AR/AP - 借项通知单和贷项通知单的区别

AR

Credit Memo

        贷项通知单，减应收，冲原始发票

 

    实际使用情况：客户退货，自己公司就需要开Credit Memo减小应收

Debit Memo

        借项通知单，独立的发票，加应收

 

AP

Credit Memo

        贷项通知单，指供应商开给我们的表示应付减少的通知，负数，冲原始发票，可用0支付结清

 

   实际使用情况：由于货物质量问题，供应商主动折扣，而开出给你的红字发票，减小应付金额

Debit Memo

        借项通知单，指我们自己开出的表示应付减少的通知，同样是负数，冲原始发票，可用0支付结清

 

   实际使用情况：由于货物质量问题，我司要求供应商折扣，开给供应商的红字发票，减小应付金额

 

例子：

 

Debit (借记，借项）  Credit (贷记，贷项）   这个概念永远都不会变。  对财会出身的人来说是比较好理解的，

但是没有财务背景时，就很容易搞糊涂了。我在这里附上了网上可以搜索到的一些解释文章，可以帮助理解，但觉得还是在开头

把结论写上，以方便懒人（即没时间看完本贴的人）。

无论如何，AR（应收）中和AP（应付）中的Debit和Credit其含义从中文讲有差异，即借记应收为增加应收，而借记应付为减少应付。

所有的理解混乱，都是因此而引起。但看完本贴后，应该再也不会糊涂了。

在AR中，当销售产品给客户时，会做分录如： DR ：AR （客户1）   CR：REVENU   AND VAT（SALES）

那么如果再给客户发一张DEBIT MEMO ， 也会做分录   DR：AR （客户1）    CR：CR：REVENU   AND VAT（SALES）

而如果是CREDIT MEMO， 分录就会相反。   应收账款在借记时会增加，贷记时会减少，概念是一致的。

在AP中，当收到供应商发来的货物及发票时，会做分录   DR： STOCK  AND VAT（PURCHASE）   CR： AP（供应商1）

对于应付账款，一般的情况有两种，一种是采购方要求折扣（因质量问题等），这时采购方会发出DEBIT MEMO REQUEST，

即借项通知单，转成DEBIT MEMO时，会做分录     DR：  AP （供应商1）   CR： STOCK（OR OVERHEAD） AND VAT（PURCHASE）

另一种情况是，供应商主动（或是在协商后）给予采购方折扣，供应商向采购方开出CREDIT MEMO。对于供应商来说，是销售业务，所以在供应

商的系统中，是针对AR做的CREDIT，是冲减应收。采购方拿到这个CREDIT MEMO时，就可以冲减应付，分录跟第一种情况一样，都是

DR：  AP （供应商1）   CR： STOCK（OR OVERHEAD） AND VAT（PURCHASE）。

当然供应商也可能开出DEBIT MEMO给采购方，采购方收到后应会做相反的分录 CR：  AP （供应商1） DR： STOCK（OR OVERHEAD） AND VAT（PURCHASE）。

原理就是这样了，但是实际应用中，有一个增值税发票的问题，特别是进项税。进项税是凭发票记账并且抵扣的，一般的销售方都不会随便开出增值税发票，

而采购方也不愿没有增值税专用发票的情况下付款，所以就有一个协商开票的过程。

总记，Debit (借记，借项）  Credit (贷记，贷项）   这个概念永远都不会变的，这样去理解就一通百通了。

 

 

Credit Memo & Debit Memo     某网友的Explanation:

credit memo和debit memo是对企业向顾客已经交付的货物的价值进行调整的单据类

型。举个例，如果您已经就所交付的货物向买主开具了100元的发票，可是由于货物质量的瑕疵，

买主主张“货接受但必须削价10元”，如果您接受了这个主张，那您就得开具10元的credit memo

（即实际业务中的所谓“红字发票”）。总之，与原始invoice的价值相比，增价用debit memo，

降价用credit memo，两者都是billing document type。

credit memo request 和debit memo request都是sales document type，其原理与一般的销售订

单类型并无质的区别。只是，两个memo request的下游transaction都是直接参照订单创建

billing document，而不需要有delivery。

credit memo request --> credit memo, debit memo request --> debit memo，这就是它们的

流程。

 

Translation:

Debit Memo（借项通知单） & Credit Memo（贷项通知单） 都是因为顾客对产品不满意所产生的请款的文件。Debit Memo增加应收账款（Account Receivables）的数值; 反之，贷项通知单则减少应收账款的数值。

 

借/贷项通知单建立 1 直接由顾客发票转置而成; 2 由借/贷通知单（Debit/Credit Memo Request）转置而成

 

 

Definition(From help.sap)

Credit memo: A sales document created on the basis of a customer complaint. This reduces receivables in Financial Accounting.

Debit memo: A sales document created on the basis of a customer complaint. This increases receivables in Financial Accounting.

Use

You may need to create credit memos for various reasons (for example, because of defective goods or because you have overcharged a customer). Similarly, you may need to create a debit memo, if, for example, you have not charged the customer enough.

 

倒是Oracle中Invoice关于Credit Memo & Debit Memo让人糊涂：Debit Memo 是买家针对供应商，开一张Debit memo形式的invoice给供应商; Credit Memo 供应商针对买家, 开出一张Credit Memo给买家，进行折价。-----------------------------------------------------------

AP中的Credit /Debit Memo 和AR中的Credit /Debit Memo 是不一样的。

AP中的Credit Memo 是供应商开出来的红字发票，Debit Memo 是我们自己对应付的调减单据。 AR中的Credit Memo 是开给客户的红字发票，Debit Memo 是开给客户的兰字发票。（区别于正常的销售发票,例如调整价差等）

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Credit memo：冲减帐款 Debit memo：增加帐款

两者是指有后续追加减事项发生而需对原本应收付账款进行冲减或调增动作

 

在Oracle AP之应付帐款模块中，将应付凭据(Invoice)分成了「standard」、「Credit memo」、「Debit memo」….等几种不同的型式，而其中的Credit memo与Debit memo 之间的差异以及使用时机，可以简单的描述如下：

 

Credit Memo :

当厂商将某张订单的商品寄送至本公司后，由于其他因素(如:商品有瑕疵…等)主动要给予我们额外的折扣时，厂商会先开立一张credit Memo给我们, 当我们收到该通知时便可将其输入到oracle AP的应付帐款系统中, 接着再将此张credit memo invoice与之前的invoice 来做match，从而减少我们的应付帐款。

 

Debit Memo :

当我们要退货给某家供货商时，需先通知该供货商，并待其核可此项退货后，我们便可开立一张Debit memo形式的invoice，并将此张Debit memo invoice与之前的invoice 来做match，从而减少我们的应付帐款，接着再将商品退还给供货商。而此种Debit memo invoice在台湾比较少使用到，通常是用在厂商送过来的产品，并非是我方订单所要求的项目时，才会开立一张Debit memo形式的invoice,来减少应付帐款。

 

简单的说

Credit memo: 便是『厂商』 通知 『我们』 要给予货品的折扣时，会开立credit memo 给我们,接着我们便要在oracle AP的应付帐款系统中输入此张credit memo，而此种型式的 invoice便称为credit memo invoice。

Debit memo: 便是『我方』要求『厂商』给与货品的折让时(如退货)，我们便要开立debit memo invoice,并且通知厂商，而此种型式的invoice便称为 debit memo invoice。

 

***********************************以下技术属性*****************************

同是销售单据，memo request与Standard order/return的数量的字段属性是

不一样的：前者的数量，系统中的文本是target quantity，技术属性为VBAP-ZMENG；后者的数

量，系统中的文本是order quantity，技术属性为VBEP-WMENG。二者的Processing data归结在不

同的表结构中。

账务票据，memo的数量来自于credit/memo request，invoice来自于order（当然return的后续

billing是credit memo），这已经在copy control中定义清楚了，所以它们的数量同样应该归

在不同的表结构中。