物资管理系统需求分析

 

物资管理系统需求分析

--谈谈以业务过程为中心的需求分析法

江苏仪征化纤股份有限公司信息中心　　颜洪忠

　　摘要】　本文从企业物资管理计算机应用系统的重要性、应用现状、系统目标、分析方法四个方面介绍了流程型企业物资管理系统的需求分析，其中重点讲述了以业务过程为中心的需求分析方法，把每个业务过程看成一个对象，然后把流程描述、业务流程图、数据流图、输入数据、输出数据、功能、事件看成业务过程的属性，通过这种方法来唯一确定一个完整的业务过程。

　　【关键词】　制造资源计划（MRPⅡ）　企业计划资源（ERP）　管理信息系统（MIS）　软件工程（SE)　计算机应用

系统概述

　　所谓物资管理就是通过用料申请计划、采购、运输、仓储、保管、领用等活动，解决物资供需之间存在的时间、空间、数量、品种、规格以及价格和质量等方面的矛盾，衔接好生产中的各个环节，确保生产的顺利进行。物资管理是工业企业中的不可缺少的一环，物资已成为企业很重要的一个管理对象，它在整个企业的生产、经营、管理中的流动，就形成物流，物流是否合理、是否畅通，对企业的生产经营活动有着直接影响，物资管理水平的高低直接影响着企业的成本，此外，物流和资金流直接相关，直接关系着企业的成本，一方面，采购价格决定着企业原材料成本、采购成本的高低，另一方面，运输、仓储、装卸、库房管理直接影响着企业的运营成本。
　　目前，很多企业已把物资管理作为企业增加效益的"第三利润源泉"。而"第一利润源泉"就是降低人工和材料的消耗成本，"第二利润源泉"就是扩大产品销售，但是，随着市场经济竟增的日益激烈，这两种手段对提高利润都是有一定限度的，因而还应把注意力集中到在成本中占有相当比例的物料成本和物资管理费用上，因而物资管理在企业生产经营中具有重要作用。既然物资管理在企业中那么重要，那么如何提高企业的物资管理水平里呢？因为物资管理涉及到计划、物料平衡、采购、库存、入库、领用等活动，这些业务涉及到大量的数据和信息，比如：供应商、品种、规格、价格、库存情况、领用情况以及对这些数据进行报表制作和综合分析等，对这些数据的准确性、及时性和质量要求是相当高的，任何信息的遗漏、错误或失误都会影响到企业的利益，若采用纯人工的方法来管理是有一定难度的。目前，社会已进入到信息时代，信息已成为企业的一个重要资源，向信息和管理要效益也是大势所趋，这就要求在物资管理的思想和手段上有一些新的突破，而低水平的管理靠"感觉"和"经验"，高水平的管理靠"数据"，电脑是将"定性分析"提高到"定量分析"的最好工具，此外，计算机还具有运算速度快、精度高、存储出信息容量大、检索效率高的特性。因而，采用计算机技术实现物资管理电算化，是提高物资管理水平的很有效的途径。 应用现状
　　目前，公司很多二级单位都有物资管理计算机系统，但应用效果都不是很佳，现从以下几个方面来总结导致这一现状的原因：
　　1.管理业务流程不规范，管理人员缺泛信息化意识，管理有很大的随意性，过分追求手工管理的方便，而不考虑其管理的信息化，合理性，是否存在漏洞等方面。
　　2.原始数据的采集严重滞后，终端机未进库房。比如：物资早已入库，但入库验收单还没有录入；物资早已出库，但领用单还没有录入，造成计算机存贮的数据缺泛实时性、真实性。
　　3.基础数据的录入周期太长，维护不及时，对代码的使用缺少强制性，未形成一种约束，规范和共识。
　　4.软件提供的功能不丰富，操作方式和手段单一，实时响应时间太长，等待时间太长。比如：出入库是必须输入物码，导致操作员必须记住成千上万的物码，这是不现实的；帐本查询统计分析功能太弱等。 　　5.数据共享功能太差，尤其是财务软件系统的数据共享太差，数据的转储也太弱。
　　6.系统的管理监控功能太弱，提供的管理和决策支持信息太少，未实现手工管理很难做的一些功能。
　　7.数据规范程度太低，经常为了用户的一点小要求或报表处理的需要，随意修改数据库、添加字段，造成大量冗余。
　　造成以上这些现象的原因，有些是因为用户，有些是因为软件开发人员，也有些是因为当时的计算机技术所限制。上面的这些问题不是不可以解决的，关键是领导要有管理信息化的意识，计算机软件开发人员要多学点管理业务，业务管理人员要多学点计算机知识，相互之间以弥补某一方面的不足，成为一种复合型人才。

系统目标

　　1.物资供应管理软件的最终目标是在保证企业生产经营管理正常进行的前提下，最大限度地简化日常事务，降低原材料成本和运营成本，降低库存和占用资金，增加企业的流动资金，减少财务收支差错或延误，使物资管理人员把更多的精力集中在诸如供应商选择、合同谈判和效益分析等战略性决策任务上。
　　2.用计算机来管理物资不能照搬照抄人工管理模式，变成人工管理的翻版，而是要根据物资管理的目标对人工管理的业务流程进行优化、合理化、科学化，要超越当前的业务，抽象出业务中的管理思想和规律。
　　3.要让物流、资金流、数据流、控制流畅通并形成一个完整的闭环反馈系统。整个物资供应管理系统要以计划和控制为主线，充分体现物流、资金流、信息流、控制流有机集成的管理思想。同时，物资的管理效率就体现在对信息的采集、传递、处理加工过程中，信息流是物资供应管理过程的影象。
　　4.要有丰富的监控、考核、管理功能，做到事先有计划，事中有控制，事后有核算，要求每一个业务过程都要为领导（综合管理）提供丰富的决策信息和考核数据。

分析方法

　　目前，很多企业都在进行企业信息化建设，而这种信息化建设不仅仅是计算机技术的革新，而是一种管理创新、思想创新，也就是说在企业信息化建设的同时，对企业的的各项管理业务及活动的处理过程进行改造，即业务流程再造（BPR--Bussiness　Process　Reengineering），为何要把业务流程再造提到这样一个高度，因为，业务流程的合理化是信息系统发挥作用的前提；计划和市场是业务流程设计的出发点；价值链是衡量业务流程的尺度；增加效益是业务流程合理化的目的。正因如此，我们提出了以业务过程为中心的需求分析方法。如何描述一个业务过程是本方法的基础，首先，抽象出企业有哪些业务过程，哪些业务过程适合于计算机管理，然后，对业务过程进行分析描述。对业务流程的描述主要包括：每一个业务过程的流程如何？是否规范？哪些环节可完全用计算机实现？哪些不能？哪些只能辅助实现？若用计算机实现，需输入哪些数据？需进行哪些处理？需输出什么？相关数据的入口在哪里？数据的所有者是谁？其他人员和这些数据的关系是什么？通过这几个方面的描述来唯一确定一个业务过程。由此看来，我们可把业务过程看作一个对象，该对象包括如下几个属性：流程描述、业务流程图、数据流图、输入数据、输出数据、功能、事件等，通过这种方法让领导、业务员、计算机人员充分参与进来，进行充分的交流并形成正式文档，该文档可作为计算机人员进行设计编码的依据，也可作为领导和业务员对开发出来的软件考核的依据。用这种分析方法在企业中肯定涉及到企业的组织机构、管理体制、工作方法和工作基础等重大问题，这是无法避免的，这要求企业的高层领导具有较高的管理思想、企业信息化意识、长远的眼光以及伟大的魄力，不然的话实现的难度相当大。下面对每个属性的含义进行解释。
　　1.流程描述：用文字详细描述流程中的每一个业务环节，使具体的业务员和计算机开发人员看了之后，不发生任何歧义，每个业务环节的复杂度或者说粒度要适中。它是后面功能和事件描述的基础，是详细设计功能模块划分的依据。每个业务过程可能有很多业务环节，每个业务环节可能由不同岗位上的人来做，我们把管理中涉及到的人员划分角色，每一种角色分担一项具体的工作，任务明确；每一种角色对数据的属性也是各不相同的；对数据的操作权限也是各不相同的。
　　2.业务流程图：根据业务流程描述，画出对应的业务流程图，是业务流程描述的图形表示，使业务流程更加直观明了。
　　3.数据流图：从数据流动的角度描述该业务中的数据输入，数据的处理以及数据输出。
　　4.输入数据：描述本系统中的输入数据，输入数据主要分为三类，（1）外界数据：就是外部请求的最原始的信息，比如单据，发票等；（2）内部数据：主要是为了配合数据处理的需要，需要引用的本系统（物资管理）数据；（3）外部数据是相对于内部数据而言的，也是为了处理的需要，需要引入外系统的数据（比如：财务管理分系统）。它是数据库设计和数据入口屏幕设计的依据。
　　5.输出数据：描述本系统中的输出数据，输出数据主要分为三类，（1）外界数据：主要是那些需打印输出到外界的信息，比如单据，报表等；（2）内部数据：主要是需要在本系统（物资管理）内存贮的数据；（3）外部数据是相对于内部数据而言的，需要在外系统（比如：财务管理分系统）内存贮的数据。它是数据库设计，报表设计和查询设计的依据。
　　6.功能：描述本系统中的主要功能，功能是由用户主动发出请求之后而进行的一些处理。它是功能模块划分和设计的依据。
　　7.事件：描述本系统中的主要事件，事件是在用户一动作之后，由计算机自动进行的一些处理，是被动的。在描述事件时，一定要交代清楚事件的触发时间。它是数据库后台存储过程和数据库触发子设计的依据。
　　物资供应管理系统是根据仪化信息中心多年来的物资管理软件开发经验，在MRPⅡ思想方法的指导下进行的，同时我们也参考了国内一些同类企业的应用软件系统的优点，还吸取了国内一些物资管理水平较高的一些企业的优秀管理思路。结合我公司的生产特点，开发出一套适合我公司实际情况，又具有一定的通用性的软件系统，解决好企业在物资管理上的诸多难点问题。为了能从物资供应管理的业务中抽象出所有的业务过程，下面介绍一下我公司的物流控制模型图。
　　物流控制模型图说明如下：
　　1)用料申请计划：主要确定需要用什么？什么时间用？用途是什么？
　　2)采购计划：确定买什么？买多少？什么时间完成？需要多少资金？
　　3)采购单：是针对一个供应商的一次采购行为。
　　4)物料平衡：依据是资源（库存、在途、资金）和需求（需求计划、定额、市场行情）；目的是产生缺口，编制采购计划。
　　5)任务分解和采购：依据是采购计划、人员分工、供应商、需用时间、市场行情；目的是产生采购单。
　　6)入库：依据是入库验收单、采购单、质检报告、审批结果；控制是采购单、资金、质检标准；目的是允许出库。
　　7)出库：依据是领用单、用料申请计划、库存；控制是用料申请计划、库存、资金；目的是允许出库。 　　通过对物资供应部门业务的了解和以上物流控制模型的分析，物资供应管理的主要业务过程有：A计划管理、B采购管理、C供应商管理、仓储管理（D入库、E出库、F盘库、G报废、H台帐管理）、I材料核算、J综合管理、K基础数据管理（物资目录、内部单位目录）等。在物资供应管理工作中涉及的角色主要有：领导、计划员、采购员、质检员、库管员、制单员等几种角色。然后对每一个业务过程采用以上方法进行描述，由于篇幅原因，不再举例说明。

　　结束语

　　本文是作者在企业计算机应用开发中，对需求分析方法的一些初步认识、一些经验教训和体会的基础上写成的，本人正在用该方法实施本公司的物资和财务管理软件，已取得初步进展，该方法还有待在实践中进一步提高和充实，不当之处欢迎同行敬请指出。