如何在企业中发挥 Email 的最大效果

Email从诞生之日起，到现在已经超过40年时间了，虽然当下还有其它很多的通讯手段，比如说即时通讯软件（Skype，QQ等），或者是微博之类，这些也很流行，所以有人甚至开始说它们很快会取代Email的地位，但是在我看来，起码在一段时间内还不会出现这种情况，特别是对于企业用户而言，因为Email还是有着不少其他通讯手段无可比拟的优点，比如说安全性、可跟踪性、可查看性等等。

 

但是，对于Email的使用上，大部分企业可能就是简单的发信收信而已，基本上跟他们用的其他系统，比如说内部管理系统，客户关系管理系统等不会集成在一起使用，所以客观上也导致了Email的真正作用没有发挥出来。

 

所以今天我想结合TechExcel CustomerWise系统来给大家介绍一下如何在客户关系管理系统或者说内部系统中集成使用Email，让Email最大程度的提高企业的工作效率。

 

TechExcel CustomerWise 是一款完整的客户生命周期全过程管理的服务工具，从与客户最初的接触到最终确认购买订单，从市场活动、销售跟进到最后的客户支持，促进市场、销售和客户支持等多部门跨团队协作效率，为领导提供完整的客户视图，优化事件处理流程，从而赢得更多客户，并提高客户满意度。

所以这款工具对于今天我来介绍Email的情况比较适合，因为大部门企业都会用到这类工具。

 

在 TechExcel CustomerWise（以下简称CW）中，Email会在如下一些地方被广泛使用到：

 

 

 

 

1. 邮件功能集成

在CW系统中，类似Outlook里面的各种功能基本上都已经实现，包括收发邮件、回复、转发、提醒等各种功能。

 

2. 客户信息集成

由于CW系统本身就是一个客户关系管理系统，它里面管理着大量的真实客户信息，所以每个客户任何时间的收发邮件信息都一一在系统中被记录着。

• 当你想发信的时候，你可以快速定位到所需客户（比Outlook快捷百倍）；
• 当你查看客户跟进最新进展时，你可以一键快速发送合同草案等信息给客户。
• 当你新接收其他人的客户时，你可以瞬间找到前任跟该客户的所有Email通讯信息
• 当客户有新的Email发过来的时候，你可以很快得到通知，快速查看到内容。

…….

 

3. 自动提交事件

客户可以通过直接发Email的方式，在CW系统中自动创建事件。

我们知道CW系统是通过事件的形式来管理所有的客户问题的，一个事件有标题、描述、状态、负责人等基本信息来描述，工作人员登录系统就能看到自己每天需要处理的事情。通过事件的管理，所有的客户问题就能得到高效无遗漏地处理。

不过，由于这些问题基本上都是客户提上来的，客户可以通过打电话，或者自己提交，或者Email自动提交的方式来把问题提交上来，其中Email自动提交无疑是最快最便捷的方式。

 

4. Email自动回复

当客户有Email发过来的时候，如果是一个好的公司，必然会马上有一封自动回复的Email发出去，类似感谢您的来信，我们会很快处理。CW就提供了这个功能，而且更为强大的是，它能根据客户的不同类型自动发送不同的回复，比如对方是普通员工，则发信时，还可以说最近工作咋样？如果对方是老板，可以问最近生意还不错吧，等等。

 

5. Email自动通知

当有客户提交问题上来，或者有一个问题轮到某个人处理，又或者是客户更新了他的问题的一些描述等等，反正是任何需要通知某个人的事情，CW能提供Email或者短信通知的功能。

这个很重要，因为我们很多时候淹没在大量的问题中，而没有及时处理一些优先级很高的事情，有了通知机制可以帮助你快速定位到需要最快速度处理的问题上去。

 

6. Email自动调整

当一些需要很快处理的问题却没有及时得到处理的时候，CW能做出一些自动调整，比如，如果你在多少时间内未处理或者是快要到截止日期时还没处理掉，CW会先发送Email催你，如果发现你还是没动静，它最后就会把这个任务自动分配给别人去完成。

 

7. Email宣传

当我们有新的产品做出来，必然是想让所有的客户和其它相关人知道一下；

当逢年过节时，我想让所有的客户都收到我的祝福；

当对于电信行业，我举办一个论坛想邀请相关人士参与时；

当……

 

以上这些时候，我想做的事情就是发送Email 给他们，CW提供了强大的Email宣传功能，你可以轻松选择你想要发送的对象，是所有人，还是某个行业，还是某个公司，或者是只发给CEO，还是发给开发经理的。

对于已经发送的邮件，你可以在系统中随时查看到，方便你查看是否遗漏或者是否重复发送，你甚至可以在查看每个客户状况时查看到他是否有被发送过宣传资料。

 

看了CW中的Email情况，我相信你应该对Email还是有点信心的，只要把Email跟实际的工作完美结合在一起，就是一个双赢的结果，最终都是让你的工作效率大幅提升。