关于时间管理的一些沉淀

以前参加过一些时间管理的培训，也学习过一些方法，但没有在日常工作中真正运用起来。近来，组织又给予了更多的职责，使得工作突然多杂了起来，时间也突然变得不够用，于是乎实施了一些时间管理的方法，起到了一些效果，今日做一下小结：

• 目标->计划->工作日程安排
• 免打扰的方法
• 对突发工作的记录和追溯
• 把握效率规律，预设时间小片段
• 勤做记录和总结，使时间最大化沉淀

目标->计划->工作日程安排

我们都知道工作日程安排是时间管理的基础性工作，每个人都会去做，但如何把杂乱的工作安排得合理可行却是一件难事。检验一个工作日程安排是否合理很简单，日程周期过后check一下实际工作中和先前安排的出路有多大，并是否取得好的结果就能看出一个日程安排的好坏。我最近结合一些工具提炼出一个简单可行地安排工作日程的方法：

第一步：目标->计划

首先我们得清晰认识到本季度需要达到的目标（目标周期不宜过长，以绩效考核周期为时间段比较靠谱），如何确定目标有很多手段，可以参考绩效考核，也可以和老板交谈，当然自己的个人成长目标也是不能忽视的。然后，我们就需要对目标做逐层细化的计划，这是一个比较艰苦的用脑环节，技术上可以用思维导图的方式来实施，XMind 是一个很不错的画思维导图的工具，举个实例：

工具的便捷能提升做这件事的兴趣。这实际上就是个树形结构，关键点在于叶子节点必须是可实施的工作项。

第二步：工作项排优先级

上一步已把下一个阶段所需做的所有工作项都列了出来，现在需要做的是给这些工作项排一个优先级，这里面方法就有很多，最经典是四象限法，如下图所示：

按照紧急程度和重要程度两个维度，给工作项分门别类，这个步骤目前还没找到什么好的工具，就暂时用excel来完成，其实也就是copy/paste的工作

第三步：按不同时间阶段分配工作日程

这一步需要做的就是按照月、周、日逐层细化的方式做日程安排，这项工作会贯穿到每天当中。每个月头需要安排这个月的工作项然后分摊到每周，然后每天早上需要从这周工作事项中取出需要当日完成的工作项，并用一些工具记录下来，最好能做时间点的提醒。邮件客户端一般都会提供比较好的日程安排功能，比如outlook。

通过上面三步做下来，会使得你是在以终为始的方式来进行工作，不但能条理化日常工作，并且能保证一个预期的结果

免打扰的方法

虽然公司要求每天工作8小时，但我发觉自己常常保证不了这个量，每天花了很多时间在看无聊的网页、群消息和无关邮件上面，一天下来正经工作没干多少，因此必须对这些影响工作效率的害虫治理一下：

1）通过Google Reader看新闻

这种方式能让我聚焦在想看的信息上，而不是转移目标到其他主题上

2）关掉所有聊天软件的浮起功能

3）屏蔽工作无关的群信息

4）增加邮件规则，并屏蔽无关邮件的提醒

增加邮件规则是件比较繁琐的事情，大可不必绞尽脑汁想一堆规则出来，可以用即来即处理的方式，不过几天邮件规则就会比较完善，例如，当收到一封新同事介绍邮件，可以想象的是会有大量的人来顶这封邮件，你可以顶完后，对这封邮件的主题添加规则到垃圾箱，outlook里可以右键点击这封邮件，然后“创建规则”，最后勾选主题规则即可，这样你就不会受这封邮件的大批回复的困恼了。outlook 2010的主题归档功能更加科学，可以把回复邮件归档到最初邮件当中。

对突发工作的记录和追溯

有些工作是没法计划到的，往往会是以邮件的方式来告知，为了不漏掉任何一件需要关注的事项，需要用好邮件客户端，使其不仅是收邮件的工具，更是任务安排和提醒的工具，当收到一个临时工作邮件时，需要把它转移待办事务文件夹中，并为这项工作添加提醒功能，这样能清晰查看有哪些待办事项，也能收到提醒通知，防止遗忘。outlook里就是对邮件添加“后续标示”即可

把握效率规律，预设时间小片段

需要为自己的每一天预设一些时间小片段，比如高效时间、垃圾时间和独处时间。在高效时间段里做当日最紧急最重要的事情，在垃圾时间里集中看已屏蔽群里的消息或者看些娱乐新闻，在独处时间段里做一些思考和规划。这样做不但有松有驰，而且增加时间的含金量

勤做记录和总结，使时间最大化沉淀

埋头干工作的同时，也需要回过头看看已完成的事情，及时地做一些总结和记录，这样会避免让自己感觉光阴似箭，无所作为。写写日报、周报、blog能让逝去的时间得到沉淀，也进一步提升自己的成就感