的困难。而应用webservice技术的基于.net的平台架构可以和任何平台的应用系统进行方便的集成。同时.net平台开发难度小，部署实施方便，服务器端维护简单，总的来说，.net技术架构是符合未来发展趋势的，而且是最为经济的。

　　标准性

　　系统的运行环境采用标准的B/S架构。采用B/S架构可以节省投入成本，减少客户端的维护工作，同时避免升级带来的一系列问题(只需要升级服务器，即可以实现所有客户端的升级)。

　　系统的设计标准采用MVC(模型　Model、视图　View、控制　Controller)模式。采用MVC模式，可以最大限度的实现模块之间的低耦合性，使开发人员更加关注业务而非技术，同时在系统进行升级或二次开发时，把工作量减少到最小。比如需要更换软件的业务处理逻辑，只需要更新M层即可。

　　由于OA是基于工作流的概念发展而来的，基于WEB的应用是OA系统的必然趋势，系统一定要体现出基于WEB的工作流运行方式，保证异地办公和移动办公。

　　易用性

　　系统界面友好，亲和度强，功能完整，具备消息提示功能。同时具有一体化的后台管理，方便管理人员对系统进行管理与维护。

　　由于业务的改变，不可避免的发生人员变动等情况，系统还要具备高度的灵活性，可适应机构或人员的调整，保证业务流程可以顺利、完整的运行，这就要求系统要具有流程自定义的功能，当发生变化时，可以及时调整流程，而不需要改动代码。

　　扩展性

　　一个单位可能会用到很多系统，这就要求系统必需具有非常强大的扩展性，现在标准的方法是使用Web Service技术，Web Service技术是通过提供一些可在WEB环境下进行远程调用的函数，其它系统通过调用这些函数，来与系统集成。此外，还存在着OA系统之间的公文传递，这就要求系统具备公文交换能力，公文交换要兼容多种标准格式，比如金山OFFICE、MS　OFFICE、方正CEB等。

　　安全性

　　除了网络及硬件提供安全保护外，系统本身也应具备很高的安全性。现行加强系统安全的方式有以下几个方面：

　　n 用户权限管理。除了对可以用最终用户授权外，还可以对部门、或职务授权。

　　n 与AD活动目录集成。AD活动目录提供了统一的、安全的管理办法，保护系统安全。

　　n 采用SSL、CA认证，保护数据在传输过程中的安全。

　　稳定性

　　系统是以关系型数据库应用为核心，稳定的关系型数据库是基础。另外，系统还要具备海量数据、用户迸发处理的能力，保证稳定、高效的运行。

　　2、产品的成熟度

　　成熟度是产品品牌、性能、价格、服务等方面的综合反映，考察OA产品的成熟度可以从以下几个方面进行：

　　n 经过持久的市场考验

　　成熟的产品必须经过严格的市场考验，其结果反映该产品的生命周期，同时也影响用户的应用效果和风险。

　　n 经过大量的用户使用和验证

　　成熟的产品必须通过大量的用户使用验证，用户的回馈对产品的改进起到了积极地推动的作用，产品发展的动力来源于应用的需求。

　　n 强大的产品研发团队

　　拥有强大的研发团队是一款产品成功的基础，在不断的产品演进和完善的过程中研发团队的重要性是不言而喻的，他们将用户的回馈和需求变为产品，将经验和理念通过产品而实现。

　　3、产品的拥有成本(TCO)

　　客户选择产品时一方面关注购买价格，另一方面更要关注系统应用中的边际成本。购买成熟度高的产品，能够缩短系统实施周期和人员培训时间，大大节约了用户的时间成本，其次，成熟度高的产品在系统稳定性、易用性、实用性，安全性、扩展性方面拥有极大的优势，这种优势在为用户节省大量人力成本和资金成本的同时也大大降低了客户的购买和使用风险。

　　4、厂商的综合实力

　　厂商的综合实力体现在产品研发、实施培训、售后服务等方面，用户购买产品的同时也享受厂商提供的相应服务。产品研发实力决定了产品的性能以及对用户需求的满足程度，用户需求的不断变更必须依靠强大的研发团队给于支撑和解决。用户的购买行为不是一次性的，使用过程中不可避免地会出现问题，售后服务能力和水平直接影响用户的使用效果和风险，因此必须选择能够不断发展的厂商来合作。其次，实施培训能力也是选型时考虑的重要因素，实施培训能力需要在大量的用户实践中积累，实力弱的厂商很难为用户提供完善到位的实施培训服务。

　　总体来说，选择OA有2个标准，那就是产品的成熟度高(理念先进、功能适用、价格合理)，厂商的综合实力强(研发能力、实时培训能力、售后服务能力)。其中最重要的一点就是“适用”，OA软件一定要符合客户的需求和以后的发展需要，才能充分发挥它的功效，完美的为客户服务。

　　上述内容供您参考，奥思维热忱的希望为贵单位提供信息化建设方面的服务，真诚的期待与您合作。同时，我们也祝愿贵公司信息化建设取得成功!