谈协同软件实施特点与过程

编者按】
对于“以需求为导向”的协同软件客户实现而言，项目实施不单单是教会客户使用某一个功能那么简单，要保障协同软件的成功实施和应用，需要具备三个关键因素：一套规范的实施方法论、一种对项目过程的管控能力和一个高效的项目实施团队。。。

【正文】

　　引言：随着管理信息化的不断延伸和IT技术的不断创新，协同软件以其先进的管理理念已经由一支信息化领域的新军转变为企业管理信息化成熟应用之一，并迅速成为管理软件领域的一个分支，并在市场、渠道、客户等方面占有一席之地，越来越多的企业和组织单位关注并选择实施协同软件。协同软件得以快速普及应用的关键因素之一，即相对于ERP、财务等其它应用软件，协同软件在实施周期短、见效快的特点，以及实施应用成功率很高。任何管理软件的最终落地，不仅需要客户要能够用起来，还要能够为企业效益起到提升作用。其中项目实施是软件系统与客户需求之间实现对接和价值优化的关键环节。相对目前业内流行的面向业务的管理系统（如：ERP系统）的实施已经具有比较成熟的实施模型和管理方法，协同软件还是处于由起步到成熟的阶段，对协同软件的实施理论和实施规范的也是处于逐步成型和成熟阶段，虽然作为管理软件实施具有一定普遍的共性，但是对于协同软件项目中客户需求的多变性以及项目本身的应用目标的模糊认识等因素。对于“以需求为导向”的协同软件客户实现而言，项目实施不单单是教会客户使用某一个功能那么简单，要保障协同软件的成功实施和应用，需要具备三个关键因素：一套规范的实施方法论、一种对项目过程的管控能力和一个高效的项目实施团队！

协同软件规范的实施方法

协同软件在系统功能上与一般企业的业务系统有很大的区别，但是又有边缘化的关联。协同更加注重以人为核心的事务管理，决定了协同管理实施必须是循序渐进、不断积累和创新的过程；由于不同行业不同客户的信息化水平不同，根据客户情况不同应该采用不同的实施方法。通过多年的协同平台实施经验的积累，我们将其大致分为三种：

针对客户管理需求比较模糊、不明确，此类客户大部分只有需求轮廓，采用规范标准实施方法，从概念理论培训开始，引导和挖掘客户需求，帮助客户进行分析和管理事务流程的梳理、优化，到总体规划、分阶段系统实现，切换上线和辅导推广的完整的实施过程。

对于那些信息化水平较高，而且具有较为明确的需求，此类客户基本上在前期自己已经就关键需求做了规范和定义的，宜采用快速的实施方法，快速解决关键问题；我们会为客户提供相应的行业案例模板，并协助客户对需求进行可行性细化、系统配置、用户培训的快速实施。

对目前很多企业自己也积累了较强的实施力量和经验积累，并需求相对明确，采用以培训和指导为主的实施，可降低项目总体成本，提供基于系统维护的培训和指导，提供行业成功参考案例，协助进行系统规范，跟踪系统运行和使用情况，远程协助客户进行维护。

有一点需要说明，不论客户需求是否明确，对于项目小组和实施人员而言，有效的流程梳理、并给予管理优化和重组是非常重要的，它是系统实施的关键，没有规范好企业流程，企业管理就无法与软件系统完成对接，软件系统也不可能成功运行。

过程的把握：有效的项目过程管控

从协同软件整个实施过程，总体上概括可以分为项目准备与启动、需求整理与调研分析、系统实现和运行验收四个大的阶段，四个阶段具有不同的实施内容和实施目标：

项目准备与启动阶段：讨论和确定项目目标、实施范围、实施计划，组建项目小组，为后期的项目实施做好详尽的的准备；必要的是做好企业内部的项目启动的氛围和制度约定。

需求整理和调研分析阶段：对关键用户进行概念培训、系统初步了解，深入各个部门进行需求讨论和整理，对初步需求进行差异分析，确定初步实施方案；在此阶段，需要有软件实施方、客户管理层、各部门关键人员参与进来，这一点非常重要。

系统实现阶段：软件实施方指导，以系统维护组为主，进行系统的搭建、数据整理和录入、测试运行，用户培训，试运行。

运行验收阶段：、进行用户使用培训，用户使用意见反馈与正式系统调整，正式运行切换，交付系统相关资料，后进入维护期。

在整个项目实施过程中，确定项目需求和实施的切入点是整个项目实施的核心，也很大程度影响了项目上线之初用户的价值观点。切入点的关键在于以客户角度作为衡量标准，因为不同的企业客户具体情况不同，切入各自的关键点才能盘活整个项目实施，同样重要的是对于项目过程的有效管控，它们是系统成功实施的重要保障。那么项目人员应当如何把握和控制项目实施过程？

重要前提：客户正视软件实施的重要性，需要有有力的制度支撑和管理层的支持。

基础工作：项目的组织、过程记录、文档模板和案例库、定期的项目报告和例会，项目进度的透明化。

深度要求：对于项目参与人职能定位、分阶段的项目任务、时间规划与项目进度的相互协调，偏差与纠正措施等

人的因素：构建高效的项目实施团队

项目经理和实施人员是整个协同软件项目实施的过程中关键，这里的项目组人员既包括软件实施方的项目成员，也包括客户的项目关键用户、IT人员等。对于客户，需要重视并投入到整个实施过程，对于实施人员的要求是多方面的，涉及到项目实施的各个阶段和整个过程。最基本的，实施人员需要具备系统安装与维护的相关技术知识；同时，需要了解客户所属行业及业务特点、协同软件涉及的KM、WORKFLOW、HRM、CRM等专业知识的把握；更为重要的是需要掌握项目实施相关的项目规划、进度控制、偏差分析等相关知识。

泛微在项目实施团队的建设上，积累了一套快速而有效的方法：

★ 利用泛微内部协同管理系统自助学习，我们具有成熟的实施服务方法和手册、项目人员可以快速的汲取泛微内部管理系统积累的大量丰富的实施案例知识，同时对实施人员有明确的知识地图指引

★ 集中的项目管理、系统实施、维护与操作的培训，泛微实施团队，每年都会举行3－4次全国性集中培训，也会邀请国际著名咨询公司来进行辅导。

★ 对于新的实施力量，我们都会安排参与现有项目进行学习，进行实战培养。只有真正通过实战考核的人员才可以负责具体项目的实施。

★ 内部协助与跟踪，实施人员对通过泛微内部系统，可以针对任何问题进行讨论交流，也可以说，基于网状业务协作在泛微内部项目上发挥着巨大的作用。

以服务赢得客户

在协同软件领域，市场竞争日趋激烈，除了具备产品的优势外，客户更加看重软件商的整体竞争优势，更加需要具备较强咨询和实施能力的优秀厂商来提供全过程服务；确保协同软件在导入过程的顺利进行，规避信息不对称等因素引起的项目风险。

在泛微的协同软件实施体系中，项目顾问除了售后项目实施导入，还会全程参与到售前、售中、售后的整个过程提供相应的支持。这是非常必要的，从软件厂商的角度，有助于前期的客户分析和项目风险评估，从客户的角度，有益于后期的项目实施的顺利进行，对可能产生的问题具有可预见性，有利于帮助客户更好的使用和应用系统。现在很多客户在售前就要求对售后实施顾问进行见面沟通，确定顾问的能力和项目的适合性，也是这个道理。

售前阶段：项目顾问通过调研、需求分析和流程整理，为客户提供整体的设计规划和解决方案；

售中阶段：主要完成以客户关键需求为中心的系统实现，即具体的实施方案、系统安装和沟通调整；

售后阶段：协助客户进行系统的深度应用和推广，同时做好系统培训、系统维护、版本升级等工作。

简言之，依靠量身定做的服务，专业的实施服务团队，完善的项目管控体系提升自身竞争优势，是提高客户满意度并最终赢得客户的唯一途径。

深圳太平保险个案简析

针对不同客户项目特点的不同，适合采取不同实施策略。在这里我们挑选了一个个案－深圳太平保险给大家做一个简单的分析。深圳太平保险是一个对于系统建设目标和需求相对明确的项目，主要集中在办公自动化（OA）和流程管理两个方面，系统成功实施和应用的关键在于：售前阶段泛微项目经理与太平保险信息部的多次有效沟通，对于实施安排、项目协调、需求理解等进行了详细交流和细化，并提供了产品测试；在项目实施过程中，太平保险公司对于需求整理、数据提供等实施工作的积极配合和对于整个项目的重视程度起到关键作用；同时，泛微项目经理专业突出的项目实施能力、对实施过程中出现问题的解决能力，以及对太平保险客户化需求的把握能力也是此项目成功实施的关键因素之一。