项目中沟通管理与干系人管理

 项目场景：

佳兆业物业项目中甲方有项目管理人员A、B、C，A是统管，B、C是主管系统使用，A和B、C办公地点不一，导致彼此提的需求有时重叠，有时互相不知情，待功能升级之后，时常向我方问询功能变更原因。

 

 问题分析：

前期项目信息不同步，以致后期沟通成本增加，严重的还可能被要求返工。而导致这一问题的原因有二，一是干系人管理不到位，二是沟通管理欠缺。

 

 问题处理：

• 规范干系人管

 

首先完整识别所有项目干系人，建立干系人登记册并注意更新：

 

其次分析评估干系人影响，如画出权利/影响方格：

 

 

然后制定干系人参与评估矩阵，矩阵中C表示当前参与程度，D表示期望参与程度，在整个项目周期中，应时刻关注项目干系人参与程度，不断与干系人进行沟通，努力将所有干系人的当前参与程度都提升到期望参与程度。

       不知晓：对项目和潜在影响或变更需求不知晓。

       抵制：知晓项目和潜在影响，抵制变更。

       中立：知晓项目，既不支持，也不反对。

       支持：知晓项目潜在影响，支持变更。

       领导：知晓项目和潜在影响，积极致力于保证项目成功。

 

• 沟通管理

 

制定项目干系人沟通表：

 

沟通过程中，谨记沟通模型（编码，传递信息，解码，告知收悉，反馈），尽量将噪音降到最低。 

 

管理沟通是在项目生命周期中通过沟通技巧处理项目信息的过程，包括项目信息的产生、收集、分发、存储、检索及最终处理。

 

控制沟通是在项目生命周期中监控整个沟通的方式方法以及沟通的效率和效果，对有问题的沟通技巧随时调整，以满足项目干系人对项目信息的需求。

 

针对上述项目问题，可制定项目干系人沟通需求分析表（如下），并在每次需求变更时，使用干系人沟通表与各干系人进行及时的项目信息分发和沟通。