财务 AR -- Receipt理解要点

Receipt:



1. Basic Flow


Enter Receipt --> Apply to Customer Account 或者是Invoice --> update invoice balance 或是 Customer Account的Balance --> Receipt和银行对账单进行对账，成功的话就Clear Receipt


Apply的过程需要Customer提供足够的信息， 不然没法正确地Apply.

1. Apply到一个或者一批Invoice上， 全额Apply或者部分Apply
2. Apply到Invoice的某个Line上面
3. Apply到用户的Account Ballance上，
4. OverApply到用户的Account上，on-account credit.




2. Receipt Creation的方式

1. Manual Create:   普通的收到钱,或者认为即将收到钱的时候，手工创建Standard Receipt, 并将其Apply. 还有就是银行付了利息，员工交了罚款等，手工创建Miscellaneous Receipt.这种receipt是否需要Apply,Apply到什么上面?）

2. Quick Cash的方式去Create:  当收到各种支票，或者转账的时候，从银行导入相关的电子数据，批量生成Receipt, 并根据预先设定的AutoCash的规则，自动进行apply, 或只是关联到Customer Account并不Apply

3. Auto Receipt方式：  用户和其客户有过合同协议， 客户注册了相关的Credit Card和Debit Card。 约定在一定的日期，针对该用户所有的Invoice自动生成Receipt并Apply上去，同时从对方的银行账户扣款。 这种方式同时还支持预先扣款的方式



3. Receipt的状态：

1. Auto Receipt

自动创建完成之后（incomplete状态，还是Confirm状态？），接下来等待Approve, 当Approve完成之后，就是Approved状态了， 相应的Accont Entry也生成了。 由于Receipt是和Transaction相关的， Receipt中列出其相关的Transaction.

之后，创建Remittance Batch，选入Receipt， Approve Batch之后， 进入到Payment的FundsCapture程序，从用户的Credit Card账户扣款，Receipt就是Remit状态。 

接下来，月末的时候，银行发来了一张对账单，标识银行账户中所有进入的钱明细， 这个明细和我们财务系统中所有Remit状态的Receipt进行比较，匹配。 能匹配上的Receipt就从Remit状态转换成Cleared状态。


2. Manual Receipt

对于某些Invoice，如果对方答应付款，或者可能实际已经付款的时候，给我们开了支票，或者给我们送来了BR，或者承诺要给BR来付账款的时候。  手工创建Receipt。 当然到最后，用户可能只是口头说了要付款，但是实际上并没有付，  这不要紧，因为我们还有Recon，进行银行对账，如果没有对上的Receip，全部都可以Reverse回去。

也有一种情况是，查看网银收到了一笔钱，但是这笔钱不知道是谁的，或者知道是哪个客户的，但是不知道是客户的哪个Invoice上面的


手工创建Receipt以后，Receipt可能不知道是哪个客户的，或是哪个Invoice上的，Unidentified. 当这些东西搞清楚之后，并在界面上匹配后，Receipt就是Confirm的状态。  对于手工创建的Receipt，有Receipt Class， 需要进行Remittance,  如果是已经收到钱的就是Remit.  最后对账成功的，就是Cleared,  还有一种是如果Receipt Class的Clearing Method是Directly, 那么创建后Apply，其状态直接就是Cleared.



Unidentified -- >  Unapplied -->  on Account --> Applied


Manual Receipt分两种， CashReceipt和Miscellanous Receitp, 这种Receipt是现金或者支票已经收到再创建的Receipt，Save完毕后就会直接update balance.   Quich Cash也是manual的一种，save及update balance.


收到支票，付原先BR的，创建Cash Receipt.

收到BR, 用来支付BR， 走BR的Remittance流程， Receitp是在收到钱后再生成的。




3. Receipt Source Type / Receipt Source:

只有2中Receipt Source Type:   1. Manual的， 也就是payment confirmed的，  2. 另外一种就是Automatica,  需要走Remittance Process去从客户账户扣款

Receipt Resource就像BR的Batch Source一样， 不过这个Source是给Batch Receipt使用的，创建Batch Receipt的时候，如果指定相应的Souce，那么这个Source中所配置的Receipt Class, Method, Source Type, Bank Account, Accounting等各种信息，都会被应用到这个Batch的Receipt里面去。




4. Receipt Class 和 Receipt Method

由选定的一组Creation Method,  Remittance Method,  Clearance Method组成，  Receipt Class包含特性有Creation Method, Remittance Methd, Clearance Method。


另外Receipt Class包含一组可选的Receipt Method， Receipt Method里面有Remittance Bank Account, 以及相关的AutoAccounting信息, Date信息等


总之收款的方式，账户， 记账等相关信息都在Receipt Class和Receipt Method里面全部定义完成了。



6. Clearance Method

Directly, By Automatic Clearing, By Matching

定义了Cleared的方式， Cleared表示已经完成了对账。  有些Receipt是根据银行的收款信息生成的， 这种Receipt是不需要对账， 当其Apply到Invoice后就自动Clear, 所以Receipt的Receipt Class会使用Directly的方式作为Clearance Method

By Automatic Clearing的方式， 表示需要Run Clearing Program来完成Receipt和Bank Statement的对账。选择这种方式的Receipt，其成功完成Apply后，或执行完收款后，其状态是Remit的状态。 等到Recon完成，才是Cleared.

By Matching, 标识需要手工来完成对账， 不然状态就是Remit.



7. Creation Method

Manual,  Automatic,   Bills Receivable,   Bills Receivable Remittance

Manual的方式是手工创建Receipt然后Apply到Transaction上面去（不管有没有收到钱，都可以这么创建，因为这只是账务的部分，如果银行对账方面发现实际没有收到钱，那么可以reverse receipt）。

Automatic的方式：  对于在系统中注册了银行账户的客户，经过合同允许，系统可以向客户的银行账户直接扣款。对于这批客户的Invoice，可以自动生成一批receipt, 然后创建receipt remittance batch, 经过IBY的接口，自动从客户的银行帐号扣款。


Bills Receivable Remittance,  这种Receipt是为在BR Remittance的过程中产生的Receipt而专门定制的类型，Standard Remittance，并在mature date到期后， 记账，并划款

1. 先transmited, 2. 给BR贴现，  3. maturity program只是记账，  4. 划款的过程还是得银行做



Bills Receivable: 这是一个很特殊的creation method，和receipt貌似无关，用这个生成d的Receipt class和Receipt Method, 只是为了用来标识相关的Invoice，如果想让这个Invoice能够被BR Batch取到， 那么就给Invoice选择这个Receipt Method


8. Remittance Method

Standard: 到期后才能贴现
Factor:   未到期贴现



9. Receipt Source:

是给Auto Receipt用的， Receipt Batch Source，  创建Receipt Batch的时候，指定一个Receipt Source，这样的话就会自动定义出一组Receipt class, Receipt Method, Bank Account等





10. BR的Receipt Class

Bills Receivable：  是在BR Batch中使用到，用于定义Invoice的Receipt Class, 如果一个Invoice的Receipt Class是由
Bills Receivable Remittance: 这个用于BR的Remittance Batch中， 用于对Batch收款， payment method是Bills Receivable




11. Quick Cash Receipt和Manual Receipt


暂时不是很清楚，确认再写。


12. Receipt Batch的创建

根据什么来创建的Batch,   指定了相应的Amount和Count,  最后Batch中的Receipt全部用来Apply后就是Close状态，


Batch的状态有， Out of Balance, Open,  Close.



13. Receipt的Apply

Line Apply只适用于Invoice, Debit Memo, Charge Back, 其他的都不适合.
可以Apply到另一个Receipt上
可以创建Adustment到Receipt或者是Transaction上
创建新的Charge Back, 并被apply

refund remitted receipt, 归还已经收到的款项.  Automated Refunds,  Manual Refunds
claim investigation： 把invoice置成claim



14. Criteria For Mass Applying Receipts

提供一种比较方便的apply的界面， 比如，按照balance排序， 然后从上到下自动apply。 按照时间排序，从上到下自动apply



15. trading partner

既是你的Customer又是你的Supplier的公司，叫做traiding partner

AR/AP Netting Program可以让trading partner的账目在系统里面自动平掉。 通过自动创建一组Receipt和Payment分别apply到AR/AP的transaction上，余下的Balance，可能是一组receivable invoice, 或一组payble invoice.



16. Prepayment

Receivable从payment系统中获取数据，创建Prepayment的Receipt, 并apply到prepayment application type上，这种Receipt不可以手工创建， 但可以Review.

Autoinvoice会创建相关的prepaid invoice.

之后会有一个post process的program去匹配prepayment receipt和parepaid invoice， 一旦匹配上， 则receipt经过unapply，以及reapply到invoice上。



17. Cross Currency Receipts

会需要计算Foreight currency apply的gain和loss.   由于invoice date和receipt data不是同一天， 汇率的是有变化的， 之后，receipt涨0.1 apply到invoice实际跌0.2, 那么就gain receipt*0.3



18. Earned Discount和Unearned Discount 各种折扣

折扣是从payment term中计算得来的。 另外还可以在System option, customer profile, 中控制折扣
partial discount是手工输入的， （找个界面试试?）
customer可以获得的最大的折扣是在payment term中定义的，



19. ChargeBack 和 Late Charge

Charge Back是应用到Invoice上，或者说是Debit上。 当用户用75的Receipt完成了Apply到100的Invoice上后， 可以对invoice生成Charge Back, 原来的invoice就Close了，数额就转入了新的Charge Back里面。 Receip可以应用到chargeback上去。


Latecharge是一种Transaction, 当Invoice已经超期未付的时候，可以对其生成late charge的Line/Transaction (?)


创建一个ChargeBack到一个Receipt上，然后生成一个Claim?    Claim是值的Overpayment


Chargeback可以是正的也可以是负的。


什么是Claim，它和ChargeBack, Invoice，Receipt的关系是怎样的?




20. Credit Card Chargebacks

信用卡用户， 当收到货物后发现质量不好， 而Vender即将，或者已经从其Credit Card里面扣款了，  信用卡用户向发卡单位申请一个ChargeBack, 于是发卡单位从Vender的Account里面扣去相应的数额。  之后向Vender发送一个Credit Card Chargeback notes, Vender收到后，在Receivable里面创建Credit Card Chargebacks并apply到Receipt上，这时一个相对应的负数的miscellaneous receipt产生了.  

之后验证是否是真实情况， 如果真实，那么就创建Credit Memo，apply到Inovoice，  如果不真实， 那么就unapply Credit Card Chargebacks



21. Claim

Claim可以和Invoice相关， 也可以和Cash相关 no invoice association

Short Payment和Over payment都会被创建Claim, 由Trade Manage System来做进一步处理。


当invoice和相关的payment不一致的时候，就需要created一个claim.然后进一步处理。 这个过程可以用AutoLockBox+QuichCash来完成。



QuickCash的具体操作和业务是什么样的?



22. Balancing Segments 平衡段

Key flex field中的一个属性， 通常会把公司段设置为 Balance Segment, 标识在这个公司下面的所有Accounting的借贷必须相等。


Receipt中讲的完全不是这个意思?



23. Auto Lock Box


通过银行的电子信息，自动创建出一批Receipt.  在创建Lockbox Receipt的过程中，可以指定相关的Receipt Method，

分三个步骤完成导入：  import文件， Validation,  Post Quick Cash.   中间过程中会有相关的Report生成

Auto Lock Box只能处理和Invoice相关的Receipt, 其他的如investment income,用miscellanous的Receipt来完成。


相关的接口表：

AR_Payment_interface:   存储从Bank File导入的数据

AR_Interim_cash_receipt:   生成receipt相关的header和line, 用来验证
AR_Interim_Lines: 

ar_cash_receipt:   AR中真正的receipt表


首先验证是否有重复的invoice记录，根据的是Invoice Number，所以如果是不同batch source的相同trx_number的invoice，Auto Lock Box是无法处理。

BankFile中既包含了Customer的信息，也包含了invoice的信息， 所以要验证这些信息是否准确。 如果没有invoice信息的话， receipt无法处理。


验证Receipt是否属于哪个Customer，从三个方面去验证， Customer Number, MICR（Magnetic Ink Character Recognition）

银行给出customer, 以及他的Receipt和一组invoice:   如果invoice是一个customer的， 或者属于不同customer但这些customer之间有pay relationship. 那么就validate通过.


通过是有两个步骤：  identified,   appliy receipt.    只有当一个invoice能对应上一个customer，才是identified，  如果有重复记录，就不能applied



24. Post Quick Cash

到底是用来生成receipt还是用来apply receipt的呢 (Test it)?

自动apply的过程需要事先定义好  attribute, 用作match的rule, 比如是transaction number,或者是purchase order number等。

如果没有apply成功， 那么就把其状态设置为Unidentified.


Apply的过程中有, 如果有customer匹配，但是没有line可以match， 那么生成claim

另外还和discount相关? 这个discount在receipt的match中是如何使用的?



25. Creating Claims Using AutoLockbox


Receivalbe只是initail claim, 真正的creation claim, close claim都是在Trade Manage里面。

一般Claim都是Related To Invoice，  short payment产生claim,   当over payment的时候， 一般是full apply，然后剩余的部分生成了no related claim.



26. Automate Receipt Handling Credit


对于用户退货，但是我们已经收到钱的交易， 有2中办法，  1.采用automatic refund程序， 经过payment将钱退回。   2. 将receipt apply到其on-account cash上。



27. Auto Receipt

不能创建cross currency 的receipt apply


28. Receipt :  Eliminate Risk

对账后，对于未达的帐，如果确认一定可以收到，而银行还未到账。 可以执行Eliminate Risk， 确认为已经收到。?




29. Credit Card

Credit Card转账的时间是Receipt的mature date. 没有注意到receipt的marture date?

Authorization可以发生在remittance approve的时候，也可以发生在Order Management里面，就是生成Order的时候。




30. Credit Card的Charge back和Refund

Charge back是Customer和Issuer直接联系， 然后Issuer找到企业,  issue给customer创建了相应的dispute， 同时扣除vender bank account相应的钱。并信息告知。

Refund是Customer直接找到企业要求Refund.


前者是直接走的issue的system, 相关信息并不经过oracle payment的system, 而后者是需要正规的oracle payment验证，remitance程序。

Refund的过程是， 创建一个CC Refund applicatoin,  并apply到receipt上，这样就创建了一个负数的miscellanous receipt, remittance处理这个receipt会将你账上的钱，转给客户



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Receipt的安装配置


1. activity,   remittance bank, remittance account, receipt class, receipt method, recept source(给batch receipt使用)

auto cash rule set (? 给什么东西用的规则)
application rule set (receipt apply 到transaction的自动match rule)



2. Receipt Activity Type:

Adjustment,
Bank Error
Claim Investigation
Credit Card Charge back
Credit Card refund
Earned Discount (within the discount period)
Unearned Discount (after the discount period)
Late Charge
Miscellaneous Cash
Payment Netting
Prepayment
Refund
Endorsements,
Receipt Write-Off
Short-Term Debt

需要分别解释各种activity的业务功能，规则



3. 各种Activity共同的设置条件

1. 选择Operating Unit
2. 选择Activity Type
3. 选择GL Account Source（各种帐号CCID）
4. Tax Rate code source:   在对应的line上计算价内税还是价外税？



4. Receipt Method上的Accounting信息是在相关的银行帐号上。不同的银行帐号，可以配置不同的Accounting Flexfield



5. Bank和Bank Account的定义

Bank和Bank Account是在Cash Management里面进行定义的，这些Bank&Account用于很多地方， 其中被Receipt Method选中的Bank&Account被用作Remittance Bank Account.



6. AutoCash Rule:

定义了Quick Cash的过程中，Receipt自动Apply到Debit Item的规则。

1. Order, Apply的先后顺序， 按时间还是按数量
2. Apply过程中的Calculation的一些相应规则， UnEarned Discount, Dispute iTem, Late charge 等
3. Sequence定义
4. Remaining Amount的处理


感觉上需要配置的各种match的属性，这个Quick Cash才会工作。默认情况下，match的基本规则如数额相等，可以match都需要定义才会有。



7. Application Rule Set

着重于partial payment的Apply到invoice的规则定义。涵盖的范围比较小。

这个Application Rule Set是依附于Transaction Type的， Receivable 为每个Transaction Type都配置了默认的规则， 用户也可以设定自己的规则。   这个规则也可以在system level的层面上进行配置


默认规则：

Line First - Tax after     先付Line, 再依次次付各种税
Line First - Tax prorate   先付Line, 剩下的再平均付各种税
All prorate    所有的都是平均付



所以这2中Rule的关系，  AutoCash Rule定义匹配的过程的规则，   而Applicatoin Rule Set定义的是


8. Receipt Apply Cross currency

需要配置Rounding Account:   零头账户， 币种之间有些被截取的位数，需要在零头账户里面体现， 不然平不了帐      Unallocated Revenue Account 
需要配置Suspend Account:  悬挂账户，  币种之间的由于汇率的变动导致的差异金额， 放入这个账户， 也是为了平帐     Realized Gains/loss Account
配置Journals:    通过一个profile option, 决定rate的显示方式

这些配置都是在Receipt的System Option里面进行配置



9. Miscellaneous System Options Relating to Receipts

Discount Basis：  打折的规则， 总额打折， 还是不含税价格打折， 等各种打折规则的配置
AutoCash Rule Set：  主要是sequence
Allow Unearned Discounts:  是否可以允许Period外打折，  在payment term里面配置的
Discount on Partial Payment:    partial是否也可以打折
Require Billing Location    Bill to 是否是必须的
Invoices per Commit： auto receipt每次处理invoice的数量
Receipts per Commit： auto receipt每次处理receipt的数量
Suggestion:           同样也是批处理程序处理数量的定义   足够大的一个数量
Chargeback Due Date:   charge back的过期日
Application Rule Set:   同样是partial的apply的规则



10. Profile Option for Receipt

Allow Overapplication in Lockbox:   Lockbox的over apply
Always Default Transaction Balance for Applications:   default一个值来apply
Application GL Date Default:    GL date的生成规则
Cash - Allow Actions   ：     是否可以在apply过程中生成adjustment, chargeback
Commit Between Validations in Lockbox ：   lockbox 是否可以save, 在validate成功后
Create Bank Charges：            是否可以加入银行的收费项
Include Receipts at Risk in Customer Balance?    
Invoices with Unconfirmed Receipts:       什么时候使用?
Receipt Batch Source：    default的batch source是什么



11. 配置时候需要考虑的一些基本要素

1. 先配置GL Account再配置银行的BankAccount
2. 确定一个GL Account对应一个CashAccount还是，一个对多个
3. 设定一些Default的值，方便在手工创建Receipt的时候使用
4. 设定BatchSource，方便批量创建Receipt的时候使用

5. 为AutoLockbox以及QuickCash配置好相应的AutoCash RuleSet
6. 为earned和unearned discount配置好相应的activity
7. Tax的相关设定? 仍然是个谜团




Tax Rate Code
GL Account Source
tax accounts


12. AutoLock box的Setup

1. 首先和我们的银行确定好Customer Refference以及Reson Code,
2. System option: Claim Eligibility option打开，用来在TM中生成Claim
3. Claims tabbed定义好Claim的处理方式
4. 给Claim定义好GL Account
5. 将以银行的Reason Code和Oracle系统中的Code进行Mapping