为什么要选择PDF技术

为什么要选择PDF技术


一、电子文档在实际应用中经常遇到的问题


1. 不够安全：目前大多数文件没有对文件内容进行更高级别的安全控制，一般人员可以很容易地打开、打印、复制文件，造成文件内容的泄密。

2. 不能信任：当前极大多数的电子文件没有数字签名功能，这类文件具有不可信任性及易抵赖性，无法证明文件的真实性。

3. 不能跨平台：同样的文件在不同的平台或不同软件环境下打不开,电脑常常告知应用程序用错或版本太低。

4. 文件格式会走形变样：在不同版本的操作系统下或应用软件下，同样的文件格式会走形，电脑常常告知缺少了特殊字体和插件。大大降低了文件的规范性、严肃性。

5. 在网络中传输太慢：目前文件大都以WORD、WPS为主，其内容有时很大（特别是有图形的时候）不利于在网上传输，在目前越来越多的B/S结构的应用环境下，用浏览器打开一个较大的WORD文件简直让人无法忍受。

6. 国际沟通出现问题：一个德国人在他的操作系统下无法直接查看有中文字符的合同、法规、说明书等等。随着中国进入WTO后将会有更多的国际交流，我们不能指望世界上所有计算机都安装中文操作系统（中文字符集）才能阅读中文文件。

二、PDF是解决这些问题的最佳方案



PDF是Portable Document format的缩写,意为便携式文件格式,是Adobe公司开发的适于在不同计算机平台之间传送和共享文件的一种开放式电子文件格式。经过几年的发展,PDF已得到公认,成为网络电子文档的事实上的工业标准。它具有以下几点主要功能：

1. 容易生成：不论使用何种电脑平台或应用软件编辑的文件,几乎都可转换成PDF。

2. 忠实再现原文：PDF格式的文件能如实保留原来的面貌和内容,以及字体和图像,屏幕上文件可以放大到800%而丝毫不失清晰。用PDF阅读器能够在另外任一计算机的屏幕上浏览与印刷效果(文字、图形、影像)完全相同的式样,还能全真地打印出来。。

3. 不依赖该计算机的硬件配置、操作系统和创建文件的应用程序。用户只要安装一个免费的PDF阅读软件,就可以在windows 98上阅读由苹果机操作系统创建的PDF,也可以在纯英文版的操作系统下打印含汉字的PDF文件。

4. 高安全控制。支持各种不同级别的安全性,如只能阅读,不能打印和选择文字;可阅读、可打印,但不能修改;可阅读、可打印、可修改等。可以将以上权限分配给某一个具体人员。

5. 电子签名：通过CA证书为文件进行签名，保证文件的真实可信与不可抵赖性。（明年可能推出相关法律，确认电子签章的合法性）。

6. 文件容量小，便于网络传输：PDF是一种压缩文件，支持多种压缩、编码方式,文件更紧凑。大小是HTML的1/5，是WORD的1/4到1/20之间。

7. 强大的文件审阅功能：ACROBAT提供强大的审阅管理和添加注释工具，方便用户审批文件。不同的用户不但可以签批意见，而且还可以对自己的意见进行签名，同时文件还能保存所有审阅人的版本。

8. 检索功能：PDF不是图片文件，它可以进行文字检索。

9. 电子表单功能：PDF可以是一个电子表单，用来填写、收集、访问、运算数据，完全可以取代目前用HTML形式的在线填表，此外PDF还支持离线填表。

三、PDF与html的比较



html是目前internet上主要的信息发布形式。它可以描述出web页面基本的样式,图文并茂,并有交互及超连接功能。PDF同html一样也具有表单交互和超级链接功能,适合于网上发布信息。但与html不同的是PDF还具有描述精美版面的能力。PDF实现了纸张印刷和电子出版的统一。排版后的内容保存成PDF文件,则能在交付印刷的同时,进行网络发行,而不必象目前的一些作法一样,需要两组人员,一组为纸张印刷进行排版生成PS,另一组为电子出版创作html文件,造成资源和人力浪费,生产效率低下。

html除了没有版面描述能力外,还经常出现信息的不一致性(如不同平台,不同浏览器,不同尺寸的浏览器窗口看到的同一web页面呈现出不同样子)。而在PDF中已经很好地解决了这个问题。


三、成功案例

目前在国际的学术界与高科技业界，PDF 的档案可以说是存放资料的主流，在各国政府机构的电子政务领域中，PDF几乎是一统天下，包括美国政府、英国政府、德国政府、新加坡政府、台湾政府、香港政府、印度、澳大利亚等等。另外一些政府机构也在大量使用PDF，仅在美国的就有：美国联邦法院、美国太空总署、美国药物食品管理局(FDA)、美国国家档案局、美国35个州政府财税局、美国邮政服务、疾病控制与预防中心、小型企业管理局、人口普查局等等。PDF在美国的应用是非常广泛的，但还不一定是应用最多的国家。

在我国台湾的“公文电子交换推广计划”中也要求各级机关、学校、事业机构等全面实施公文电子交换，并使用ACROBAT软件。