【转】关于会计科目、借贷、凭证、帐套等基础知识的短文

关于会计科目、借贷、凭证、帐套等基础知识的短文

一、关于会计科目
　　1.会计科目的编码。
　　财政部十多年前颁布的行业会计制度和近年颁布的《企业会计制度》、《小企业会计
　　制度》，都在“会计科目表”中明确规定有每个科目的编码。
　　科目编码是人机交互的基础，是数据处理的基础，是数据存储的基础。财政部颁布
　　的会计制度中，之所以规定每个科目的编码，就是为实现会计信息化打好基础，在财务软件中，编码是数据输入、检索、分类、汇总的前提。
　　（1）编码规定了科目的属性。会计科目编码的第一位表示科目的大类属性：
　　第一位为1，表示资产类科目，如1001现金、1101短期投资；
　　第一位为2，表示负债类科目，如2101短期借款、2111应付票据；
　　第一位为3，表示所有者权益类科目，如3101实收资本、3111资本公积；
　　第一位为4，表示成本类科目，如4101生产成本4105制造费用；
　　第一位为5，表示损益类科目，如5101主营业务收入5501营业费用。
　　会计科目编码以第2位表示大类隶属的小类属性，总称为小类编码。
　　资产类中的第2位以资金流动的速度排列：第2位为0，表示货币资金类科目；第2
　　位为1，表示速动资产类科目；第2位为2～3，表示存货及待摊费用类科目；第2位为4，表示长期投资类科目；第2位为5，表示固定资产类科目；第2位为6，表示工程类科目；第2位为7～9，表示无形及待处理资产类科目。
　　负债类中的第2位以偿债的速度排列：第2位为1，表示流动负债类科目；第2位为
　　2～3，表示长期负债类科目。
　　所有者权益类中的第2位以资本实现的先后排列：由于所有者权益类的科目较少，
　　故第2位只有1。
　　成本类中的第2位以成本量的大小排列：由于成本类的科目较少，故第2位只有1。
　　损益类中的第2位以收入、成本、费用的顺序排列：第2位为1～3，表示收入类科
　　目；第2位为4，表示成本类科目；第2位为5～7，表示费用类科目。
　　所有会计科目编码中的第3、4位，则表示每个小类中的顺序号。
　　此外，为了让企业能够在财政部规定的科目表中增设科目，科目编码之间还留有空
　　间。
　　目前的财务软件对于会计科目编码没有作深入分析，规定操作者在科目编码输入之
　　后，再去确认科目的大类、小类。这种多此一举的处理，反映了我们的会计基础教育没有深入到财务软件设计者之中。
　　（2）编码方便地实现科目的扩充。现行教材把统驭明细科目的科目称为总账科目，
　　总账科目下设明细科目，明细科目下设子目，子目下设细目，到此为止。
　　利用编码技术，可以理顺上下级科目的关系，在会计信息化中，把总账科目称为一级科目，以此类推，可设二级科目，三级科目……，这样就方便地实现科目的扩充。目前的财务软件最多可设8级科目，完全能适应会计业务的需要。
　　（3）编码的结构。会计科目每一级的长度与编码的级数，组成了编码的结构。这
　　是实现会计信息化的基础。编码结构不合理、不正确，会计信息化这座大厦也将倒塌。试举一例：
　　科目代码科目名称级别
　　1131应收账款1
　　113101应收账款――A公司2
　　113102应收账款――B公司2
　　……
　　113199应收账款――Z公司2
　　这里，一级科目的长度是4位，二级科目的长度是2位，科目的级别为2级。这个企业的科目编码结构为4，2。
　　试想，如果上例中，应收账款的户数超过99个，那么这个企业的所有会计科目代码
　　就需要重新编制，数据就需要重新输入，一系列的麻烦将接踵而至。
　　如果增加一级编码，这类问题就迎刃而解了。请看下例：　　

　　科目代码科目名称级别
　　1131应收账款1
　　113101应收账款—A地区2
　　11310101应收账款—A地区甲公司3
　　11310102应收账款—A地区乙公司3
　　113102应收账款—B地区2
　　11310201应收账款—B地区丙公司3
　　11310202应收账款—B地区丁公司3
　　这里，一级科目的长度是4位，二级科目的长度是2位，三级科目的长度是2位，科目的级别为3级。这个企业的科目编码结构为4，2，2。
　　2.会计科目的借贷属性。
、会计科目的借贷属性，在现行教材中，是纳入“账户”
　　章节中讲授的。但是，在会计信息化中，首先遇到的一个问题是如何输入期初数据，因此，明确每一个科目的借贷属性是必须先期解决的问题，不宜放在“账户”章节讲授。
　　现行教材中，把一些余额既可能出现在借方，也可能出现在贷方的科目（账户），称为双重属性的科目（账户）。这一说法沿袭了几十年，造成了学生思想上的混乱。例如，把“材料成本差异”出现贷方余额称为贷方科目（账户），以此类推，难道可以把“本年利润”出现借方余额称为借方科目（账户）吗？
　　实际，每个科目只有一个借贷属性，即不是借余类科目，就是贷余类科目。如何确定每个科目的性质呢？应当以该科目的余额是依照何种计算方式而定。
　　借余类科目余额计算方式是：上期余额+本期借方发生额-本期贷方发生额＝本期余额；
　　贷余类科目余额计算方式是：上期余额+本期贷方发生额-本期借方发生额＝本期余额。
　　“材料成本差异”科目即使出现贷方余额，也是按借余类科目余额计算方式计算而来，故应当属于借余类科目。
　　也就是说，抵减科目（账户）与被调整科目（账户）借贷属性相反；抵减附加科目（账户）与被调整科目（账户）借贷属性相同。
　　因此，科目的借贷属性是固定的，不变的，与余额出现在借方或贷方是无关的。
　　由于会计基础教材的误导，使得不少操作者在使用财务软件时，给会计科目的借贷性质定错了位。
　　会计科目在信息化条件下，已成为一个体系，这一体系至少包括如下要素：科目编码、科目名称、编码结构、借贷属性。
　　二、关于红字与负数
　　在手工会计中，强调用“红字”表示冲销，比如“红字冲销法”。教科书中几乎不提用“负数”表示冲销及其他含义，这样的教材容易束缚学生的思路，也不利于会计信息化的普及。
　　众所周知，在计算机的语言中，红色与绿色一样，仅仅是一种颜色，不代表任何数
　　学上的意义，因此，用负数表示冲销是最简捷的处理方法。现行教材中，沿用以方框表示“红字”的形式，改成负数不是更具有数学上的意义吗？
　　此外，可以用负数表示期初余额的借贷方向。例如，借余类科目的期初余额为贷方时，以负数表示；贷余类科目的期初余额为借方时，以负数表示。
　　三、关于凭证类别
　　凭证类别又称凭证种类，我国会计实务界所使用的凭证类别，无非四大系列，十二种。
　　第一系列：记账凭证一种凭证。无论收款、付款、转账业务，均用这一种凭证。
　　第二系列：收款凭证、付款凭证、转账凭证三种凭证，业务分成三种，分别编号。
　　第三系列：现金凭证、银行凭证、转账凭证三种凭证，业务分成三种，分别编号。
　　第四系列：现收、现付、银收、银付、转账五种凭证，业务分成五种，分别编号。
　　财务软件为了迎合传统会计的现状，在软件中也设置了上述四个系列的凭证类别，
　　供使用者选择。如果我们不在源头上，即教材中作出科学的阐述，这种状况将永远持续下去，对发展会计信息化是不利的。
　　首先，我们要向学生解释现行凭证类别产生的原因：在手工条件下，需要查找凭证，
　　会计业务量少的单位，可以不做凭证分类，例如选择“记账凭证”一种凭证，会计业务量大的单位，可以将凭证类别分得很细，例如选择“现收、现付、银收、银付、转账”五种凭证，有外币业务的，可以再作细分。分得越细，查找越容易。结论：凭证分类的目的是便于查询。
　　其次，我们可以向学生阐述，在计算机条件，查询是非常简便的操作。例如我们要
　　查询现收凭证，只要输入条件：“借方科目＝现金”，以此类推，什么样的凭证都可以在瞬间查找出来。凭证分类只是手工条件下查找凭证的一种手段，在计算机条件下，这一手段如画蛇添足。
　　因此，在使用财务软件的条件下，只需使用“记账凭证”一种凭证即可（国外有的
　　国家甚至不用记账凭证）。使用一种凭证格式对会计信息化的发展至少有四个益处：
　　一是，程序编制简化。原先不同的凭证类别有的软件将其分为不同的数据表；有的
　　软件给以不同的画面，现在只要一个数据表，一个画面。
　　二是，操作简化，失误减少。原先选择不同类别的凭证是凭证输入的一个必要操作，现在取消了，从而选错凭证类别的失误也不可能发生了。
　　三是，打印方便。不少地区的财政部门规定要用套打的方式打印凭证，原先由于凭证类别多，须频繁地调换不同类别的套打凭证，现在则可一打到底，无需调换。
　　四是，统一全国的记账凭证为单一格式，是从根本上脱离手工凭证的束缚，使用电子化凭证的必要前提。
　　四、关于会计处理的中间过程
　　从凭证到报表，其中的过程，我们把它总括称为中间过程。现行教材没有充分研究会计信息化条件下是如何处理中间过程的，仍然沿袭十几年一贯的传统，因此，财务软件也只得模仿传统的会计处理方式，特别是账务处理程序。
　　其中，最让人哭笑不得是财务软件中的科目汇总表等形式。现行教材中讲解了四种账务处理程序，并提到汇总的目的是为了简化登记总账。目前的财务软件将手工条件的汇总模仿得惟妙惟肖，你要5天一汇总，我就将5天的凭证数据累加，你要10天一汇总，我就将10天的凭证数据累加。实际上财务软件中的“总账”数据根本不是依据汇总表产生的，仍然是根据凭证产生的。为了迎合传统手工的需要，财务软件不得不添加这一中间处理过程。
　　在财务软件中，真正存储会计数据的只有两个地方，那就是科目数据表与凭证数据表，其余均为虚拟的，即临时产生的，使用者要什么数据，软件即时计算、产生。对财务软件来说，并不存在真正的中间过程。因此，对实现会计信息化的单位而言，完全可以取消中间过程，特别是取消象“科目汇总表”这一类的中间过程。
　　五、关于账套
　　账套的概念为：一个会计主体的连续的完整的会计核算资料。在现行教材中，几乎没有涉及账套这个概念，而在财务软件中，最先遇到的就是设置账套。
　　在手工会计中，财务部门通常为一个会计主体进行会计核算，这一个会计主体的凭证、账簿、报表实际上就构成了一个账套。由于受传统人事管理体制与手工劳动效率的制约，一个财务部门通常只能服务于一个账套。
　　由于计算机巨大的存储量与极快的运算速度，使得一套财务软件可以同时容纳多个账套，财政部要求一套财务软件至少可容纳99个账套。
　　账套的出现适应了企业多元发展的需要。当前的企业可以一主多业，必然形成多个会计主体；母公司可以下设子公司，母子公司各为会计主体。
　　账套的出现适应了代理记账的需要。代理记账单位利用一套财务软件，可以设立多个账套，分别为多个企业代理记账而不混淆。
　　因此在现行教材中的“会计主体假设”章节中应增添账套的概念，是符合当今经济发展和财务软件发展的潮流的。
　　六、关于现金流量表的编制
　　现行教材中关于现金流量表的编制，仍然是囿于传统的记台账的方法，效率低下。
　　是否能介绍一种既符合手工编制又能与会计信息化衔接的方法呢？以便学生踏上工作岗位马上适应不同的现实状况。
　　会计信息化实现现金流量表编制的方法很多，但其基础离不开编码。将这一技术移植到教学中是很有效的。
　　第一步，为“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”科目设立二级科目。下面以“现金”科目为例，编制现金流量表代码：
　　科目代码科目名称
　　1001现金
　　100101销售商品、提供劳务收到的现金
　　100103收到的税费返还
　　100108收到的其他与经营活动有关的现金
　　100110购买商品、接受劳务支付的现金
　　……
　　100198货币资金科目内部结转
　　100199上年余额结转
　　其中的二级科目代码以财政部颁发的“现金流量表”中的指标编号为依据，增加两个结转科目――“货币资金科目内部结转”与“上年余额结转”，共54个。“银行存款”、“其他货币资金”科目的编码仿照“现金”科目编码。
　　第二步，凭证制作。凡是涉及现金流量凭证的，不论其属于何种凭证（现金、银行存款、其他货币资金），只要在凭证的固定地方添加相关指标的二级科目编码即可。
　　第三步，月终将相同二级科目编码的凭证累计，即为该指标的发生数。如果没有实现会计信息化的企业，可省略第一步。其效率可大大高于传统的记台账的方法。