到底什么是工作流
工作流最早起源于生产组织和办公自动化领域,它是针对平时工作中的业务流程活动而提出的一个概念,目的是根据将工作分解成定义良好的任务或角色,根据一定的原则和过程来实施这些任务并加以监控,从而达到提高效率、控制过程、提升客户服务、增强有效管理业务流程等目的。
为了更好地实现某些业务工作目标,可以利用计算机在很多个参与人之间按某种既定原则自动传递文档、信息内容或者任务。
因此,只要信息在人与人、人与系统或者系统与系统之间进行传递,就必须构建工作流。
工作流类型有哪些
工作流是在整个工作区中发生的,有些是结构化的,有些是非结构化的。当数据从一个任务转移到另一个任务时,工作流就存在了。但是,如果数据没有流动,就没有工作流。比如遛狗、去杂货店和取干洗衣物等,这都不是工作流,而是任务管理。
主要的工作流包括以下三种:
1.流程工作流(Process Workflow)
当一组任务具有可预测性和重复性时,就会发生流程工作流。也就是说,在项目开始工作流之前,您已明确数据的流转方向。比如采购申请批准工作流,一旦申请提交,每一步处理工作相对固定,工作流几乎不会有变化。
2.项目工作流(Project Workflow)
项目具有类似于流程的结构化路径,但在此过程中可能具有更大的灵活性,项目工作流只适用于一个项目。比如发布一个新版本的网站,你可以准确预测项目的任务流程,但是这个任务流程不适用于另一个网站的发布。
3.案例工作流(Case Workflow)
在案例工作流中,对于数据流转的方向是不明确的。只有收集到大量的数据时,数据流转的方向才会比较明显。比如保险索赔,一开始并不知道如何处理,只有经过一番调查,才会明确。
自动化工作流VS手动化工作流
在手动化工作流中,一个人必须时刻跟进申请,并手动发送到每个申请人处。例如,当员工填写报销单时,她必须通过电子邮件将其发送给经理以获得批准。经理批准后,她必须通过电子邮件发送到财务部门。财务部门收到后,需要付款并电子邮件告知员工付款已经完成。
在自动化工作流中,当人工完成某项任务时,她不负责将数据传递给下一个人。系统会自动管理任务流,包括通知、截止日期和提醒,最后会自动发送到财务部门进行处理。
在手动化工作流中,必须手动更新电子表格,也需要发送大量消息和电子邮件来了解项目所处的状态。而在自动化工作流中,追踪项目可以直接在系统中直接看到。因此自动化工作流可以为员工节省大量的手动操作时间和操作错误,显著提高工作效率。
重视工作流管理的公司都会使用工作流管理软件。使用力软进行工作流管理,您需要按照需求创建一个内容丰富的表单,并搭建一个清晰的流程。然后,申请人填写初始表单,软件自动将流转处理申请的数据,直到完成为止。最后,会有可视化报表显示数据的情况。
工作流自动化的好处
1.消除冗余的任务提高效率
通过力软工作流进行信息收集,可以舍弃使用Excel进行填写,并可以自动整理数据。通过力软工作流进行在线聊天,可以舍弃使用微信QQ等进行交流。最后,通过力软工作流进行数据分析,可以舍弃手动创建数据报表。三个环节都可以消除冗余的任务,并提高效率。
2.更高的可视化程度
力软强大的报表功能可以让你快速分析数据情况,清晰的跟进项目的实施情况。
3.明确各节点负责人的责任
无论采用哪种工作流类型,都可以将工作分配到每个节点负责人手里,而且每一步操作内容都可以通过流程日志进行查看,方便后期责任的确认和追踪。
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