简单易行的番茄时间管理法——学会专注（转载）

 

      “很忙，很忙”似乎成为现代人的口头禅，也似乎成为了一个人是否成功的标志。特别感叹我们祖先的智慧，“忙”=“心”+“忘”，如果心都死了，忙又有什么意义呢？想要忙的有意义，就要学会管理自己的时间。

       对于刚入职的新人，各种适应、各种调整，还没有建立起属于自己的一套时间管理方法，总觉得时间不够用，总觉得事情太多，尤其会有这种体会。以前也有看过很多关于时间管理的书，比如四象限原则、20/80原则、5W 2H原则等，听着挺有道理，执行起来却觉得太过理论、太复杂。

       近期读了一本书——《番茄工作法图解》，里面提供了很多能帮助我们进行时间管理的方法，简单易行，拿出来分享给大家。

1、 为什么会有番茄工作法？

      人际间的交流手段以及获取信息的手段不断丰富，人们的时间利用效率却变得越来越低。沉下心思专心做一件事情，对绝大多数人来说已经变成一件不可能的任务。其实要完成大量的工作，重点不在完成工作上，而在于能否集中注意力，提高效率。番茄工作法更关注“微观”层面，帮我们将100%的心智专注在当下，避免不必要的压力和负担。

2、 什么是番茄工作法？

      简单说就是选择一个待完成的任务，将番茄时间设定为25分钟，然后全然专注于该任务，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，哪怕工作没有完成莫也要定时休息，然后进入下一个番茄时间。番茄法以25分钟的短期迭代为节奏，帮你建立可持续发展的步伐，休息时安心休息，工作时一心一意。

3、 哪些人适合用番茄法？

      1）工作时不知不觉走神去干别的事了。

      2）工作中常被旺旺、邮件、电话等外部中断困扰。

      3）工作中常常由于时间不知不觉的流逝，工作却没有完成产生焦虑。

4、 方法

      番茄工作法的工具很简单：一只钢笔、一枚计时器以及三张白纸。

      三张白纸的用途如下：

      1）“今日待办”表格——填写今天的日期、列出打算在今天进行的活动，把最重要的活动排到第一位。每天早上需要更换此表格。

      2）“活动清单”表格——列出近期要进行的活动，不要排序。同一张“活动清单”可以用很多天，增加新的活动，划去已完成的。

      3）“记录”表格——记录所采用的流程指标，以便对流程进行优化。同一张“记录”表格可以用很多天，以便比较每天的跟踪记录。

5、 原则

      1）定期评估活动的重要程度，及时调整活动的优先级。

      2）番茄钟具有原子性，不可分割。对于内部中断，比如突然想起有一个重要电话要打，饿了想吃点东西，记录这些内部中断，然后继续手头的工作。对于外部中断，比如同事找你面谈，提醒你有新邮件，旺旺弹出消息，除了刻不容缓的事件，在可接受范围内的，记录为“计划外紧急”，均可在稍后的番茄中重新计划中断事件，尽量不要在当时直接处理。

      3）每完成一个番茄钟，一定要休息，每四个番茄钟后进行阶段性休息（15分钟），休息期间不允许思考工作，不打重要电话，不写重要邮件，让大脑充分休息。可以清理下办公桌，或者去喜欢的社交网站转转。

     4）不要频繁地修改番茄钟的长度，在某个固定长度至少坚持两个星期，否则会破坏你的节奏。

6、 我的番茄钟

      “活动清单”表格和“今日待办”表格不一定非要两张纸，可以用卡片来代替。“活动清单”是一叠卡卡片，每天早上的计划阶段，挑出几张卡片，就是当天的“今日待办”卡片，按优先级顺序排列他们，最重要的放在最上面。

       早晨的第一个番茄钟，我总是用来回复昨天下班后到今天这段时间的新邮件，如果25分钟不够，我就不继续回复。午饭回来后再安排另一个番茄钟继续回复。对于邮件的处理——如果某项活动不能马上进行，需要获取其他人的信息，我会将问题发给那个人，并将邮件移入存档文件夹；将对我没用的邮件立即删掉，大量的不知所谓的电子邮件会将新的、重要的、真正需要行动的邮件淹没在其中；将你需要在近期完成的任务、计划书等设置为任务，并在任务到期前一天添加提醒。

       在下班前的零碎时间段，我给自己定了一个40分钟的番茄钟用于梳理一天的工作，整理各项事务，并对第二天计划做个大致安排。这个40分钟的番茄钟和其他25分钟的番茄钟没有可比性，因此不作记录。

       当我从一堆活动中无法确定优先级时，我会对活动的重要度两两进行比较，比从一堆活动中排除优先级顺序容易的多。

       每天，我们都要有一个承诺：一个番茄钟、一个活动、一个目标。

       番茄工作法能让我们把重点放在执行力上，它提供简单而具体的实践方法，每半个小时，从工作中跳出来，纵览全局，定期的短暂休息，采取可持续的步伐，让人在最佳状态下全速前进，而不是一面埋头苦干，一面抵抗越来越多的中断。