系统集成项目投标要诀

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系统集成项目投标要诀

2006-12-20

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　　所谓系统集成，就是通过结构化的综合布线系统和计算机、通讯、网络等技术，将各个分离的设备、功能和信息等集成到相互关联的、统一和协调的系统之中，使资源达到充分共享，实现集中、高效、便利的管理。系统集成包含功能集成、网络集成、软件界面集成等多种集成技术。同时，它是一个多厂商、多协议和面向各种应用的体系结构，其本质是最优化的综合统筹设计，其目标是追求整体性能最优，即所有部件和成分合在一起后不但能工作，而且全系统是低成本、高效率、性能匀称、可扩充性和可维护性的系统。其实现的关键在于解决系统之间的互连和互操作性问题。作为集成商在投标时应充分考虑其特点，并在投标时区别于其它项目：
　　看清投标资格：每个项目在招标时均会针对本项目规定一定的入门资格，如公司规模（注册资金，技术人员数量、质量，各种专业证书获得情况等），公司能力、实力（如《计算机信息系统集成资质》、《涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质》、ISO质量认证证书等），这是对投标人的最低要求，你必须要具备或超过招标文件中所规定的要求。投标时所提供的各种证书应是投标人本身所具有的（母公司使用子公司或子公司使用母公司的证书都不会被认可），否则，费时、费力、费钱制作的标书却是废标。
　　了解各项要求：要仔细阅读招标文件，明确具体要求，如投标保证金、交付方式，本地企业只需带支票即可，非本地企业则要了解中标人的帐号、开户行，并将支票提前汇出以使保证金在投标截止前到帐（要考虑到不同银行间的转帐时间），或开好汇票、保函，投标时当场交给招标人。又如对招标人安排现场踏勘或招标答疑的时间、地点要了解清楚；如果招标人没有安排，但投标人认为应该安排，否则无法完整、正确完成招标文件，则应向招标人提出，要求安排现场踏勘或招标答疑。再对如投标时间、地点，投标截止时间等，也要牢记，一旦搞错就无法弥补。
　　及时提出问题：投标人对技术需求中有不明白、不理解以及认为存在排他性、歧视性的指标、参数，要及时向招标人提出，千万不要自以为是，按自己的理解来报价、做方案。对不明白、不理解的地方可以要求招标人进行解释、澄清；而对排他性、歧视性的指标、参数，则应要求招标人进行更改（因为政府采购的最基本原则是公平、公正）。所有的质疑、澄清要求均应在招标文件规定的时间内提出，并附相关证据、证明文件和联系方式，以利招标人调查取证后作出必要的更正或答复。要特别提醒投标人的是：提出质疑应该客观、公正，不要认为对你不适合的都是不公正、不公平的，否则就可能变成“无理质疑”，这对当事各方都是无益的。
　　投标内容要完整：一个系统集成项目往往包含有综合布线系统、计算机网络系统、设备管理系统、广播电视系统、视频点播系统、综合安保系统、视频会议系统、一卡通系统、各种系统软件和应用软件以及各种硬件设备等等的全部或多个子系统和相关设备，所以对投标文件的完整性要求要高于其它项目，而且由于子系统太多，投标人往往会顾此失彼，遗漏部分内容。而投标文件是投标人的答卷，是评标委员会进行评审的主要依据。投标文件制作好坏（不是指装订和外观）是直接关系到投标人能否中标的关键，投标人对此必须慎之又慎。对一份投标文件来说，内容完整是最基本的要求，每部分内容的详、简可能是水平问题（很少有集成商是“全才”，擅长每个子系统），而内容完整与否，则完全是态度问题。投标人对招标文件所要求提供的各种材料，无论是商务还是技术都必须无一遗漏、全部提供，而且最好能按照招标文件所要求的顺序进行装订。对系统集成项目而言，技术方案的优劣是最主要的，但也千万不能忽略商务部分的重要性。如果投标文件的商务部分丢三落四，缺少必要的逻辑性、完整性，即便报个最低价，又有什么意义呢？ 
　　 投标格式要规范：由于系统集成项目内容多，且各个子系统和相关设备都各有特点且要求各不相同，所以其要求投标人提供的各种格式、报表也就多于其它项目。而投标文件是体现投标人投标经验、公司实力、能力和管理水平的一个重要方面。要使投标文件比较完整、规范，首先要仔细阅读招标文件，了解招标人要求投标人提供哪些资料和证明文件，有哪些投标要求，报价有什么要求和格式等。投标人在投标文件中提供的各种表格、报表等要尽量按照招标文件规定的格式进行，如投标函格式，开标一览表中所要求的价格、工期、质保期格式，报价明细表中的公开报价、折扣、汇率、人民币报价格式等均应按要求提供。虽然不能一概而论地说投标文件不规范一定不能中标（视重要性和严重性而定），但肯定会对评标结果有影响，尤其是在两个投标人旗鼓相当、各种条件都相仿的情况下，评标委员肯定会选择投标文件做得完整、规范的投标人。
　　标书导读不可少：系统集成项目的投标文件的最大特点之一是内容多（通常都是几大本，因为要对技术方案进行全面论述，在项目比较大，子系统比较多的情况下，这可能也是必需的），所以笔者认为在投标文件中增加一个标书导读表是一份规范、完整的投标文件所必需的。但许多投标人经常忽略这个问题，认为投标文件中已有目录（实际上也有不少投标文件连目录都没有），或者认为投标文件中已包含所有内容而无需再准备一个导读表。实际上，导读表既不同于目录，也不同于内容摘要。因为面对一份十多万字、乃至几十万字的投标文件，要评标委员在规定的有限时间里，逐字逐句地阅读并作出评价是不太现实的（笔者前些时间进行招标的一个项目，共有5个公司递交投标文件，其中一个公司的投标文件就有13本，5个公司加起来的投标文件厚度超过一米）。所以一份好的导读表应该是投标文件中的点睛之作，它需要针对招标文件中的各个重要方面一一列明，并标注这些内容在投标文件的哪个章节、哪一页（这也是让投标人检查投标文件是否有遗漏的一个好方法），让评标委员能很方便地查到他所关心的内容，便于进行比较、核实。
　　投标报价合理性：要想在信息系统集成项目中中标，报价的合理性或者说整个项目报价的性能价格比是否最优是重中之重。因为在系统集成项目中，方案的好坏、所选购产品的品牌、档次等差距是很大的。另外，在集成项目中仅看一个总价是不能说明问题的。如有些项目共有十几个子系统，虽然有时几个投标人的总价相近，但各子系统之间的报价却相差悬殊，故总价相近只能说是一种巧合。所以在此我们强调报价的合理性即各子系统之间所配置的设备档次是否相当、能否达到一种平衡是关键。因为我们追求的是整个系统性能要达到一个1＋1>2的整体效果（绝不一味追求低价），是性能价格比最好的系统，即我们强调的是最低评标价而不是最低投标价。还有，投标价优惠问题也值得引起注意。有些投标人为了所谓提供优惠报价，不惜将每一套完整设备均分拆成两部分，一部分是所谓的赠送品。而实际上，如没有赠送部分，则该设备是无法运行的。更令人不解的是，有些投标人还将赠送部分完全打乱（将各设备的赠送部分罗列在一起，而不是按各设备单列），致使无法判断该设备到底有哪些部分组成。笔者以为，对最终优惠投标价的处理，最简单、最直观的做法，就是在报价一览表后增加一栏写明投标优惠价即可，各方都一目了然。关于投标报价问题，笔者在《最低价并非必然中标》（《政府采购信息报》2006-1-11）一文中已有详细分析，在此不再赘述。
　　投标资质忌作假：系统集成项目在招标时经常会设置一些门槛，如要求投标人具有《计算机信息系统集成资质》几级以上，某些项目还会要求投标人具有《涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质》等等。有些投标人明知自己不具有相应资质，却还要造假参与投标，这实在是劳民伤财，得不偿失。因为投标人的许多情况，如集成资质、涉密资质等在互联网上就可以查到；对某些无法在网上查到的，招标人会要求投标人提供原件。这虽然会花费招标人一些时间，但对投标人来说损失更大，因为其将面临：罚款、禁入政府采购市场等处罚。如果投标人认为招标条件不合理或认为资质要求定得过高等，则应在投标前就向招标人书面提出质疑，千万不要自作聪明、造假应对。
　　技术偏离忌含糊：对一个包含许多子系统的系统集成项目来说，其所要求达到的功能是很多的，而且需配置许多各种不同类型的设备，如果没有一点技术偏离也是不正常的。对待技术偏离问题，不少投标人简单一句：无偏离；还有一些投标人干脆让人看不明白：到底是否满足、是否有偏离。实际上这是不够诚信、不太负责的表现。如果评标委员无法判断你的偏离情况，则他肯定不会简单认为你是满足招标要求的。特别要提醒的是：一些重要指标的偏离，如果是由于倾向性、歧视性造成的，则务必在招标文件澄清时提出，并要求招标人修改指标，以免造成不必要的损失。
　　答标环节忌草率：在对较大的系统集成项目评标时，招标人一般会安排投标人进行答标。这是考察投标人的综合能力，同时也是给予投标人澄清投标文件中一些不足之处的最后机会，这对投标人是非常重要的（是展示投标人能力、实力的最好机会）。可惜很多投标人对答标不太重视，往往不能把握好这个机会。例如，有些投标人对专家的提问，往往答非所问或不能直截了当回答（答标时安排的时间是非常有限的）；再如，招标人要求投标人花20分钟来介绍投标情况及方案特点，而有些投标人却花10多钟来介绍公司而不是投标方案；还有，有些投标人好象非常重视，派出许多人（有时多达10多人）参加，而在回答问题时却不知由谁来回答，一会儿这人说一句，一会儿那人说一句，显得没有领军人物，至少让人感到项目负责人能力有限。笔者以为，参加答标的人员应控制在3～5人，一般由一个项目负责人，另有技术、商务各1～2人参加即可。对系统集成项目而言，项目负责人是非常重要的角色，也是招标人非常关注的领军人物，其表现，有时会对最终结果产生重大影响。
　　用户需求要理解：方案的好坏首先体现在对用户需求的理解上，无论你的方案多么先进、合理、可靠，如果所提供的方案并不是用户所需，一切都是无用功。也就是说，投标人一定要仔细研读招标文件，吃透用户需求，理解用户实施本项目要达到什么目的、完成哪些工作、起什么作用、要有什么功能等等。只有在充分理解用户需求的基础上，才能完成一份比较符合要求的技术方案。要充分理解、吃透用户需求，除了要仔细研读招标文件外，还要充分利用招标人举办的标前会、答疑会以及现场踏勘等机会，与用户进行充分沟通，真正理解用户需求、把握本项目的特点、要点、难点。不少投标人，自以为是，认为所有系统集成项目都是类似的，根本不去了解该项目的特点，甚至照抄照搬招标文件技术需求，没有任何自己的技术方案及相关说明。对系统集成项目来说，技术方案是至关重要的，如果没有合适的方案，评委又如何对你的能力、实力、技术、水平作出判断？ 
　　方案要有针对性：不少投标人的技术方案缺少针对性，仅有一些原理性资料，或是照搬照抄教科书，厚厚几大本，评标专家对此深恶痛绝，认为你在给他上课，而没有讲该讲的问题，浪费他的时间。还有，不少投标人一套方案反复用，把A用户方案提供给B用户时，连用户名字都不改。虽然不排除类似用户的需求有类似的地方，但每个用户肯定都有其特殊之处，不可能有两个需求完全一致的用户。就象你去拜访某人，而把人家的名字搞错，别人对你的第一印象肯定不会好。这种情况还是比较常见的，实际说明投标人根本不明白用户需要的是什么，项目要达到什么目的，或者说根本没有研究用户需求。假如你是评标专家，你对该投标人会得出什么结论？再有，不少投标人的方案中，经常发生前后不一致的情况，如所介绍产品不是投标产品，或者报价中提供的产品与方案中介绍的产品不是一回事，或者张冠李戴，让人无法判断你提供的到底是那个产品、两种产品之间有无差异等问题。投标人在技术方案中，介绍一下方案中使用的几个比较核心和重要的产品，这是可以的，但千万不要有过多产品介绍。有些投标文件中的技术部分，与其说是技术方案，不如说是产品介绍，基本上没有方案可言，而是一大堆产品说明书的堆积，甚至有些产品在投标报价中也没有出现过，实在无法判断这是一份投标文件还是产品资料。
　　方案合理最重要：对系统集成项目来说，技术方案是整个投标文件的核心内容，是区别于货物采购等投标文件的重要方面，其方案的先进性、可靠性、安全性等方面自不待言，而合理性、一致性等也是极为重要的，对此需要有充分考虑和详细说明。因为IT技术发展特别快，投标人在提供技术方案时，既要把握技术发展趋势，保持项目实施后的先进性，又要考虑技术成熟度，保证项目的可靠性和可维护性，合理的性能价格比以及用户的承受能力也应是投标人必须要考虑的内容之一。笔者以为，技术方案并不是说越先进越好、越超前越好（因为不是科研项目），而应该是越合理越好、越适合越好。技术方案的合理性主要体现在以下两个方面：一是各子系统之间所配置的设备档次要相当、性能要均衡，使得整个系统能得到1＋1>2的整体效果；二是各子系统之间要做到能“无缝连接”，减少系统额外开销，给用户提供一个好的集成方案和最优的性能价格比。
　　方案完整是基础：技术方案一定要论述全面，对设计思路、设计依据以及所采用的各种标准和设计方案总体结构、本方案的关键点、系统安全性、可靠性等问题进行全面阐述。还有，除对方案进行整体描述外，还应对各部分功能分别进行描述，在对各部分进行方案描述时要有简有繁（重点、难点详细论述，一般内容简单论述），既要有广度，又要有深度。重要的是要让看的人明白，你提供的是什么方案，其特点是什么，特色在那里，是如何实现用户提出的各种需求的，这是体现投标人水平、能力的重要方面，也是评标专家非常关注的内容之一。再有，在技术方案中必须提供相应的原理图、拓朴图，并且要保持图、文的内容一致性。不能图中标的是A产品，而文中在说B产品，让人不知你到底用的是什么产品，甚至认为你是因抄袭其它方案而造成的不一致。另外，在技术方案中还要提出整个项目的实施计划，包括：项目组织管理、人员分工和施工进度安排、质量保证体系、安全措施、技术培训、验收大纲、售后服务等等内容。
　　关于系统集成项目投标要诀的讨论，到此告一段落。限于经验和水平，文章中难免挂一漏万，乃至发生错误，敬请各位不吝批评指正。（秦志龙）