写文档说明书的一点心得

一直以来，老师同学朋友家人，都说自己特别聪明，记性好；而自己也始终这么认为，因为这毕竟是事实，也特自信，几乎什么都在脑袋里记着——上课的笔记，会上的讲话，公开的演讲也都是腹稿，将所有联系人的电话号码都记在脑子里，是挺好。可是，人呢，随着时间的推移，很多东西都会忘却，也可以叫做“新陈代谢”吧，是很正常的事情。
当有一刻，你一旦忘掉某件事又非常想记起而始终记不起的时候，你就会觉得人的记忆力毕竟是短暂的。不知何时起，我习惯了把自己需要的东西都用笔写在特定的本子上，现在分门别类的本子已经有了10几本，有编程方面的，有数据库方面的，有网络方面的，有开发经验的，有人生感悟的，等等，记载着近几年来走过的风风雨雨，每个本子都是满载着心血，不小心弄丢了一本，愣是几天吃不下饭。就好比作家呕心沥血写了本书，结果未出版就把初稿弄丢了似的，你让他一字不差再重新写出来简直是太难啦。
开发个小软件，一定要注明时间、功能等，就算隔的时间长了，拿出来也马上就能使用。尤其是这种小软件多了，3天不用，再使用的时候你就会手生。如果你是做客服，几天没有客户打电话咨询，猛地打来你也会有飘飘然的感觉。
开发人员不能分开的当属是文档——需求说明书、总体设计说明书、详细设计说明书等等。一个好的项目开发团队，它的文档一定是非常详细的。因为你不可能一辈子在一个企业呆下去，软件也不可能不升级更新；就算将来你走了，有人来接你的班，只要有详尽的文档，一看就会明白，也算是为后来者铺路吧；同样的要更新升级，有前面细致的工作，你的后续工作才会相对的比较轻松。
一个项目结束，那么意味着产品也就出来了。客户最关心的莫过于如何快速的来使用软件？所以一份详尽的操作说明书就是不可缺少的。对开发人员来说，必须充分考虑到客户是不具备专业知识的人。于是，字号要大于10号，以方便人们阅读；字体要用标准印刷体。接下来，对表现方法也要有具体要求，比如，句式一定要用单句，避免复合句；不用敬语和自谦语；一小节一个意思，一小节多少字之内；多用主动语态，少用被动语态；将专业用语减少到最低限度；不用代名词等。
说明书必须站在客户立场，充分考虑通俗易懂的表达方式，少使用“不能如何如何”的句式，不要被客户产生被命令的感觉，从而对产品产生反感。
说明书中也是少不了图形的，图形简单明了，用图形来解释产品的使用，也是不可或缺的。不仅形象地解释产品的功能和使用方法，而且图画中带有很强的感情倾向，使客户带着浓厚的兴趣进行安装和使用。
因此，说明书中的图文并举现象，使文字说明形象化，让消费者更容易领会产品的功能和使用方法。
最后，好的说明书可以代替服务热线，随着法律的完善和产品功能的增加，现在的说明书动不动就是一大厚本，让人看了后面就忘了前面。我前些日子给客户做了几次培训，发现半数以上的咨询是关于产品性能和使用方法等问题。而这些都清楚地写在说明书中，但消费者并没读到或没读懂。与其培训一批专业人员守在热线旁边，不如一开始就在说明书上下功夫，厂家省钱，消费者高兴，何乐而不为呢？