如何撰写商务文档

 

一、什么是商务文档？

所有以沟通和记录为目的，应用于商业往来和企业内部的文件。

宽泛点来说，你在上班时间内所形成于书面的一切东西，都可以称之为商务文档。这不仅包括邮件、项目方案、分析报告、会议记录、工作总结、年度计划，甚至还包括你在内部IM上与同事的沟通！

是的，不要小看IM上面几句话的来往，缺乏技巧的沟通能降低效率乃至造成误解。 

商务文档的形式一般有三种：

Html或txt格式文本，即邮件或IM沟通；

Doc格式，即word，一般应用于各类方案、记录；

Ppt格式，一般应用于演示。

 

二、整体原则

商务文档写作的根本性原则只有一条：用户体验至上。

文档的写作是给读者（即用户，这个用户也包括自己）阅读的，因此在落笔之前就应该考虑到用户将会如何来阅读和理解这个文档，也就是用户体验的问题。

那么如何判断用户在阅读文档过程中的体验好不好？

1.       用户阅读流畅。一气呵成没有滞碍，读完之后马上能够理解你的意思。

2.       用户阅读兴趣浓厚。能够饶有兴味地探索文档的剩余内容。

一篇好的文档，应当在三分钟内让用户马上明白你的大体意思，并产生继续阅读的欲望。

 

商务文档的用户体验是什么？包括哪些方面？

如果有技术可以保存和阅读脑电波，那么这篇文档就没有继续存在的必要了。在这项技术发明之前，我们仍然需要借助文档来尽可能清楚地表达自己的意思。

所以商务文档的用户体验就是在最短的时间内达成最愉快的阅读。我们将阅读过程做一个类比，就是驾车巡城。阅读一篇文档，就好像开着一辆汽车巡视一座城市。好的文档能让你拥有非常愉快的驾驶体验并在最短时间内逛完这座城市；而烂的文档……就好像你开着一辆老爷车在拥挤的车流中拼命挣扎，不知身处何方亦不知尽头在何处。

商务文档的用户体验包括以下方面：

1.       结构清晰。不仅是作者的写作结构清晰，用户的阅读结构也应当清晰，无论我读到哪里，我都始终能很清楚这个文档的整体结构是什么，而我目前正处于什么地位。就好像用户始终带着一台GPS畅游在城市中。

2.       语言简洁。文档语言就是带你逛街的路标。路标带着你遵循着作者的思路前进，让你慢慢了解这座城市。但是相信各位都可以想象一条每隔5米就一个路标的道路会有多么糟糕。事实上我们在一条道路中会见到指示牌、画在路面上的引导标志、交通灯、栏杆等等诸多形式的路标，而只有在你的行进状态有可能要改变的时候他们才会出现在你的视线里面。形诸于纸面上的文档语言，不仅包括文字上的简洁，也包括图和表的运用。灵活运用图表会让你的语言变得更加简洁。

3.       说明精确。所有的道路路标都不会让你误解，他们会明确地告诉你该直走还是拐弯，这是单行线还是不能左转。文档也是一样的道理，最大限度的量化、歧义的避免是保持说明精确的关键。

 

三、结构

在写作之前，我们需要先构思清楚一篇文档的逻辑结构。

A.顺式结构

以最常见的项目方案为例，我们会遵循以下的逻辑方式来思考项目：

1.       项目的目的和背景是什么？

2.       为了达到这个目的，方案的主要解决思路/步骤是什么？

3.       每个步骤的详细内容是什么？

4.       项目进行过程中需要支持的资源有哪些？

5.       项目日程和人员安排。

那么这个逻辑过程也将是我们组织文档的结构。

工作计划的写作也应采用这种顺式结构。

 

B.逆式结构

有时候最终呈现的内容与我们思考的过程刚好是相反的。以可行性分析报告或者调研报告为例，我们的逻辑过程是这样的：

1.       调研/可行性分析的目的和背景是什么？

2.       为了完成这个命题，我们通过哪些方式进行调研/分析？

3.       具体调研/分析过程。

4.       具体调研/分析过程结果。

5.       综上所述，得到结论。

那么作为报告的阅读者，他们肯定是想越过冗长的介绍和分析，直接看结果。因此这个报告的文档结构应该这么组织：

1.       整体结论

2.       形成结论的要素（具体调研/分析结果）

3.       这些要素是否能推导出结论？（调研/可行性分析的目的和背景是什么？&为了完成这个命题，我们通过哪些方式进行调研/分析？）

4.       我们如何得出这些要素的？（具体调研/分析过程结果）

会议记录、工作总结的写作也应采用这种逆式结构。

会议记录的逻辑过程和呈现结构

实际发生过程	文档组织结构
1．  会议主持人提出议题1 2．  众人讨论ooxx…… 3．  得出结论/执行方案1 4．  会议主持人提出议题2 5．  众人讨论ooxx…… 6．  得出结论/执行方案2 7．  ……	1.       本次会议议题123 2.       讨论结果123 3.       执行方案123

工作总结的逻辑过程和呈现结构

逻辑过程	文档组织结构
1.       今年都干了些啥事情？（翻邮件问同事……） 2.       具体怎么干的？ 3.       工作成果？ 4.       是否圆满完成计划？ 5.       经验教训都有哪些？	1.       工作成果？是否圆满完成计划？ 2.       为了实现这些成果，今年都干了些啥事情？ 3.       具体怎么干的？ 4.       经验教训

 

也就是说，如果你的文档是要介绍一个问题的解决过程、未来打算做些什么事情的时候，要用顺式结构。

如果你的文档是对过去已发生事件的回顾和分析，要使用逆式结构。

 

为什么我们要选择不同的结构来组织文档呢？

引起用户的阅读兴趣。阅读方案的用户，可能首先想知道的是这个方案的目的、背景等信息，然后想整体了解方案的思路、主要操作方法，最后再就其中的细节进行详细了解。因此我们撰写方案也要按照用户的这个阅读顺序来。

阅读报告的用户，可能首先想知道的是最终的结果。然后才有兴趣去了解这个结果的正确性、精确度等进一步的内容。

导航在文档中的作用。

有些文档的内容丰富，结构复杂。就好像让用户置身于北京、广州这样的大型城市中，如果没有理想的导航工具就很容易迷路，也就是读着读着就忘了你的文档结构，不知道当前阅读的部分与整篇文档有什么关系了。

例如：

 汽车提供GPS，我们也有相应的导航工具提供。

1.    分段叙述。分段叙述是一种写作方法，具体请见《金字塔写作原则》。将意思拆分成意群，让你的文档更容易阅读和理解。

2.    目录。目录工具的使用请见这里。目录并不仅仅是像我们想象的那样只出现在文档开头的总目录。就像GPS随时随地能为你指路一样，在每个文档分叉的地方都可以有个小目录。例如：

3.    导航。尽管有了目录，在经过一段文字之后读者有时候仍然想回头看看之前总述的部分，这个时候我们就需要导航按钮，也就是在适当的地方提供文档中跳跃的按钮。例如：

四、语言

语言是通往彼岸最阴险的岔路。

越直接越好，所以图比表好，表比文字好。看驾驶理论，不如看人怎么开，看人怎么开，不如自己上手。

当文字中出现有对比、并列、递进、循环等关系的时候，我们可以尝试将其转化成一个表格或者一张图片。

例如：

即使我们无法将文字转化为图表，也应当尽量追求简洁。

五、说明

说明精确，是指令文档的关键信息得以突出，以免用户阅读时忽略；同时弱化文档的参考补充信息，避免用户浪费太多的阅读时间。

文档的关键信息包括：

一段话中的核心信息；

段落标题；

这些关键信息我们可以使用加粗、标红、增大字体的方式来突显。

文档的参考补充信息包括：

图表注释；

名词解释；

举例部分；
这些信息我们可以使用缩小字体、标灰、改变字体的方式来弱化。

此外，对于文档中出现的专有名词、指标等应有专门的解释，避免误解。