浅谈如何获取用户对项目正式交付文档的签字

浅谈如何获取用户对项目正式交付文档的签字

       

       需要用户签字确认的项目正式交付文档主要是需求规格说明书（SRS），变更单（CR）和用户验收报告。然而要获取用户对于这些正式交付物却是非常的困难：
用户迟迟不愿意对需求签字，从而常常导致设计开发都进行一段时间了，而需求还没有最后确认，用户还在频繁的对需求进行修改，自然，这些修改可能都不算变更！
只要有缺陷，用户就不愿意在验收报告上签字，甚至试运行一段时间后都因为一些缺陷而得不到签字。
为啥会出现这样的情况？签字确认意味着将来出现状况时需要承担责任，所以所有人基于安全的角度，会尽力地拖延签字。
我们以甲方和乙方为例来描述，一旦甲方在需求上签字，那么就意味着以后所有的对需求的调整都会成为“变更”，甲方会额外支付这些变更。而对于乙方来说，一旦得到这些签字确认，那么就可以光明正大得要求甲方付款。
用户们拖延签字的理由就更是林林总总：
    1. 交付物还存在问题/不确认性；（呵呵，找出一些小问题还是很容易的，双方你来我往的讨论，很快几周时间就混过去了）
    2. 签字责任人出差；（现在通信技术这么发达，出差也能成为不签字的理由？项目那么重要，难道比不上出差吗？这个明显是个理由）
    3. 工作太忙，没有时间看；（这个就是明明白白的“拖”字诀了）
    4. 需要内部人员评审；（一看就知道，这是在拿所谓的内部流程在踢皮球）

所以不及时签字是项目进行过程中一个十分痛苦的事情。有什么解决方案吗？国内项目的实践很简单：让销售去搞定。。。所谓搞定，无外乎请客，交易，拉关系，或者请自己领导出面协调、承诺
。在国内项目管理越来越规范的大趋势下，这样的方法就略显不足了，需要有新的方法。

方法一：签字文档化整为零。（方法有效性：90%）
一个需求文档至少几十页到上百页，让用户一下或者一段时间完全签字确认整份文档十分困难。通过系统的方法把文档分为较小的部分（比如用例，模块或者子系统），用户只需要对确定的部分签字，而不确定的部分等澄清后再确认。
文档如何化整为零是需要技术的，整个框架需要有明确的逻辑性和合理性。


方法二：至下而上的签字流程。（方法有效性：80%）
签字责任人常常是负责的经理或领导，对于他们来说，很多细节可能不会特别深入或者了解，强求他们马上签字有些难度，但是如果他们看到自己的手下的签字，那么他会放心得多，也就容易签字。

方法三：安全的集体决策。（方法有效性：70%）
举行正式的交付物评审，有与会的相关项目干系人是否“原则上”同意该项交付物。请注意“原则上同意”这个词很重要，它不会给参与评审的人员太大压力，同时又是一个定调调的决议，对于后续的推进具有关键性的作用。
注意：有把握再进行这样的评审，否则被攻击而被批为“漏洞百出”会很杯具。如果关键项目干系人找理由不参加这个会议，如果这样的事情发生，那么会更杯具了，它会极大阻碍后续的签字进程。

方法四：用户充分参与交付物的编写。（方法有效性：60%）
在重要交付物的编写过程中，充分调动用户的参与性，让他们能够充分了解并参与整个过程，基于这样的并肩战斗，用户会相当信任对方以及双方的共同产出物，自然也更容易签字了。
注：用户充分参与基本上属于可遇不可求。事实上，这里强调的是同用户融洽的个人/工作关系可以一定程度上帮助获得用户的签字。

方法五：带备注的签字确认。（方法有效性：100%）
一般的签字只包括两项内容：签字人名字和签字日期。而带备注的签字就更加的灵活，比如对于一项有不确定性的需求签字可能是这样的;
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原则上确认本项需求，确认的前提是：
    A，B，C开放的问题仍需讨论并解决。（open issues）
    D，E，F可能需要调整。（risks）
    该需求基于G条件被满足的情况下。（assumption）
xxx（用户的名字）
日期
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有了这样一份签字确认，那么可以极大的加快整体签字进程，同时这些备注也是非常重要的资料，让我们知道最近的工作重点以及将来可能的变更点。
如果是一份用户验收报告，那么部分签字的例子可能是这样的：
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原则上验收本项需求，前提是：
   目前未解决的5个缺陷需在2010年6月30日前修改并测试正确。
   如果针对5个缺陷的版本导致其它功能错误，那么本项验收以及相关功能的验收确认无效，需完全重新进行验收测试。
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如何关闭这些备注呢？如果所有问题在后续过程中已解决，那么可以把调整后的部分请用户签字，或者再打印一份出来进行签字确认。

方法六：定期跟踪签字进程并在适当时候升级到更高级别管理层。（方法有效性：50%）
这个方法用于对付那么不讲道理能拖就拖的用户，定期跟踪签字进程实际是在每周的项目报告中把用户放到热锅上，每过一周温度升高一点，知道用户最后无法坚持而已。用户不得不在签字可能会承担责任/承担因为不签字而项目延迟的责任中间考虑。
注：这招只能在你方无过错，原因只是用户拖延的情况。

方法七：客户关系。（方法有效性：80%）
用户签字意味着承担责任，同时它也是一种权力，对于乙方来说，需要尊重这样的权力，必要的时候请销售/高管参与是必要的，特别是用户验收报告的签字，上述6种方法是不足够的，必须要相关人出面才能够搞定。
当然，必须得符合商业业务规则。

有了上述的7种方法，那么在寻求用户签字确认时，需要根据实际情况制定战略，并选择一个合适的组合，从而实现及时的、有效的签字确认。