PMP培训随笔（十二）——第十章 项目沟通管理

一、笔记
项目沟通管理这一知识领域包括保证及时与恰当地生成、搜集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所需的过程。项目经理需要花费很多的时间与项目团队、客户、利害关系者和项目发起人进行沟通。

1、沟通规划
沟通规划过程是确定利害关系者的信息与沟通需求，包括谁需要何种信息，何时需要以及如何向他们传递。
认清利害关系者的信息需求，确定满足这些需求的恰当手段，是项目成功的重要因素。

依据：事业环境因素、组织过程资产、项目范围说明书、项目管理计划（制约因素、假设）
工具与技术：沟通需求分析、沟通技术
成果：沟通管理计划

沟通要求为项目干系人信息要求的总和。要求的定义是：所需信息的类型与格式以及该项信息价值的分析两者的结合。

沟通渠道总量为n(n-1)/2，其中n=利害关系者人数

可以影响项目的沟通技术因素包括：
对信息需求的紧迫性
技术是否到位
预期的项目人员配备
项目时间的长短
项目环境

沟通管理计划的属性包括：沟通内容、目的、频率、起始/终结日期、格式/媒介 责任

2、信息发布
信息发布指把所需要的信息及时提供给项目利害关系者，包括实施沟通管理计划，以及对预料之外的信息索取要求做出反应。

依据：沟通管理计划
工具与技术：沟通技能、信息收集和检索系统、信息发布系统、经验教训总结过程
成果：组织过程资产（更新）、请求的变更

沟通的几个要素：
1. 信息的发送者：保证信息内容清晰明确、完整无缺，以便让接收者能正确接收，并确认信息的接收者理解无误；
2. 信息：信息发送者想要传达的思想、意见、感觉或其它信息；
3. 沟通的渠道：用来传达信息的方式、工具或路径；
4. 信息的接收者：保证信息接收完整无缺，信息理解正确无误

沟通过程有多种方式：
书面与口头，听与说。
对内（在项目内）与对外（对顾客、媒体、公众等）。
正式（如报告、情况介绍会等）与非正式（备忘录、即兴谈话等）。
垂直（上下级之间）与水平（同级之间）。

保证团队有效沟通的6点措施：
1．有效的沟通者：项目经理必须意识到沟通是双向的，鼓励反馈和达成一致；
2．联络员：项目经理必须将人们结合起来，建立关系，建立正式和非正式沟通渠道；
3．避免沟通阻断器：项目经理尽量不要说，“绝对没用”、“老板不喜欢”、“现实一点”；
4．紧密矩阵结构：尽量采用集中办公，减少干扰，增加沟通；
5．作战室：让项目团队成员可以看到项目的最新状态；
6．有效的会议：对于会议必须进行计划、准备和贯彻。

启动会议的目标：
1．团队成员彼此会面，建立工作关系；
2．建立责任关系，并且设定团队目标；
3．审查项目计划与状态。


3、绩效报告
绩效报告指搜集所有基准数据，并向利害关系者提供绩效信息。一般来说，绩效信息包括为实现项目目标而投入的资源的使用情况。绩效报告一般应包括范围、进度计划、费用和质量方面的信息。

依据：工作绩效信息、绩效衡量、完工预测、质量控制衡量、项目管理计划（绩效衡量基准）、批准的变更请求、可交付成果
工具与技术：信息演示工具、绩效信息收集和汇总、状态审查会、工时汇报系统、费用汇报系统
成果：绩效报告、预测、请求的变更、推荐的纠正措施、组织过程资产（更新）

4、利害关系者管理
利害关系者管理指对沟通进行管理，以满足利害关系者的需求并与利害关系者一起解决问题。

依据：沟通管理计划、组织过程资产
工具与技术：沟通方法、问题登记簿
成果：解决的问题、批准的变更请求、批准的纠正措施、组织过程资产（更新）、项目管理计划（更新）