数据化管理第一步，你真的会做报表吗？

数据是日积月累的，一个有点规模的企业，都有大量的报表在excel中，时间长了，感觉到excel制作报表的各种痛点：什么数据收集麻烦啊、各个系统中数据不能打通啊等等，也就想到了通过一个报表平台或者bi平台来把数据分析给统一管理起来，一方面减轻下各个业务人员的压力，毕竟是谁都不想在做报表上花太多的时间，很多情况下，报表做完了，自己已经没有心情去看其中的数据了，我就那么点精力，你居然让我来做报表。

 

但是当准备开始一个bi平台的时候，也有问题，我们企业就积累了那么多的报表了，少的几十张，多的达几百张，你若是调研起来，各个部门都能拿出一堆来，大家都非常开心的拿着这么多需求，心理想着这下好了，以后这些东西就不要自己来做了，可是他不知道做在他对面的项目经理看到这么多的报表，内心的阴影面积可以包围他了。

 

而把他们所有这些需求都自动化在平台上，就是一个成功的平台了吗？应该不是的，我们仔细研究每个部门提出的需求，发现有大量的内容都是重复的，举个例子：a商品部要分析销售业绩，他关心自营商品的当天销售额、累计销售额、当天销售量、累计销售量、毛利润、利润率、客单价、同环比增长率等。b商品部也有个销售报表，他要看的内容，和上面比，除了累积销售额外，其它的全一样。可是他硬说累积销售字段不能显示出来，一定要和a部门的区别开来，我怎么觉着有点被骗的感觉呢，他这是不是在欺负我们外人啊。

 

需求的提出者是基于个人，最多是基于各个部门，但是平台的建设者，应该是基于整个企业的。数据平台的责任，不应仅仅是将数据集中显示、提升数据自动化水平和分析能力这种数据层面上的作用，同时也应该借助数据分析平台，统一公司的管理口径，将各种不同的数据口径进行统一，不同的分析指标进行统一，让全公司对一个指标有着统一的认识和判断，这样也能减少企业中部门之间沟通的障碍，提升部门之间的沟通效率。

 

另外的一个角度，将这些内容统一之后，可以聚焦报表功能，让每个报表更具备针对性，正所谓浓缩的都是精华，你呼啦啦一千多张报表放在平台中，我真是不想点进去看啊。所以，在开始一个数据平台项目之前，是有必要把这些乱糟糟的报表进行统一规划的。

 

到这里，这个规划该怎样去做呢，还是以零售业举例子，不要看大家的报表需求那么多，但却都是围绕着几个主题转：销售、库存、采购、物流、会员、商品，只不过是通过不同的纬度来看其中的指标。

所以，第一步是先做好分类。所以在打算整理这堆乱糟糟的报表之前，需要思考一下，以怎样的方式来对这些报表进行分类、整合，看下图吧。

 

 

有些东西很复杂，为了能够认识那些复杂的内容，人们可能会通过对它进行分类来简化。更何况报表这种并不复杂的东西，分类更是容易了。暂且将报表按照以上三个维度进行分类，不管多少的报表，总能归纳入以上几个类别之中。

 

第二步：分主次，三个维度来看，会不会很乱，当然是会的。还是需要选择一个主要的分类维度的。一张报表，往往涉及多个业务模块，比如库存和销售就经常放到一起，也经常涉及到多个用户群，例如销售业绩表一定是很多人都关心的。

 

所以，这里建议以报表功能层次进行划分，另外两个维度进行描述。形成以下格式：

 

• 数据查询类报表：
• 涉及业务模块：销售、库存；
• 报表名：实时指标查询；用户群：店长(中层)、品类经理(中层)

第三步：报表下分压缩，将收集到的表表进行标记，按照以上方法进行标记。这一步最难的是开始，往往看到大量的没有分类好的报表，就有一种不想开始的感觉，但是真的开始了，也就过去了。分好之后，在同一个报表类型、同一个业务模块下，会有多个报表，例如：

 

• 数据查询类报表：
• 涉及业务模块：库存；
• 报表名：

1. 库存结构分析表
2. 部门库存结构表
3. 库存结构分析表(部门)
4. 库存结构分析表(品牌)
5. 库存结构分析表(单品)
6. 单品周转表
7. 库存成本表
8. 缺货断货统计表
9. 供应商缺货断货统计表
10. 采购缺货断货排名表
11. 。。。

这些在同一个报表类型、同一个业务模块下的报表，都是有压缩空间的，其实我们仅仅通过名字，也知道很多是可以合并在一起的。在这个目录下，只要满足了目的相同这一个因素，就是可以合并在一起。

 

目的相同，也就是看这个报表都是为了同一个目的，那么就不必分开来。如下图所示：

 

 

上面两个表，一个是缺货率一个是断货率，目的都是为了更好的管理库存，适时采购，减少商品的缺断货情况，那自然可以放在同一个表中实现，最多再参数面板上加选项而已。

 

再比如以下三个：

 

 

这几个表的目的在于了解商品库存情况，剩余库存结构，从而更好的管理库存，或者执行商品促销策略，降低库存成本或损失。所以上面几个表同样完全可以放在同一个报表中，甚至采用图表结合的形式，更友善的展示上述内容。

 

（报表的整合方法不绝对，更多的是要参考实际的场景的，但是依然这样写出来，只是提了一个思路，并且给大家一个敢于整合的信心，毕竟还发现了有人看见这些乱糟糟的东西就不想整合了的）

 

通过上面对大量的报表进行整合，报表一定会精简很多，但是这个过程也一定是不容易，比如我就知道项目经理一定是会遇到这种阻力的，业务部门a：你凭什么把我这个需求去掉啊，我之前一直都是那样看的，看了两年你让我改，还有人性吗！ 对不起真不是我没人性，是你这报表没人性啊，你还记得你入职的时候所许下的誓言吗？所以这次还请忍一忍吧，毕竟整合之后，统一公司的管理口径，也为以后报表平台的扩充建立一个好的基础，长期来看，对所有人都说利好的嘛。

 

另外，把企业所有的历史报表进行整合，自动化在报表平台中就结束了吗？其实也仅仅是个开始，当把这堆报表整理好后我们回头看，会发现其实报表类型很少的，绝大部分都是数据查询类的报表，最多有些日常管理类的。说好的数据分析平台来提升数据价值呢，怎么好像只是将日常的工作给自动化了一下呢。对企业来说，对数据的需求也不只是满足于日常的工作，同时期望于提升数据价值，所以必然会需要更多的管理报表和分析报表。所以，整理历史报表只是搭建报表平台的第一步，后面还有很长的路要走。既然是后面的路，那就先留在后面吧。这次不偏题了。

 

文 | jiago王

文章出自：知乎专栏《撩撩数据吧》