办公小秘诀——Word及Excel(三)

101、为折页添加自动页码：1）在新建的文档中，单击“格式>分栏”，在弹出的分栏框中选择三栏，并将“栏宽相等”前的勾去除，分别输入三栏的列宽尺寸；2）输入相应的文档后，开始添加每栏的页码；3）单击“插入>页码”命令，打开“页码”对话框，在“对齐方式”列表中选择“居中”，选择“首页显示页码”复选框后，单击“确定”按钮；4）选定插入的页码，此时，可自动切换至“页眉和页脚”视图，同时，屏幕上会自动显示“页眉和页脚”工具栏；5）保持当前视图为“页眉和页脚”视图，然后单击“插入>书签”菜单命令，在“书签”对话框中的“书签名”文本框中输入名称“PAGENUM”，它可是是合法的任意字符，然后单击“添加”命令按钮；6）返回到“页眉和页脚”视图中，单击“插入>域”命令；7）系统将打开“域”对话框，在“域名”列表中选择“=（Formula）”，然后单击右侧的“域属性”区域中的“公式”按钮；8）接着在打开的“公式”对话框中的“公式”下的文本框中输入公式“=3*PAGENUM- (3-1) ”，然后单击“确定”按钮，返回文档的“页眉和页脚”视图中，系统将自动计算所得的结果，值“1”会插入到页脚区域中；8）键入空格将光标指针移到页面中第二栏内容的下方，再次单击“插入>域”命令，然后在“域”对话框中单击“公式”按钮，在“公式”对话框中输入公式：“=3*PAGENUM- (3-2) ”；9）重复上一步操作过程，为第三栏页码输入“=3*PAGENUM- (3-3) ”；10）至此，将一个Word页面中的三个折页页码都添加完毕了，这里需要注意的是，Word本来的页码此时也显示在屏幕上，但是绝对不能将其删除，只能将其的颜色设置为白色。
102、信息检索服务功能（中英文互译）：1）单击“工具>信息检索”命令；2）接着屏幕的右侧会显示“信息检索”任务窗格；3）在“搜索”的文本框中输入需要检索的内容，例如这里输入“贺”或者“祝贺”，然后单击“开始搜索”按钮（在搜索框边绿色的有向左白箭头的按钮），系统将开始搜索所有关于“祝贺”的资料；4）单击“信息检索”任务窗格中的“翻译选项”命令，在该对话框中，列出了系统当前“双语词典”可用的语言对译，以及“机器翻译”的相关设置；5）除了翻译单词外，还可以翻译句子，例如在“搜索”文本框中输入“祝贺广告公司开业大吉”，然后单击“开始搜索”按钮，翻译结果对应的英文就出来了。
103、利用数据表单输入：如果有一个作为列表使用的大型表格，例如通讯录或电话目录，使用数据表单输入或编辑信息要方便得多。但是前提必须是将表格作为列表使用，也就是表格中必须要包含列标题，否则Word会自动将第一行作为列标题，而且列标题不不能含有合并的单元格，表格中的每一行作为一个记录出现，第一列的标题为记录中的域，利用数据表单输入表格内容的具体操作步骤如下：1）单击表格选定控点；2）鼠标右键在菜单栏上的空白区域单击，会弹出快捷菜单，从菜单中选择“数据库”命令，接着，屏幕上会显示“数据库”工具栏；3）单击“数据库”工具栏上的“数据窗体”按钮打开“数据窗体”对话框，表格中的每一个列标题均被自动添加到了“数据窗体”中，并且显示为标签样式，由于此时表格中并没有数据，所以反映到该数据窗体中也就没有记录；4）依次输入生产日期、领料人、产品名称、规格型号等内容，输入完毕后，单击“关闭”按钮；5）返回文档中，你会发现刚刚在“数据窗体”对话框中的内容全部自动填入到表格中了。
104、Word表格的复制与粘贴：1）单击选择需要复制的单元格区域；2）要把复制的对象加入到某一表格内部，可以先将插入点置于插入位置的下一行，单击右键，选择快捷键菜单中的“粘贴行”命令。如果粘贴的位置正好是被复制行之后，可以选中被复制的内容，直接右键单击，从弹出的菜单中选择“粘贴行”命令；3）将插入点置于表格下面的一行，单击右键，选择“通过追加表粘贴”命令，复制的表格将以和上表等列宽的方式追加在下面，通常，采用这种方式粘贴的表格框线格式都会丢失；4）如果仅需要粘贴某个单元格的内容，可以首先选择该单元格，单击“复制”命令，然后再单击选项中目标单元格，右键单击，从弹出的菜单中选择“粘贴单元格”；5）还有一种粘贴方式，就是在快捷菜单中选择“粘贴为嵌套表格”命令。
105、设置表格中的数值按小数点对齐：1）单击选中需要进行对齐设置的单元格；2）单击菜单栏上的“格式>制表位”命令；3）接着将打开“制表位”对话框，在“制表位位置”文本框中输入值，可激活“设置”命令按钮，否则“设置”按钮显示为灰色。在“对齐方式”区域中选择“小数点对齐”选项按钮，设置“前导符”为“无”，最后单击“设置”按钮；4）系统将我们添加的制表位位置“4字符”添加到“制表位位置”列表中，单击“确定”按钮，将该制表符添加到文档中；5）此时，在水平标尺对应的位置，您会看到插入了“小数点对齐式制表符”；6）在表格中输入数据，该列表中的所有数据会自动按小数点对齐；7）这里需要特别注意的是，对于需要设置“按小数点对齐”的单元格，其对齐方式必须设置为“左对齐”，否则无效。
106、计算合计和平均值：1）打开需要进行计算的表格；2）单击菜单栏上的“表格>公式”命令；3）接着，系统会打开“公式”对话框。在“公式”文本框中输入“=SUM（LEFT）”，在“数字格式”下拉列表选择“#，##0”格式；4）单击“确定”按钮，返回文档中，单元格中已经显示出了计算结果，由于系统设置了显示域底纹，所以计算结果带有灰色底纹；5）除了利用“公式”对话框进行计算，还可以直接在目标单元格中插入域代码，将光标插入点移到单元格F3中，按下快捷键Ctrl+F9，在单元格中插入一对花括号，然后在花括号中输入“=sum (left) \#“#，##0””；6）然后鼠标右键单击，从弹出的菜单中选择“更新域”命令，或者直接按下快捷键F9来显示域的计算结果；7）例如平均值公式用“=AVERAGE（B2：E2）”计算即可。
107、安装公式编辑器：1）退出所有正在运行的程序，执行“开始”菜单栏上的“设置>控制面板”命令，双击“添加或删除程序”；2）从“当前安装的程序”列表中选择Microsoft Office Professional Edition 2003，单击“更改”命令按钮；3）此时，系统打开Microsoft Office 2003安装向导；4）在如图所示的对话框中，选中“添加或删除功能”选项按钮，此时Office2003安装光盘放入光驱中，然后单击“下一步”按钮；5）在弹出的对话框中，单击选择“选择应用程序的高级自定义”复选框，然后单击“下一步”命令按钮；6）在对话框中，展开“Office工具”菜单项，单击“公式编辑器”旁边的下拉箭头，从下拉列表中选择“从本机运行”；7）在弹出的对话框中，单击“更新”命令按钮，此时系统将开始更新Office，并显示当前安装进度；8）安装完毕后，系统会自动弹出窗口，单击“确定”按钮完成Office的更新过程。
108、自动生成目录页：1）打开一篇按照大纲编辑的文档，或者将文档的标题改成大纲级别的也可；2）单击“插入>引用>索引和目录”命令；3）在打开的对话框中单击“目录”选项卡标签，切换到“目录”选项卡下，单击选择“显示页码”和“页码右对齐”复选框，单击“制表前导符”下拉箭头可以打开多种前导符样式的下拉列表，这里请选择小圆点样式的前导符。在“常规”区域的“格式”下拉列表中选择“来自模板”，将“显示级别”设置为“3”，在“Web浏览”列表的下方，请取消选择“使用超链接而不使用页码”复选框，然后单击“选项”按钮；4）接着，系统会打开“目录选项”对话框，选择“样式”复选框，在“有效样式”列表对应的“目录级别”中，分别将“标题1”、 “标题2”、 “标题3”的目录级别设置为“1”、“2”、“3”级，并选择“大纲级别”复选框，然后单击“确定”按钮。如果文档中还有4级标题甚至更多，而且希望在目录中也显示出来，那么在上一步中的“目录级别”中设置“标题4”为4级目录就可以了；5）在“目录”选项卡中单击“修改”按钮，打开“样式”对话框，在其中的“样式”列表中可以选择不同的目录样式，对于每种样式中包含的格式在“样式”对话框底部都有详细的说明，并且在“预览”区域还可以看到每种样式的预览效果。通常，系统默认的目录样式是“目录1”，它采用的字体格式是“宋体”、“小四”、“加粗”；6）如果您对系统的内建目录样式都不太满意，可以选中某个样式并以此为基础做出修改；7）修改好了以后，依次返回“索引和目录”对话框，如果没有别的问题了，单击“确定”按钮插入自动目录；8）插入的目录自动应用“超链接”格式，点击目录进入相应的页面。
109、插图自动编号和交叉引用题注：在编辑长文档时，经常会遇到插入很多图片的情况。插入图片后，随之而来的就是插入图片的编号，在Word中，针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明段落，即称之为“题注”。为插图编号后，还要在正文中设置引用说明，比如正文中会出现“如图1”等类似的文字。很显然，引用说明文字和图片是相对应的，我们称这一引用关系为“交叉引用”。明白概念后，接下来介绍如何让Word自动为插入图编号，以及使用“交叉引用”功能在文档正文中为插图设置引用的说明文字，即“交叉引用题注”。1）单击菜单栏中的“插入>图片>来自文件”命令；2）接着系统会打开“插入图片”对话框，从“素材图片”文件夹中选择“图1”，然后单击“插入”命令；3）选定插入的图片，用鼠标右键单击，从弹出的快捷菜单中选择“题注”命令；4）接着打开“题注”对话框，在对话框中的“题注”标签下的文本框中默认的题注为“图表1”，默认的“标签”为“图表”，可以单击其旁边的下拉箭头，从下拉列表中选择其他的标签样式，如果没有合适的，请单击“新建标签”按钮来新建标签；5）在“新建标签”对话框中的“标签”文本框中输入“图”，注意不要输入任何的数字，实际编号Word会自动处理，输入完毕后，单击“确定”按钮返回“题注”对话框；6）此时在“题注”对话框中，“题注”已自动更改为“图1”。由于我们希望每次插入图片后Word都可以自动为插图编号，所以请单击“自动插入题注”命令按钮；7）在打开的“自动插入题注”对话框中的“插入时添加题注”列表中，勾选“Microsoft Word图片”复选框，然后在“选项”区域的“使用标签”下接列表中选择“图”。如果想要对图片的编号样式做出修改，请单击“编号”按钮；8）接着系统打开“题注编号”对话框，单击格式下拉列表，可以从中选择合适的编号格式，这里保留默认的选项，即阿拉伯数字1、2、3的编号格式；9）单击“确定”按钮返回“自动插入题注”对话框，单击“选项”区域的“位置”下拉列表，“题注”有两种位置，一种是在“项目下方”，另一种是在“项目上方”，请选择“项目上方”，然后单击“确定”按钮；10）自动插入到图片的题注，Word将题注作为文本插入，但是将题注的编号作为域插入的；11）在自动插入的是题注后添加图片的文字标题，然后选择题注行文字，单击“格式”工具栏上的“居中”按钮使其居中排列；12）把其余的图片都插入到文档中，并添加标题；13）在正文中需要添加插图1引用说明的位置输入文字（），为了区别，将该段文字字体设置为“蓝色”，然后将光标置于小括号中；14）单击“插入>引用>交叉引用”命令；15）接着打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表中选择“图”；16）在该对话框的“引用内容”下拉列表中选择“只有标签和编号”；17）此时，文档中所有题注会自动添加到“交叉引用”对话框中的“引用哪一个题注”列表中，此时，请从该列表中选择“图1”，然后单击“插入”按钮；18）这里，“交叉引用”对话框并没有关闭，可以移动插入点到引用图2的位置，然后从“引用到哪一个题注”列表中选择“图2……”，单击“插入”按钮。重复该步骤，为文档中所有的图片添加“交叉引用”题注说明。插入到文档中的“交叉引用”是以域的方式插入的，如果您的电脑设置了“始终显示”域底纹，您就会很容易知道这一点的。注：使用“交叉引用”和“题注”的一个最大的优点是，如果其中的某幅图片需要删除，只需要选中全部文档，按下键盘上的F9键，Word就可以自动更新域，让后面的题注和引用说明自动更新。
110、利用大纲视图创建纲目结构：文档的纲目结构是评价一篇文档好坏的重要标准之一。同时，若要高效率地完成一篇长文档，文档的纲目结构应该是首先完成的工作，大纲视图是构建文档纲目结构的最佳途径。在大纲视图中创建文档纲目结构的操作步骤如下：1）启动Word2003，新建一空白文档“文档1”，单击菜单栏中的“视图>大纲”视图命令切换到大纲视图；2）接着，屏幕上将显示大纲的方式，同时，还将打开“大纲”工具栏；3）在文档开始的插入点输入内容，首先输入一级标题，您会发现输入的文字在“大纲”工作栏中被自动默认为是“1级”，而且所输入的文字被自动应用了内建样式“标题1”。可以单击“格式>样式和格式”命令打开“样式和格式”任务窗格，以便更清楚地看到当前文字所应用的样式确实是“标题1”。这是为什么呢？为什么会Word会自动应用样式“标题1”呢？这正是大纲视图的特点，它节省了我们用常规方法处理文档时手动设置标题样式的时间；4）接着输入完所有的一级标题；5）继续向文档中添加二级标题，但Word仍然把它当作一级标题，单击“大纲”工具栏中的“大纲级别”框中显示为“2级”，该段落前的段落控制符向右移动一位，表示该标题降了一级，先前输入的内容所应用的样式也自动更改为“标题2”，按下键盘上的Tab键，也可以起到降低级别的作用；6）输入所有的节标题，并将它们设置为“二级”，公司章程的纲目结构制作完成了。
111、设置奇偶页不同的页眉和页脚：1）输入一篇带封面、目录和带大纲级别正文的文档；2）将鼠标插入点放在需要分页的位置，单击“插入>分隔符”命令；3）在弹出的“分隔符”对话框中的“分隔符类型”区域中选择“分页符”选项按钮，然后单击“确定”按钮；4）单击“格式”工具栏中的“显示/隐藏所有编辑标记”命令按钮，显示文档中的编辑标记，在插入点处，您将看到分页符标记，同时，插入点之后的内容将自动移到下一页；5）用同样的方法在第二章结尾处插入分页符；6）单击“文件>页面设置”命令；7）在“页面设置”对话框中单击“版式”选项卡标签，切换到“版式”选项卡下，在“节”区域中的“节的起始位置”下拉列表框中选择“奇偶页不同”和“首页不同”两个复选框，在“预览”区域的“应用于”列表框中选择“整篇文档”选项，最后单击“确定”按钮；8）单击菜单栏中的“视图>页眉和页脚”命令，可切换到页眉和页脚视图方式下；9）此时，文档中会切换到页眉区域中，同时，屏幕上还会打开“页眉和页脚”工具栏；10）在“偶数页页眉”区域中输入文字“HT-6300H用户手册”，其后单击“格式”工具栏中的“左对齐”命令按钮，也就是说在偶数页的页眉区域中放置书名；11）切换偶数页页脚区域中，单击“插入>页码”命令；12）随后，在打开的“页码”对话框中的“对齐方式”列表中选择“左侧”，然后单击“格式”命令按钮；13）在“页码格式”对话框中的“数字格式”列表中选择“-1-，-2-，…”选项，然后单击“确定”按钮；14）因为首页只是没有显示页码，并不是没有页码，所以此页页码为“-2-”；15）将当前插入点移到“奇数页页眉”区域，我们打算在“奇数页页眉”中添加文档相应的章编号和章标题；16）单击“插入>域”命令；17）接着，在打开的“域”对话框中的“请选择域”区域中单击“类别”下拉箭头，从弹出的下拉列表中选择“链接和引用”类，然后在“域名”列表中选择“StyleRef”，在“说明”区域对该域的功能用简短的文字做了说明。然后在“域属性”对话框中的“样式名”列表中选择“标题1”，接着在“域选项”对话框中选择“插入段落编号”复选框，最后单击“确定”按钮；18）此时，您会发现，在该页眉中插入了文字“第1章”，在该域后键入一个空格，接下来我们还需要插入章标题文字，再次单击“插入>域”命令，同上一步一样，在“类别”列表中选择“链接和引用”，然后在“域名”列表中选择“StyleRef”，在“域属性”区域中的“样式名”列表中选择“标题1”，惟一的区别是此时，请在“域选项”对话框中不选择任何复选框，最后单击“确定”按钮；19）此时，得到奇数页页眉，在编号和标题文字两个域之间有一个空格，单击“格式”工具栏中的“右对齐”按钮使奇数页页眉中的文字右对齐；20）切换到页脚区域，采用与步骤14同样的方法插入页码，并使之右对齐。
112、设置两种不同的页码样式：1）我们希望正文部分的奇数页能从“第一章 概述”标题所在的页开始，由于文档中插入的目录页数共5页，该页排在了偶数页，所以在该页之前插入一空白页；2）将插入点置于新插入的空白页的最后一行，单击“插入>分隔符”命令，然后在“分隔符”对话框中的“分节符类型”框中选择“连续”选项按包；3）单击“确定”按钮，插入文档中空白页的分节符；4）此时，从分节符的位置开始，分节符之前的为第1节，分节符之后的为第2节，切换到页眉页脚视图中可以看到；5）切换到第1节中的页脚视图中，单击“插入>页码”命令，在打开的“页码”对话框中单击“格式”命令，在弹出的“页码格式”对话框，在“数字格式”下拉列表中选择“a、b、c，…”格式，在“页码编排”区域中选择“起始页码”选项按钮，并设置起始页码为“a”；6）第2节中的页码将按照原来设置的格式从第2页开始编号，章标题“第一章 概述”所在页的正分部分的首页，在该页中不会显示页眉和页脚，直到还原到和插入目录前的效果一致为止。


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